Comment devenir organisatrice d’événements ? Le guide pratique

Vous aimez organiser des événements de toute sorte et vous souhaitez en faire votre métier ? Ouvrir une agence événementielle offre des opportunités intéressantes. Le secteur de la communication représente 2,5 % du PIB français, et a généré près de 70 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2019. Au sein du domaine de la communication, le domaine de l’événementiel fait partie des secteurs les plus dynamiques.

Alors, saisissez votre chance ! On vous explique toutes les étapes clés pour devenir organisatrice d’événements.

En quoi consiste le métier d’organisatrice d’événements ?

Une organisatrice d’événements conçoit, prépare et coordonne des événements variés (mariage, séminaires, salons professionnels, etc.) pour le compte de particuliers ou d’entreprises. Elle peut gérer l’événement de A à Z, ou se limiter à la coordination le jour J, en fonction des besoins et de la demande du client.

Au quotidien, ses missions sont variées :

• analyse des besoins pour cerner les attentes des clients et proposer des solutions adaptées ;
• planification et coordination (devis, gestion des budgets, sélection des fournisseurs, etc.) ;
• gestion et supervision des différentes parties prenantes, planification, etc.

Une organisatrice d’événement est ainsi chargée de créer un événement sur mesure, fluide et sans imprévus, tout en respectant les contraintes budgétaires et les attentes du client.

Qui peut devenir organisatrice d’événements ?

Devenir organisatrice d’événements demande des qualités indispensables pour mener à bien les différents projets, ainsi que d’une formation ou d’une expérience solide.

Les qualités pour devenir organisatrice d’événements

Avant de vous lancer, mieux vaut être sûr que devenir organisateur événementiel est fait pour vous ! Pour être une bonne organisatrice en événementiel, plusieurs qualités sont requises, et notamment :

• Créativité et esprit d’initiative. Un organisateur d’événements doit avoir des idées originales et savoir se renouveler sans cesse pour attirer le public à ses événements et convaincre ses clients.
• Investissement et capacité organisationnelle. L’organisatrice doit s’investir dans son projet afin de permettre son aboutissement. Savoir prioriser et s’organiser est essentiel pour coordonner tous les éléments nécessaires à la mise en place du projet (date, prestataires, public potentiel, etc.).
• Bons relationnel et sens de la communication. Être un bon communicant est indispensable, notamment sur le web. Il est donc utile de posséder de bonnes capacités rédactionnelles. Il est également nécessaire d’être doté d’un bon relationnel pour pouvoir collaborer avec vos nombreux prestataires.
• Détermination et sens du détail. La motivation est de rigueur pour porter un projet jusqu’au bout. Pour un événement réussi, chaque détail compte et il faut être capable de gérer les situations stressantes en cas d’imprévus de dernière minute.

La formation pour devenir organisatrice d’événements

Une formation organisatrice d’événement est-elle requise pour pouvoir exercer ? Dans les faits, il est tout à fait possible de devenir organisatrice d’événements sans diplôme. Toutefois, même si les profils d’organisateurs d’événements sont généralement plutôt variés, se tourner vers certaines formations est recommandé.

Point sur les formations recommandées :  

• Le métier d’organisateur d’événement est accessible aux personnes titulaires d’un niveau bac+2 en école, BTS, DUT de communication ou en commerce, avec une spécialisation en événementiel. La raison est simple, la maîtrise des nouvelles technologies et des réseaux sociaux est aujourd’hui un prérequis pour promouvoir efficacement les événements.
• Par la suite, il est recommandé de continuer vos études en licence professionnelle spécialisée en communication événementielle (bac+3). Ce niveau d’études permet souvent de débuter par un poste d’assistant-organisateur d’événements.
• Enfin, poursuivre jusqu’en master de communication (bac+4 et bac+5) en école ou en université peut être valorisé et vous permettre d’accéder d’emblée à un poste de chargé de projet événementiel.

Comment exercer la profession d’organisatrice d’événements ?

Il est possible d’exercer la profession d’organisatrice d’événements de différentes manières :

• en étant salarié ;
• à son compte ;
• ou en franchise.

Devenir organisatrice d’événements salarié

Une organisatrice d’événement peut être salariée dans le secteur privé ou public. Elle peut travailler au sein :

• d’agences de communication ou agences événementielles ;
• de grandes entreprises ;
• de sociétés de services.

Dans une agence ou en société de service, son rôle consiste à élaborer des stratégies événementielles sur mesure pour répondre aux besoins des clients. Elle prend en charge des événements variés.

