Dépenses engagées pendant la période de formation d’une société : comment faire ?

Il arrive fréquemment que les créateurs d’entreprise engagent des dépenses pendant la période de formation de leur société, c’est-à-dire des dépenses versées au nom et pour le compte de cette société avant que celle-ci ne soit créée.

Bien que la société en formation ne soit pas encore constituée, il est possible pour les dirigeants d’obtenir le remboursement des dépenses antérieures à la création de l’entreprise, sous réserve de respecter certaines conditions.

On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le remboursement des dépenses engagées avant la création de l’entreprise.

Qu’est-ce que la période de formation d’une société ?

Il s’agit tout simplement de la période pendant laquelle les dirigeants d’une société sont d’accord pour créer son entreprise, mais que l’immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés n’a pas encore été réalisée.

La période de formation se situe donc après la volonté de constituer une société, mais avant l’inscription de la société au greffe. ll est donc un peu compliqué d’établir précisément le début de la période de formation d’une société, puisque cette période est justement définie par le fait qu’il n’existe encore aucun acte juridique concernant la société.

La période de formation d’une entreprise doit alors être prouvée par tout acte permettant de prouver l’intention des dirigeants de créer la société.

Attention : il ne faut pas confondre les frais engagés par un associé pendant la période de formation avec les frais engagés par un collaborateur pour les besoins de son activité professionnelle au cours de la vie de l'entreprise (frais kilométriques, frais de restaurant, etc.). Pour se faire rembourser les frais avancés pour les besoins de l'activité, le collaborateur doit dresser une note de frais en s'appuyant sur un modèle de note de frais.

Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements, n'hésitez pas à consulter notre guide sur le création d'entreprise.

Quelles sont les dépenses engagées pendant la période de création d’une société qui peuvent être remboursées ?

Les entrepreneurs sont amenés à avancer des fonds bien avant que la société soit immatriculée. Les frais avancés peuvent d'ailleurs être importants : il peut s'agir d'un dépôt de garantie pour obtenir des locaux ou du matériel pour commencer à produire. Ce sont donc des dépenses d’investissement (durables) et des dépenses de fonctionnement (consommables).

Cependant, les dépenses engagées avant la création de l’entreprise ne peuvent pas toutes faire l’objet d’un remboursement. En effet, seules trois catégories de dépenses peuvent entrer dans le cadre de cette procédure :

• Les dépenses relatives à des charges, qui peuvent être constituées de l’achat de fournitures ou encore de l’assurance souscrite.

• Les dépenses relatives à l’immobilisation, composées de l’achat du matériel destiné à la société.

• Les dépenses relatives à tout ce qui est lié au futur local de la société, qui sont généralement des travaux.  

Le remboursement des dépenses engendrées pendant la période de formation de la société ne consiste donc pas en un remboursement des frais engagés pour la procédure de création de l’entreprise.

Bon à savoir : les frais engagés avant la création de l'entreprise ne peuvent l'être que par des associés et non par une personne tierce non associée.

Frais engendrés pendant la création de l’entreprise : comment se faire rembourser ?

Quelle que soit la nature des dépenses engagées pendant la période de formation de la société, ces dépenses ne sont déductibles du résultat de l'entreprise que si elles sont nécessaires au démarrage de l’activité de l’entreprise.

Dans ce cas, l’entrepreneur doit respecter certaines conditions :

• Les dépenses doivent être justifiées et être en lien avec le démarrage de l'activité. Elles ne doivent, en aucun cas concerner des dépenses de type personnel.

• Les dépenses doivent faire l’objet d’une facture avec la mention « société X en cours de formation » ainsi que la date, le montant Hors Taxes, le montant de la TVA et le montant TTC.

• La date de la facture doit être en phase avec la création de la société (délai si possible de moins de 3 mois afin d’éviter toutes contestations de la part de l’administration fiscale ou au maximum de 6 mois).

• Les dépenses engagées par les associés doivent faire l’objet d’une mention explicite sur les statuts ou dans un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire de constitution. Cette mention permet de figer les dépenses avant l’immatriculation de la société et ainsi permettre une traçabilité entre le PV et le grand livre comptable. L’administration fiscale sera toujours enclin à vérifier la conformité des dépenses.

D'un point de vue purement pratique, il est recommandé de réaliser un virement entre le compte bancaire de la société et le compte personnel du dirigeant ou de l’associé qui aurait engagé les frais. Naturellement, d’autres moyens demeurent possibles comme le chèque ou le remboursement en espèces.

Quelles sont les conséquences sur l’imposition de la société ?

Le remboursement des dépenses engagées pendant la période de formation de la société permet également aux dirigeants de l’entreprise de bénéficier d’avantages fiscaux.

Ces avantages sont notamment que :

• Les dépenses engendrées/engagées pendant la période de formation de la société pouvant être déduites du bénéfice de l’entreprise, ainsi leur remboursement impliquera une baisse de l’imposition.

• Si l’entreprise est assujettie à la TVA, elle aura la possibilité d’obtenir le remboursement de la TVA des dépenses effectuées pendant la période de formation.

Si votre société est en cours de formation et que vous souhaitez en savoir plus sur les démarches à effectuer, n’hésitez pas à consulter notre fiche sur les étapes de la création d’entreprise.

Pensez également à vous renseigner sur les aides et subventions disponibles : vous pouvez consulter une compilation dans notre Guide des aides à la création d'entreprise  !