Frais engagés avant la création de l’entreprise : comment les récupérer ?

Lorsque vous créez une entreprise, vous devez engager des frais avant même que votre société soit officiellement créée. On considère qu’une société est créée à partir de son immatriculation. Plusieurs dépenses interviennent donc entre la décision de création de la société, la signature des statuts et l'immatriculation de la société. Que faire de ces frais engagés avant la création de votre entreprise ?

Notion de société en formation, de frais engagés avant la création de l’entreprise et exemple de frais déductibles : on vous explique la marche à suivre.

Quels sont les frais engagés avant la création de l’entreprise ?

Les frais engagés avant la création de l’entreprise sont les dépenses payées personnellement par les associés au nom et pour le compte de la société en formation.

Il arrive souvent que la procédure de création d’une entreprise s’étale sur plusieurs semaines. Les parties ont rédigé les statuts, mais n’ont pas encore accompli les formalités juridiques nécessaires à la formation de la société et notamment à son immatriculation.

Les causes peuvent être multiples (dossier transmis au greffe incomplet, associés qui tardent à lancer les formalités, etc). Mais il faut garder à l’esprit qu’il existe plusieurs étapes dans la création d’une société et qu’elles ne sont pas simultanées ! Il est donc normal de commencer à s’investir dans son projet et de ne pas attendre le Kbis de la société pour commencer certaines démarches.

Les frais de constitution d’entreprise tels que la rédaction des statuts par exemple, sont dépensés avant son immatriculation. Les associés commencent également à engager des frais pour la mise en route de la société tels que la recherche d’un local ou la création d’un site internet.

Par ailleurs, les frais de “société” engagés avant la création de l’entreprise peuvent être :

• La réalisation d’une étude de marché ;
• La réalisation d’un business plan ;
• Des frais de déplacements pour rencontrer des futurs partenaires ;
• Un dépôt de marque, de brevet ou de dessin ;
• Les frais de création de l’entreprise : frais de rédaction des statuts, de publication dans un journal d’annonces légales et les frais de greffe pour créer l’entreprise ;
• La conception d’un site internet ;
• La conclusion d’un bail commercial, etc.

Quelle est la procédure de reprise des frais engagés par l’entreprise ?

Techniquement, lorsque la société n’est pas immatriculée, elle n’existe pas juridiquement et ne peut pas conclure de contrats. On dit que la société est une “société en formation”. Les associés concluent donc les actes à sa place dans un premier temps. On parle d'actes accomplis pour le compte de la société en formation.

Une procédure de reprise des actes est prévue afin que la société puisse devenir partie au contrat et être réputée avoir engagé les frais dont il est question. L’intérêt de cette procédure de reprise est double : les associés sont libérés de toute responsabilité par rapport au contrat conclu (ils restent financièrement responsables à hauteur de leurs apports selon la nature de la société) et la société pourra déduire les frais engagés.

La procédure de reprise est possible à deux conditions :

• La société doit être immatriculée
• Les actes accomplis doivent avoir été conclus “au nom de la société en formation” : la mention “en formation” doit bien être indiquée sur le contrat signé.  

Attention : si la mention “conclu au nom de la société X en formation” n’est pas indiquée et qu’il est seulement mentionné “conclu au nom de la société X”, le contrat conclu sera considéré comme nul. La société n’existe pas encore, elle ne peut donc pas conclure de contrat. Le contrat ne pourra pas être repris par la société et sera donc perdu !

Comment se déroule la procédure de reprise des actes ?

La reprise des actes conclus “au nom de la société en formation” intervient selon deux modalités différentes selon votre situation :

• La reprise peut être automatique : c'est-à-dire qu’il n’y a aucune formalité à réaliser.
• Les actes sont repris par la société dès qu’elle est immatriculée.

Il existe trois situations pour bénéficier de cette reprise dite “automatique” :  

• Le contrat est conclu avant la signature des statuts et annexé à ceux-ci ;
• Le contrat est conclu avant la signature des statuts et non annexé à ceux-ci mais accompli en vertu d’un mandat explicite et spécial.

Le mandat est donné dans les statuts de la société ou par un acte à part (par le dirigeant ou/et les associés selon la forme juridique et les statuts que vous aurez choisis). Le mandat doit déterminer avec précision la nature et les modalités des actes à accomplir. Si celui-ci est trop général, l’acte conclu devra être approuvé par les associés après l’immatriculation.

• Le contrat est conclu après la signature des statuts, mais avant l’immatriculation.  
• La reprise peut faire l’objet d’une décision des associés prise à la majorité après l’immatriculation.

Les frais engagés avant la création de l’entreprise sont-ils déductibles ?

Les frais engagés avant la création de l’entreprise sont-ils déductibles ? Oui.

En principe, les personnes ayant conclu les actes sont tenues par l’engagement à titre personnel c'est-à-dire sur leur patrimoine propre.

Mais la procédure de reprise des actes aboutit à une substitution de la société à l’associé ayant conclu l’acte. La société est réputée avoir conclu l’acte depuis le début. L’associé est donc libéré et ne sera plus engagé à titre personnel. La société ayant repris les actes en son nom, elle peut déduire les frais dépensés avant sa création du bénéfice et rembourser l’entrepreneur des frais engagés (selon ce que les associés ont décidé pour la répartition de leurs dépenses respectives).

Quels frais peut-on passer sur une entreprise ? Il existe deux conditions cumulatives à la déduction de ces frais :

• Les frais engagés doivent être en lien avec le démarrage de l’activité de la société ;
• Les frais engagés doivent être antérieurs de 6 mois à l’immatriculation de la société.

La déduction des frais permettra à la société de récupérer la TVA avancée sur les différents achats mais également de diminuer son résultat et donc son impôt sur les sociétés ou sur le revenu.

Pensez à vérifier votre éligibilité aux différentes aides à la création d'entreprise, il en existe de nombreuses auxquelles les entrepreneurs ne pensent pas toujours ! On vous a fait une compilation dans le guide des aides à la création d'entreprise.