Comment fonctionne la délégation de signature ?

Lorsqu’on est dirigeant d’entreprise, il arrive parfois que l’on ne puisse pas assumer toute la charge de travail qui émane de ses propres fonctions. Dans ce cas, il existe des mécanismes pour déléguer certaines responsabilités et ainsi gagner du temps.

Parmi ces dispositifs, on retrouve la délégation de signature. Voici tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’une délégation de signature ?

La délégation de signature est un acte juridique qui permet au dirigeant, non pas de déléguer des actes, mais d’autoriser une autre personne à signer certains actes en son nom. Comme pour la délégation de pouvoir, on utilise les termes :

• de délégant, pour celui qui délègue, généralement le dirigeant ;
• de délégataire, pour celui à qui l’on délègue le pouvoir, bien souvent un salarié.

La gestion de l’entreprise ou de l’association demeure sous la responsabilité exclusive du chef d’entreprise ou du président. La délégation de signature vise uniquement à déléguer la responsabilité de la signature à un collaborateur.

Le délégataire ne peut ainsi prendre aucune décision stratégique concernant l’organisation de l’entreprise ou de l’association. Pour ce faire, une délégation de pouvoir spécifique doit être signée.

Quelle est la différence entre délégation de signature et délégation de pouvoir ?

La délégation de pouvoir est un contrat par lequel le dirigeant d’entreprise délègue certains pouvoirs à un de ses salariés. Elle permet au salarié d’accomplir un ou plusieurs actes au nom de la société, en lieu et place du dirigeant.

Comme pour tout contrat, la délégation de pouvoir répond à certaines conditions. Tout d’abord, seuls les dirigeants d’entreprise qui ne peuvent plus gérer toutes leurs tâches peuvent utiliser la délégation de pouvoir. Ensuite, le délégataire doit nécessairement être un salarié et avoir un lien de subordination avec le dirigeant.

La délégation de signature et la délégation de pouvoir emportent des conséquences différentes.

Le transfert des compétences

Dans la délégation de signature, le dirigeant charge simplement une personne de signer des actes (contrats, factures, baux, etc.) en son nom. Cela signifie que le salarié à qui est confié la mission n’est qu’un mandataire. Il ne représente pas la société. Concrètement, le dirigeant peut continuer à intervenir dans la mission du délégataire et reste le seul représentant légal de la société.

En revanche, dans la délégation de pouvoir, le dirigeant délègue une partie de ses pouvoirs au salarié. Cela signifie qu’il y a un réel transfert de compétences. Le délégataire agit au nom et pour le compte de la société comme le ferait le dirigeant. Par ses actes, il représente et engage la société.

Qui peut recourir à la délégation de signature ?

Il est possible d’établir une délégation de signature pour une association ou une entreprise. Il n’y a aucune restriction de taille ou de structure.

Qui peut déléguer sa signature ?

Le dirigeant d’une société ou d’une association ne peut déléguer sa signature que s’il :

• peut justifier sa non-capacité à gérer personnellement son entreprise (gestion du personnel et opérations courantes) ;
• confie un pouvoir qu’il possède.

Qui peut bénéficier d’une délégation de signature ?

Déléguer sa signature est une décision importante. Il est primordial de choisir une personne de confiance, ayant les compétences nécessaires pour assister le délégant. Le délégataire doit :

• être un salarié de l’entreprise ou de l’association et être subordonné au délégant ;
• faire preuve de compétence sur ses missions ;
• avoir les ressources nécessaires pour accomplir ses missions ;
• ne pas être soumis à une interdiction de gérer.

Dans quels cas procéder à une délégation de signature ?

La délégation de signature est utile lorsque le dirigeant a de nombreux actes à signer et peu de temps pour le faire. Bien que ce genre de mandat soit surtout employé dans l’administration, il est toutefois possible d’y avoir recours en entreprise.

Cette action représente un réel avantage lorsque le dirigeant est souvent amené à se déplacer, en France ou à l’étranger. Ses déplacements répétés peuvent l’empêcher de signer des actes parfois essentiels à la continuité de l’activité. Une délégation de signature permet ainsi une continuité de l’activité en son absence.

Comment faire une délégation de signature ?