En grande entreprise, l’organisatrice d’événement est rattachée au département marketing ou communication. Elle conçoit des événements en négociant les budgets, en sélectionnant les prestataires et en planifiant les différentes étapes du projet. Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes internes pour produire les supports de communication et coordonner les participants.

Devenir organisatrice d’événements à son compte

Exercer le métier d’organisatrice d’événements à son compte demande une grande détermination, surtout au démarrage de l’activité. En effet, vous devez trouver vos propres clients, et vous lancer seule dans l’organisation de vos premiers événements.

Ce sont l’expérience et les contacts développés au fil des projets qui permettent la viabilité de l’activité. Vous devez bâtir votre propre réputation. Cela implique de développer une identité de marque forte, de vous faire connaître et de gagner la confiance des clients.

Devenir organisatrice d’événements en franchise

La franchise dans l’événementiel offre une opportunité intéressante pour se lancer dans l’entrepreneuriat tout en limitant les risques liés au démarrage. Cette option permet de bénéficier d’un accompagnement et de formations, en contrepartie du paiement de redevances et de frais d’entrée.

Contrairement à des secteurs comme la restauration ou la coiffure, créer une société dans l’événementiel ne nécessite pas d’avoir un emplacement stratégique ni un local spécifique. Cela réduit grandement les coûts initiaux, rendant l’option de la franchise plus accessible aux organisatrices d’événements.

Généralement, le profil recherché par les franchiseurs est celui d’une personne organisée, dynamique et dotée d’un fort sens commercial. Pour devenir franchisé, il convient de candidater auprès des enseignes spécialisées du secteur.

Quel statut juridique pour devenir organisatrice d’événements à son compte ?

Pour devenir organisateur événementiel, la première étape consiste à bien choisir son statut juridique. Vous avez principalement le choix entre :

• le statut d’auto-entrepreneur (micro-entreprise) ;
• la création d’une société (SAS, SASU, SARL, EURL).

Devenir auto-entrepreneur dans l’événementiel

Devenir organisateur d’événements auto-entrepreneur est tout à fait envisageable. En effet, le statut d’auto-entrepreneur peut être utile pour vous lancer. Il permet une création et une gestion simple de votre entreprise et présente des avantages fiscaux et comptables.

C’est souvent la structure juridique vers laquelle se tournent les entrepreneurs pour tester leur projet. Toutefois, c’est un statut qui peut affaiblir votre crédibilité face à vos partenaires. Il peut donc être utile de changer de forme juridique une fois que votre activité sera bien installée.

En outre, le développement de votre activité en auto-entrepreneur est limité au respect des plafonds auto-entrepreneur : votre chiffre d’affaires annuel ne peut dépasser 77.700 € pour votre activité de prestation de service.

Au-delà, votre statut évoluera automatiquement vers le régime classique de l’entreprise individuelle. Pour en savoir plus, consultez notre fiche sur les conséquences du dépassement des plafonds auto-entrepreneur.

Créer sa société dans l’événementiel

Dès le départ, ou après un passage en micro-entreprise, vous avez le choix entre plusieurs formes de société commerciale pour devenir organisateur événementiel en créant une agence événementielle.

• Devenir organisateur d’événements seul. Cela peut être fait en EURL (qui correspond à une SARL avec un seul associé) ou en SASU (SAS avec un associé unique). La SASU est souvent préférée pour sa souplesse de fonctionnement et le fait que son Président est rattaché au Régime général de la Sécurité sociale comme assimilé-salarié.
• Devenir organisateur d’événements avec des associés. C’est possible en SARL ou en SAS. La SAS est également souvent préférée pour les mêmes raisons que la SASU.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter nos 6 conseils pour créer une agence événementielle.

Comment devenir organisatrice d’événements ?

Devenir organisatrice d’événements nécessite de suivre plusieurs étapes :

• réaliser un business plan ;
• effectuer les formalités de création d’entreprise ;
• souscrire aux assurances obligatoires ;
• se faire connaître.

La réalisation d’un business plan dans l’événementiel

Avant de créer votre entreprise d’organisation d’événement, il est très important que vous procédiez à l’élaboration d’un business plan et d’une étude de marché. Cela permet d’évaluer les chances de succès de votre projet en déterminant vos concurrents et en évaluant les besoins de vos futurs clients.

