Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) : comment ça fonctionne ?

Tout chef d’entreprise qui emploie au moins 50 salariés doit constituer une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Celle-ci concentre toutes les informations qui précisent les grandes orientations sociales, économiques et environnementales de la société. Cet outil doit être mis à disposition du comité économique et social (CSE) et des représentants du personnel. Rôle, accès, contenu et sanction en cas de manquement : Legalstart répond à vos interrogations sur le BDESE.

Qu’est-ce que la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) ?

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est un outil qui contient toutes les données relatives à l’économie, l’organisation sociale et la gestion de l’impact environnemental d’une société. Mis à disposition du Comité social et économique (CSE) et des représentants du personnel, il leur permet de connaître la situation et les orientations stratégiques de l’entreprise. 

Cette base de données confidentielle est placée sous la responsabilité du chef d’entreprise. Il doit superviser sa mise à jour régulière.

Une BDESE doit obligatoirement être instaurée dans les entreprises de plus de 50 salariés. Pour la mettre en place, l’employeur doit alors conclure un accord d’entreprise, afin de déterminer :

• son architecture, son contenu et son organisation ;
• l’ensemble des modalités de son fonctionnement. Il s’agit notamment de définir toutes les règles régissant la confidentialité du document, son accès et son utilisation.

S’il n’y a pas d’accord d’entreprise, c’est le contenu et les modalités définies par le Code du travail qui s’appliquent.

À quoi sert le BDESE ?

Cette base de données est consultée par le CSE avant chaque réunion annuelle. Il lui permet de connaître :

• les grandes orientations stratégiques de la société ;
• sa situation économique et financière ;
• son organisation juridique ;
• sa politique sociale, notamment en matière de sécurité et de santé ;
• les conséquences de ces différentes stratégies sur le personnel, que ce soit au niveau de l’organisation des effectifs, de leur emploi, de l’évolution de leur métier ou de leur formation professionnelle. 

Outre son obligation légale, l’instauration d’une BDESE est bénéfique pour l’entreprise. En effet, elle lui permet de renforcer :

• sa transparence. Le CSE a ainsi un accès direct aux données (qui doivent être mises à jour régulièrement) ;
• le dialogue social. Les représentants du personnel peuvent se fonder sur les informations fournies pour améliorer leurs échanges avec les instances de direction.

Quelles entreprises doivent avoir un BDESE ?

La mise en place du BDESE est obligatoire pour toutes les entreprises de 50 salariés ou plus, tous établissements confondus. D’ailleurs, les informations fournies par cet outil concernent l’ensemble de la société et de son personnel, et non chaque établissement individuel.

Qui a accès au BDESE ?

Les données centralisées dans le BDESE sont confidentielles. C’est pourquoi son accès est restreint, et tout utilisateur se doit de respecter une obligation de discrétion. Il est possible d’y accéder à titre :

• permanent pour les membres du CSE et les représentants du personnel ;
• ponctuel pour certaines personnes, telles que l’agent d’inspection du travail ou le médecin du travail.

Quel est le format du BDESE ?

Les obligations en matière de format diffèrent selon la taille de l’entreprise :

• jusqu’à 300 salariés, ce document peut être présenté au format papier ou numérique;
• au-delà de 300 salariés, cette base de données est obligatoirement digitalisée, pour des questions de sécurité et de confidentialité.

En outre, la BDESE doit être mise à jour régulièrement. En cas de manquement, le CSE peut saisir le tribunal judiciaire pour obliger le chef d’établissement à fournir des données actualisées. 

D’ailleurs, dans le cadre des entreprises de plus de 300 salariés, l’employeur est tenu de fournir au CSE chaque trimestre les données suivantes :

• l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés ;
• l’évolution générale des commandes et l'exécution des programmes de production ;
• les retards de paiement des cotisations sociales (le cas échéant).

Quel est le contenu du BDESE ?

En ce qui concerne le contenu du BDESE, le Code du travail oblige les chefs d’entreprise à aborder des thématiques spécifiques. L’entreprise doit alors les adapter à sa situation personnelle. 

Le tableau ci-dessous récapitule les thèmes et les informations à intégrer dans le BDESE : 

 Au sujet du bilan de gaz à effet de serre dans les entreprises de moins de 300 salariés :

• celles qui bénéficient du plan de relance du Gouvernement doivent fournir obligatoirement un bilan simplifié ;
• le document est obligatoire en Outre-Mer dès 250 salariés.

L’accord d’entreprise doit préciser la donnée de référence utilisée pour compter l’effectif de l’entreprise. Il doit par ailleurs définir la périodicité des informations affichées. Si ce n’est pas le cas, les données concernent la périodicité suivante :

• l’année en cours ;
• les 2 années précédentes ;
• les 3 années suivantes.

Quelle sanction en cas de non-respect de l’obligation de tenir un BDESE ?

S’il ne respecte pas cette obligation, le chef d’entreprise se rend coupable de délit d’entrave. Il peut alors être passible d’une amende de 7.500 €. 

Tout manquement peut aussi :

• mener un expert-comptable à mettre l’entreprise en demeure de constituer cette base de données ;
• conduire au blocage de la BDESE par le Conseil supérieur du travail (CTE) ;
• empêcher une consultation éclairée de la part du CSE. Celui-ci ne peut alors être tenu responsable par l’entreprise de tout retard de consultation. De plus, le CSE peut saisir le président du tribunal judiciaire pour forcer le chef d’établissement à lui envoyer les données manquantes.

FAQ

Quelle est la relation entre le bilan social et le BDESE ?

Le bilan social est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 employés. Ce document permet d’apporter un éclairage sur la situation sociale de l’entreprise sur ses trois dernières années d’activité. Les données à intégrer sont très proches de celles du chapitre social du BDESE, bien que leur organisation diffère. Il est néanmoins essentiel de vérifier qu’il n’y ait pas de différence d’informations (notamment en matière de chiffres) entre les deux documents.

Quand doit être mis à jour la BDESE ?

Le BDESE doit régulièrement être mis à jour, sous la supervision du chef d’entreprise. Les données doivent notamment être actualisées avant la consultation du document par le CSE.

Où trouver un modèle de BDESE ?

Il est possible de trouver des exemples de BDESE en ligne. Il est toutefois nécessaire de les adapter à la situation de l’entreprise. Il est possible de se construire son propre modèle, en s’appuyant sur les obligations listées par le Code du travail, ou bien d’utiliser un logiciel adapté. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L2312-17 et L2312-18 - Code du travail
• article L2312-36 - Code du travail
• articles L2312-63 à L2312-69 - Code du travail