Conservation des factures : quel délai pour quel document ?

Les entreprises émettent régulièrement des factures dans le cadre de leur activité. Leur conservation est essentielle pour la bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise. En effet, la facture atteste d’un achat ou d’une vente et, constitue de ce fait, un justificatif comptable et fiscal à ne surtout pas négliger.

Les factures doivent être conservées pendant une certaine durée par les entreprises. En cas de non-respect des règles de conservation des factures, les entreprises s’exposent à des sanctions. Combien de temps faut-il conserver les factures ? Legalstart fait le point.

Quelle est la durée de conservation des factures d’une entreprise ?

La durée de conservation des factures professionnelles dépend de sa nature (commerciale, fiscale, sociale, etc.).

D’une manière générale, le Code du commerce prévoit que tous les documents comptables (factures clients, fournisseurs et toute autre pièce justificative comptable) doivent être conservés pour une durée de 10 ans à partir de la dernière opération comptable. Ainsi, le délai de conservation des factures professionnelles émises ou reçues est de 10 ans.

En outre, la législation fiscale prévoit que la durée de conservation des factures d’achat et de vente d’une entreprise est d’au moins 6 ans. Le délai court à partir de la date d’établissement de la facture ou à compter de la date de la dernière opération dans les livres de la société.

Pourquoi conserver ses factures ?

Conserver ses factures pendant 10 ans est une obligation légale, et permet d’éviter des sanctions. L’administration fiscale impose également un délai de conservation des factures en entreprise de 6 ans. En effet, en cas de contrôle fiscal, ces archives servent de preuves pour attester de la véracité des déclarations.

La conservation des factures permet également de se protéger en cas de litige, les archives pouvant servir de preuves. Enfin, elles facilitent également la gestion interne de l’entreprise. Cette mémoire financière de l’entreprise peut également servir pour éclairer des décisions commerciales à prendre.

Quel support pour la conservation des factures ?

La conservation des factures peut se faire au format papier ou numérique. Quel que soit le système d’archivage choisi, il doit garantir l’accessibilité et l’intégrité des factures.

Une entreprise peut numériser ses factures papier à condition de respecter les conditions prévues par le livre des procédures fiscales. En effet, la numérisation doit garantir une reproduction fidèle en image et en contenu, avec la conservation des couleurs.

Les factures doivent être archivées au format PDF ou PDF A/3 avec une signature électronique ou un cachet serveur conforme. Toute annotation sur le document papier doit apparaître sur la version numérisée.

L’archivage numérique doit assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures pendant toute la durée légale de conservation des factures. Si l’entreprise n’est pas en mesure de respecter ces conditions, elle doit conserver ses factures au format papier.

La conservation des factures électroniques

Une facture électronique est une facture émise au format électronique. Elle doit être conservée pendant 6 ans pour l’administration fiscale, et 10 ans au niveau du droit comptable.

Les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique. Ce dernier doit se trouver en France ou dans un autre État membre de l’Union européenne. Il peut également être dans un pays situé en dehors de l’Union européenne, à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des États membres de l’Union européenne concernant l’accès aux données. Dans cette dernière hypothèse, l’entreprise doit en informer l’administration fiscale.

Les règles de conservation des factures électroniques pour l’administration fiscale sont les suivantes :

• Les factures émises sous format électronique doivent être conservées sous le même format pendant une durée de 3 ans. Puis, l’entreprise peut décider de conserver la facture sous le même format électronique ou bien adopter un autre format, tel que le format papier pendant encore 3 ans. Le délai court à compter de la date à laquelle la facture a été émise.
• Les factures signées électroniquement doivent être conservées dans leur format d’origine pendant 6 ans.

Quelles sanctions en cas de non-respect des règles de conservation des factures par une entreprise ?

En cas de non-respect de l’obligation de conservation des factures, l’entreprise peut être lourdement sanctionnée. Les sanctions concernant la conservation de ces documents sont les suivantes.

Des sanctions pénales

En cas de non-conservation des factures de vente, l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés.

Des sanctions fiscales

En cas de contrôle de l’administration fiscale, si l’entreprise n’est pas en mesure de produire une facture égarée, le Code général des impôts prévoit une amende de 10.000 €.

Autres sanctions et pénalités

En cas de défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise peut subir un rejet du droit à la déduction des charges, entraînant une taxation d’un bénéfice supplémentaire. L’entreprise encourt donc une perte financière.

De plus, en cas de défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise encourt un rejet de comptabilité, entraînant une procédure de rectification devant l’administration fiscale.

Afin d’en savoir plus sur la bonne gestion des documents et factures de votre entreprise, vous pouvez consulter notre fiche pratique sur la numérotation des factures.

Tableau récapitulatif de la durée de conservation des documents d’une entreprise

Quelles sont les conséquences de la facturation électronique sur la conservation des factures ?

L’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA en France sera déployée progressivement :

• Au 1er septembre 2026, obligation de réception pour toutes les entreprises et d’émission pour les grandes entreprises et ETI (entreprises de taille intermédiaires).
• Au 1er septembre 2027, obligation d’émission pour les PME et micro-entreprises.

Les factures électroniques devront transiter via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale. De nouvelles mentions obligatoires devront apparaître sur les factures :

• le numéro SIREN ;
• l’adresse de livraison (si différente de l’adresse du client) ;
• le type d’opération, etc.

Pour garantir l’intégrité du contenu, l’authenticité de l’origine et la lisibilité des documents, un cachet électronique qualifié pourra être utilisé. Les factures sous ce format électronique devront être conservées pendant 6 ans. Les conditions de stockage doivent être précisées par décret prochainement.

Les entreprises doivent dès à présent se préparer en adaptant leurs processus de facturation et en choisissant une plateforme de réception.

FAQ

Quel est le délai d’archivage des documents pour les entreprises ?

La durée de conservation des documents en entreprise dépend de la nature du document. Pour les documents comptables, par exemple, la conservation est de 10 ans, contre 6 ans pour les documents fiscaux.

Quels papiers garder pendant 10 ans ?

Toutes les pièces comptables et les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) doivent être conservés pendant 10 ans, tout comme les contrats conclus électroniquement avec un consommateur.

Quelle facture peut-on jeter ?

En France, une entreprise peut jeter une facture uniquement après le délai légal de conservation qui est de 10 ans.  

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L123-22 - Code de commerce
• Article A102 B-2 - Livre des procédures fiscales
• Article 1734 - Code général des impôts