Vous devez notamment définir la zone géographique dans laquelle vous souhaitez vous établir, la densité de concurrents qui y sont présents et leurs tarifs, le montant espéré de vos revenus, etc. Le but est de déterminer si votre entreprise a des chances d’être rentable sur le long terme.

Le business plan doit définir les résultats prévisionnels et présenter une projection du financement dont vous avez besoin. Ce compte de résultat prévisionnel permet de défendre votre projet auprès des établissements bancaires.

Par ailleurs, réfléchissez attentivement à l’identité de votre entreprise événementielle (nom, logo, site web, etc.) ainsi qu’à la création d’un réseau comprenant les différents prestataires vous permettant d’organiser vos événements. Il pourra par exemple être utile de penser à des prestataires de sécurité ou également à des prestataires de location de matériel.

Les formalités de création d’entreprise

Les formalités de création d’entreprise pour devenir organisatrice d’événements dépendent du statut juridique choisi. Ainsi, pour créer une micro-entreprise, les formalités sont relativement simples. Il vous suffit de remplir le formulaire d’immatriculation en ligne auprès du Guichet Unique sur le site de l’INPI.

Pour créer une société, les formalités sont plus complexes et comprennent les étapes suivantes :

• rédiger les statuts de la société ;
• déposer le capital social de la société sur un compte bancaire dédié ;
• publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales ;
• déposer le dossier de création d’entreprise auprès du Guichet unique pour l’immatriculer.

La souscription d’assurances pour agence événementielle

Que vous organisiez un concert, un congrès ou une manifestation sportive, chaque événement doit respecter des obligations d’assurance. Ces garanties sont indispensables, car votre responsabilité est engagée. Un sinistre peut avoir de lourdes conséquences sur la stabilité financière de votre activité.

Voici quelques exemples d’assurances à souscrire pour une agence événementielle :

• assurance responsabilité civile organisateur ;
• garantie contre l’annulation et les dommages ;
• garantie individuelle accidents ;
• assurance responsabilité civile professionnelle.

La publicité pour faire connaître son agence d’organisation d’événements

Faire connaître son agence dans l’événementiel demande une stratégie bien définie pour attirer des clients et se démarquer de la concurrence. Voici quelques pistes à explorer pour vous faire connaître :

• Créez une identité forte. Choisissez un nom d’agence percutant et une identité visuelle professionnelle. Mettez en ligne un site moderne, clair et optimisé pour le SEO avec des sections présentant vos services, vos réalisations et des témoignages clients.
• Exploitez les réseaux sociaux. Soyez présents et réactifs sur les différentes plateformes en fonction de votre public cible. Partagez du contenu attrayant et varié (photos, vidéos, making-off, etc.).
• Développez votre réseau. Participez à des salons professionnels, ou des rencontres dédiées à l’événementiel pour établir des contacts. N’hésitez pas à collaborer avec des prestataires (photographes, traiteurs, lieux de réception, etc.) en formant des partenariats.
• Misez sur le bouche-à-oreille. Offrez un service client irréprochable pour transformer vos premiers clients en véritables ambassadeurs de votre agence. Encouragez vos clients satisfaits à vous laisser des avis sur Google ou sur différentes plates-formes.
• Mettez en place une campagne de communication. Investissez dans des annonces ciblées dans les radios ou journaux locaux.

Prête à organiser des événements qui marqueront les esprits ? Vous avez désormais toutes les clés en main pour débuter les festivités. Alors, n’hésitez plus et ouvrez votre agence événementielle en ligne !

FAQ

Quel est le salaire moyen d’une organisatrice d’événements ?

Devenir organisatrice d’événements peut offrir un salaire net variable d’environ 1.400 euros en début de carrière (soit 1.800 euros bruts). Après quelques années d’expérience, le salaire brut est généralement compris entre 2.000 et 2.500 euros bruts par mois.

Peut-on devenir organisatrice d’événements sans diplôme ?

Pour devenir organisatrice d’événements, faire des études dans le domaine de la communication, du marketing ou de la gestion d’événementiel apparaît comme essentiel. Toutefois, même si vous n’avez pas de diplôme, vous avez la possibilité de devenir organisateur d’événement si vous avez acquis une solide expérience dans ce domaine.

Quel budget prévoir pour devenir organisatrice d’événements ?

Le budget à prévoir pour devenir organisatrice dépend directement de la façon dont vous souhaitez exercer le métier (en auto-entreprise ou en franchise). En moyenne, pour créer une agence événementielle, les coûts varient entre 15.000 et 200.000 euros, en fonction de la taille de l’agence.