La délégation de signature est régie par le Code civil et s’applique comme un mandat. La loi ne prévoit en revanche aucun formalisme particulier.

Il est cependant important que cet acte soit écrit, en comportant certains éléments essentiels :

• l’identité du délégant et sa qualité pour prouver qu’il peut déléguer ce pouvoir ;
• l’identité du délégataire et sa qualité ;
• un spécimen de la signature des deux parties ;
• la durée de la délégation si elle est limitée ;
• le champ d’application de la délégation lorsque celle-ci est limitée à certains documents.

L’acte doit être rédigé en deux exemplaires. Chacune des parties conserve une copie à titre de preuve.

Qui peut recourir à la délégation de signature ?

Il est possible d’établir une délégation de signature pour une association ou une entreprise. Il n’y a aucune restriction de taille ou de structure.

Qui peut déléguer sa signature ?

Le dirigeant d’une société ou d’une association ne peut déléguer sa signature que s’il :

• peut justifier sa non-capacité à gérer personnellement son entreprise (gestion du personnel et opérations courantes) ;
• confie un pouvoir qu’il possède.

Qui peut bénéficier d’une délégation de signature ?

Déléguer sa signature est une décision importante. Il est primordial de choisir une personne de confiance, ayant les compétences nécessaires pour assister le délégant. Le délégataire doit :

• être un salarié de l’entreprise ou de l’association et être subordonné au délégant ;
• faire preuve de compétence sur ses missions ;
• avoir les ressources nécessaires pour accomplir ses missions ;
• ne pas être soumis à une interdiction de gérer.

Dans quels cas procéder à une délégation de signature ?

La délégation de signature est utile lorsque le dirigeant a de nombreux actes à signer et peu de temps pour le faire. Bien que ce genre de mandat soit surtout employé dans l’administration, il est toutefois possible d’y avoir recours en entreprise.

Cette action représente un réel avantage lorsque le dirigeant est souvent amené à se déplacer, en France ou à l’étranger. Ses déplacements répétés peuvent l’empêcher de signer des actes parfois essentiels à la continuité de l’activité. Une délégation de signature permet ainsi une continuité de l’activité en son absence.

Comment faire une délégation de signature ?

La délégation de signature est régie par le Code civil et s’applique comme un mandat. La loi ne prévoit en revanche aucun formalisme particulier.

Il est cependant important que cet acte soit écrit, en comportant certains éléments essentiels :

• l’identité du délégant et sa qualité pour prouver qu’il peut déléguer ce pouvoir ;
• l’identité du délégataire et sa qualité ;
• un spécimen de la signature des deux parties ;
• la durée de la délégation si elle est limitée ;
• le champ d’application de la délégation lorsque celle-ci est limitée à certains documents.

L’acte doit être rédigé en deux exemplaires. Chacune des parties conserve une copie à titre de preuve.

FAQ

Comment fonctionne une délégation de signature ?

Une délégation de signature est un transfert partiel des responsabilités d’un dirigeant d’entreprise ou d’association (le délégant) à un salarié (le délégataire). Ce dernier peut alors signer des documents, pour le compte du délégant.

Pour établir correctement une délégation de signature pour une entreprise, des modèles en ligne sont à votre disposition.

Comment signer avec une délégation de signature ?

Le délégataire signe les documents en apposant sa propre signature, précédée de la fonction ou du titre du délégant avec la mention « pour ».

Elle peut également indiquer sa propre fonction et/ou le nom du délégant.

Quels sont les 3 critères de validité d’une délégation de pouvoirs ?

La loi ne spécifie pas de formalisme particulier pour une délégation de pouvoir. Néanmoins, l’écrit reste recommandé comme preuve. Pour être valide, la délégation de pouvoir doit :

• être détaillée et comporter une liste non exhaustive des pouvoirs délégués ;
• généralement être limitée dans le temps, même si une durée illimitée n’empêche pas la validité de la délégation ;
• détailler les moyens mis à disposition du délégataire pour mener à bien ses missions.

Étant donné les enjeux importants que représente la délégation de pouvoirs, vous pouvez vous inspirer d’un modèle de délégation de pouvoirs pour rédiger votre contrat.

Principale source législative et réglementaire :

•  Article 1984 — Code civil