Facture d’achat : pourquoi et comment traiter ce document comptable ?

Toute entreprise qui vend un produit ou un service est tenue d’émettre une facture d’achat attestant la vente. Ce document comptable émis par le fournisseur doit être comptabilisé et archivé par l’entreprise cliente. Définition, intérêts, mentions obligatoires et comptabilisation, Legalstart fait le point sur la facture d’achat.

Qu’est-ce qu’une facture d’achat ?

Une facture d’achat constitue une preuve de la vente. Elle se distingue toutefois de la facture de vente.

Facture d’achat : définition

Par définition, une facture d’achat est un document juridique, comptable, et commercial délivré lors de la vente d’un bien ou d’un service par une entreprise. Il récapitule les éléments principaux de la commande, leur tarif global et unitaire, toute réduction éventuelle, le montant de la TVA, et le prix final. Il constitue ainsi une preuve d’achat. 

Ce document est émis lors de la livraison de la prestation ou du bien. Il doit faire l’objet d’une comptabilisation par l’entreprise cliente. Il est ensuite conservé dans les archives comptables.

Facture d’achat ou facture de vente : quelles différences ?

La facture d’achat et la facture de vente sont deux documents émis au moment de la vente d’une marchandise ou d’une prestation par une entreprise. Ils concernent la même opération. Cependant, ils diffèrent au niveau de l’origine et du destinataire du document. Ainsi :

• Une facture d’achat est rédigée par l’entreprise fournisseur et envoyée à l’entreprise cliente.
• Une facture de vente est émise par l’entreprise cliente à l’entreprise fournisseur. 

De plus, la comptabilisation des factures de vente s’effectue dans les comptes de la classe 7 (compte de produits), à la différence des factures d’achat qui touchent, quant à elles, les comptes de classe 6 (comptes de charges). Pour comptabiliser une facture de vente, il convient alors de :

• Débiter le compte 411 "Clients" pour le montant TTC.
• Créditer le compte 70X correspondant à la nature de la vente, pour le montant HT.
• Créditer le compte 445710 "TVA collectée" pour le montant de TVA.

Pourquoi demander une facture d’achat ?

La facture d’achat constitue une preuve légale de l’achat. Elle sert de justificatif en cas de litige entre le fournisseur et l’acquéreur. En outre, elle peut être requise lors d’un contrôle fiscal. Il est donc impératif de comptabiliser ce document et de l’archiver avec les autres documents comptables de l’entreprise.

Quelles sont les informations à vérifier sur une facture d’achat ?

Pour qu’il soit valide, tout modèle de facture d’achat doit inclure les mentions obligatoires suivantes :

• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de facture et du bon de commande associé, le cas échéant ;
• le nom, l’adresse, les coordonnées de contact, le numéro de SIRET, le code RCS ou RM et le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise fournisseur ;
• le nom, l’adresse et la forme juridique de l'entreprise cliente ;
• la nature des éléments acquis, leur quantité, leur montant unitaire et leur total HT ;
• les éventuelles réductions de prix ;
• la date d'exécution de la prestation ou de la vente ;
• le taux TVA ;
• le montant TTC de la facture ;
• la date du règlement ou de son échéance ;
• les taux de pénalité exigibles en cas de paiement en retard ;
• les conditions d'escompte.

Comment comptabiliser une facture d’achat ?

Avant de comptabiliser une facture d’achat, il est impératif de la contrôler. Il faut alors la rapprocher de son bon de commande (le cas échéant) et vérifier toutes les mentions inscrites sur le document.

Pour procéder ensuite à la comptabilisation de la facture d’achat, il convient de :

• Débiter le compte de charges 60X associé à la nature du bien ou du service acquis (montant HT). Pour rappel, le compte 601 correspond aux achats stockés de matière première et fournitures, et le compte 607 aux achats de marchandises.
• Débiter le compte 44561 "TVA déductible sur biens et services" pour le montant TVA déductible.
• Créditer le compte 401 “fournisseur” (pour le montant TTC).

D’autres mouvements financiers peuvent aussi être enregistrés le cas échéant. C’est notamment le cas des :

• rabais et remises (compte 609) ;
• frais de port (compte 624100) :
• frais de facturation (compte 622000) ;
• escompte sur facture (compte 765). 

La facture doit ensuite être payée. Pour comptabiliser cette opération, il est nécessaire de :

• Débiter le compte 401 "Fournisseurs".
• Créditer le compte 512 "Banque".

FAQ

Comment reconnaître une facture d'achat ou de vente ?

Ces deux documents font référence à la même opération. Néanmoins, une facture d’achat est émise par l’entreprise fournisseur et envoyée auprès de son entreprise cliente. De son côté, l’entreprise cliente rédige une facture de vente et l’envoie à son entreprise fournisseur.

Qui fait la facture d’achat ?

Une facture d’achat est rédigée par l’entreprise qui a vendu une prestation de services ou un bien. En pratique, elle peut être émise par le patron de l’entreprise, son comptable, ou bien encore un commercial habilité.

Qu’est-ce que le compte 607 ?

Le compte 607 correspond aux comptes d’achats de marchandises. Il permet d’enregistrer l’achat de produits qui vont être ensuite directement revendus, sans être transformés. Il se distingue ainsi du compte 601 de matière première et de fourniture. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L441-9 - Code de commerce
• articles 1358 à 1362 - Code civil
• décret n°80-533 du 15 juillet 1980 pris pour l'application de l'article 1341 du code civil