Comment faire un rétroplanning ?

Dès lors qu’il est question d’accomplir un projet quelconque, la nécessité de s’organiser s’impose. En entreprise comme ailleurs, il est nécessaire d'élaborer un emploi du temps qui permette de structurer l’ensemble des tâches à réaliser. Cela dans l’optique de fixer un délai de commencement et d’achèvement pour chacune et de pouvoir finaliser l’ensemble du travail à temps. Par opposition au concept de planning, l’on entend parfois parler de rétroplanning dans le cadre de la réalisation d’un projet.

En quoi cela consiste-t-il ? Comment faire un rétroplanning ? Nous répondons à toutes ces questions pour vous accompagner dans votre projet de création d'entreprise et dans la gestion de votre activité.

Qu’est-ce que le rétroplanning ? 

La nature du rétroplanning est contenue dans la racine même du mot. En effet, il s’agit d’une sorte de planning à l’envers. C’est-à-dire qu’au lieu de programmer les événements et les tâches à réaliser à partir du commencement, on procède de la date à laquelle le projet doit être achevé.  Moins populaire et moins fréquemment utilisé que le planning classique, le rétroplanning est cependant une stratégie de mieux en mieux appréciée, surtout au sein de l’univers des entreprises. 

Pourquoi faire du rétroplanning ? 

La question se pose alors de savoir pour quelles raisons on s’organiserait d’une manière aussi farfelue, en commençant par la fin pour aller au début ? Le fait est que le rétroplanning présente quantité d’avantages d’un point de vue organisationnel. D’abord, en prenant pour point de départ la date à laquelle le projet doit être finalisé et rendu, on s’inscrit dans la certitude d’achever ce dernier. On commence donc la structure des tâches en tenant compte de la contrainte de finir les travaux à temps, et cela constitue plutôt une bonne chose. 

Aussi, avec le rétroplanning, on est en mesure de mieux appréhender les potentiels imprévus ou retards. En effet, en partant de la fin, on est en mesure d’allonger ou de raccourcir les délais de telle ou telle tâche, sans se soucier de la date finale. De même, le rétroplanning aide à mieux cerner les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. 

Enfin, se lancer dans l'entrepreneuriat suppose le respect de certaines dates pour mener à bien l'ensemble de vos projets. À ce titre, l’utilisation de la méthode du rétroplanning permet d’identifier naturellement la date butoir, c’est-à-dire la date à laquelle le projet doit débuter au plus tard. Ce sont des avantages assez précieux et efficaces pour la réalisation d’un projet que confère le rétroplanning. Raison pour laquelle cette technique est de mieux en mieux appréciée.

Comment réaliser un rétroplanning ? 

Afin de réussir l’organisation de son rétroplanning, il convient de suivre au préalable un certain nombre de procédés, méthodiquement. D’abord, il faut naturellement identifier le nombre de tâches que doit comporter votre projet. Vous allez donc devoir structurer ce dernier, afin d’en avoir une vision globale et pouvoir le diviser convenablement. 

Pour chacune des tâches identifiées, vous allez devoir en estimer la durée nécessaire de réalisation. Cette étape est nécessaire dans la mesure où c’est comme cela que vous pourrez inscrire les tâches dans le planning en tenant compte de leurs délais de réalisation. Bien sûr, il n’est pas toujours évident de définir avec précision la durée dont vous aurez besoin pour achever tel ou tel travail. Dans ce cas, choisissez des délais relativement longs afin d’être sûr de ne pas vous retrouver débordé. 

Tâches identifiées et délais d’achèvement connus, il ne reste plus qu’à ordonnancer ces dernières de manière chronologique. Ainsi, vous pourrez commencer à les intégrer au sein de votre planning, en commençant par la dernière et partant de la date à laquelle le travail doit être présenté ou remis. 

Le rétroplanning dans les grands projets 

Votre rétroplanning devra être encore plus détaillé dans le cadre de la réalisation d’un projet conséquent, important et plus complexe que d’ordinaire. Par exemple, après l’identification des tâches et de leurs délais, il peut s’avérer utile de s’attarder quelque peu pour peaufiner quelques détails. Ainsi, vous pouvez par exemple, pour chaque tâche, estimer les moyens financiers ou autres ressources nécessaires à son élaboration. De même, dans un souci d’optimisation, vous pouvez identifier les acteurs responsables de chaque tâche. En faisant cela, vous serez plus à même d’organiser certaines tâches en parallèle plutôt que de manière systématiquement séquentielle. Cela n’est toutefois faisable que pour des tâches qui incombent à des acteurs différents et qui sont indépendantes les unes des autres.

Sur quels logiciels mettre en œuvre son rétroplanning ? 

Bien sûr, vous n’allez pas structurer votre rétroplanning à la main ! Il existe des logiciels informatiques beaucoup plus efficaces, rapides et ergonomiques pour se charger de cela. Ceux-ci sont nombreux et variés, et nous vous proposons d’en découvrir quelques-uns.

Excel, le classique par excellence

Personne d’entre vous n’ignore l’existence de cet outil de planification légendaire élaboré par Microsoft. Présent dans tous nos ordinateurs, Excel est sans aucun doute le plus connu des logiciels qui peuvent vous permettre d’organiser votre rétroplanning. C’est une solution idéale pour les projets modestes ou relativement petits, qui ne nécessitent pas plus d’organisation que cela. En revanche, pour les projets d’envergure nécessitant plus de détails et d’options, vous risquez de rapidement vous heurter aux limites d’Excel, et aurez besoin de quelque chose de plus complexe. 

Monday 

Le planificateur Monday est accessible en ligne pour tout le monde. Il permet d’élaborer des travaux en équipe, avec la création des différents acteurs et des tâches qui incombent à chacun. De même, il dispose d’un système de priorisation des tâches, qui permet d’achever les travaux de la bonne manière, de façon à maintenir la cohésion du groupe. Chaque tâche dispose d’un statut et d’un état d’avancement, qui permet de mieux visualiser l’évolution de votre projet. Tout en apportant plein d’options utiles, l’interface de Monday n’en est pas surchargée pour autant. On ne s’y perd pas en la consultant, ce qui constitue un avantage de taille.

Wrike

L’application Wrike dispose d’une interface moderne et donc agréable à la visualisation, qui conviendra parfaitement au monde de l’entreprise. Wrike permet d’organiser des projets de grande complexité grâce à ses fonctionnalités très avancées, permettant de détailler au mieux les tâches et le planning. Elle permet également de stocker de grandes quantités d’informations. L’application dispose d’une version gratuite, cependant les fonctionnalités et les performances qu’elle présente dans cette dernière sont limitées.