Registre obligatoire d’entreprise : quelles obligations ?

La création d’entreprise implique le respect d’un certain formalisme, qui ne s’arrête pas à l’immatriculation de la société. En effet, au cours de la vie d’une société, celle-ci doit être en adéquation continue avec ses obligations légales. Parmi ces obligations figure notamment celle de créer, tenir et conserver un certain nombre de registres obligatoires en entreprise.

Du registre des mouvements de titres au registre des accidents bénins, nous vous proposons un tour d’horizon des registres obligatoires en entreprise. 

L'enjeu des registres obligatoires

Le caractère obligatoire des registres en question implique des sanctions en cas de manquement. En cas de contrôle de la part de l’inspection du travail, vous risquez des amendes si votre registre unique du personnel ou votre document unique d’évaluation des risques n’est pas à jour. Par conséquent, le premier enjeu de la tenue de vos registres obligatoires d’entreprise est donc financier !

Par ailleurs, les registres obligatoires dans l’entreprise révèlent l’historique de votre structure. Notamment, le registre des décisions des associés et le registre des mouvements de titres traduisent les évènements marquants de la vie de votre société. Ils peuvent par exemple s’avérer utiles dans des négociations relatives à sa valorisation.

De manière plus générale, les registres obligatoires d’entreprise sont gage de votre volonté de transparence et permettent de justifier le respect de vos obligations. Par exemple, c’est le cas pour le registre unique du personnel qui assure une certaine clarté concernant l’emploi des salariés dans les différents établissements.

Ces registres permettent à votre entreprise de justifier du respect de la conformité de ses actions aux dispositions légales.  

Les trois registres juridiques obligatoires

Il s’agit là des principaux registres imposés par le droit des sociétés. Parmi ces registres, on retrouve notamment :

• le registre des Assemblées générales (AG) ;
• le registre des mouvements de titres ;
• le registre des bénéficiaires effectifs.

Le registre des Assemblées générales ou des décisions

Registre des AG : quelle définition ?

Ce registre vise à conserver les procès-verbaux (PV) de toutes les délibérations et décisions prises par les associés, au cours de la tenue des réunions en AG.

Les assemblées d’associées ou d’actionnaires de la société doivent en effet faire l’objet d’un procès-verbal décrivant les décisions prises. Ces décisions doivent être intégrées au registre des décisions de la société.

Ce type de registre possède à la fois une utilité probatoire, mais également un intérêt en termes de classification administrative. Cela permet de classer de façon chronologique les décisions prises par la société.  

Qui doit tenir un tel registre ?

Toutes les sociétés, qu’elles soient civiles ou commerciales, ont l’obligation de tenir un registre des Assemblées générales (AG) ou des décisions.

Cette obligation concerne également les sociétés unipersonnelles, c'est-à-dire la SASU et l'EURL. Dans ce cas-là, on parle alors de registre des décisions de l’associé unique.

Que doit contenir le registre des Assemblées générales ?

Ce registre comporte l’ensemble des procès-verbaux dressés à la suite des différentes AG. À ce titre, le registre doit comporter les éléments suivants :  

• la date et le lieu de la tenue de l’AG ;
• les noms et prénoms des associés présents et représentés ;
• les résumés des débats ;
• les résultats des votes ;
• les décisions prises au cours de l’AG.

Le registre des mouvements de titres

Qu’est-ce que le registre des mouvements de titres 

Ce registre vise à conserver de manière chronologique l’ensemble des mouvements venant affecter les titres de votre société. Il s’agit de toutes les opérations sur le capital social de votre société : cessions d’actions, donations d’actions, etc.

Quelles sont les sociétés concernées par ce registre ?

Le registre des mouvements de titres ne concerne que les sociétés par actions telles que les sociétés par actions simplifiée (SAS). Pour ce qui concerne les autres statuts juridiques (SARL, ou SCI) la tenue de ce registre n’est pas obligatoire.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre fiche sur le registre des mouvements de titres dans une SAS.

Quel est son contenu ?

Pour chacune des opérations retranscrites dans le registre des mouvements de titres, vous devez faire mentionner les informations suivantes :

• la date des opérations ;
• les noms, prénoms et adresses des anciens et nouveaux titulaires des titres ;
• la valeur nominale et le nombre de titres transférés ;
• le numéro d’identification de l’associé concerné.

Le registre des bénéficiaires effectifs 

Qu’est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs ?

Depuis août 2017, dans un but de lutte contre le terrorisme et le blanchiment d'argent, toutes les sociétés ont l'obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs.

On parle de bénéficiaire effectif pour désigner toute personne physique détenant directement ou indirectement une société à plus de 25%.

Quelles sont les sociétés concernées par ce registre ?

Cette obligation de tenue du registre des bénéficiaires effectifs est obligatoire pour toutes les personnes morales faisant l’objet d’une immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Ainsi, sont concernées par cette obligation :

• les sociétés par actions (SAS, SASU, etc) ;
• les sociétés de personnes (SARL, EURL, etc.) ;
• les sociétés civiles (SCI, etc.) ;
• les groupements d’intérêts économiques ;
• les associations immatriculées au RCS.

Quand déposer votre registre des bénéficiaires effectifs ?

En principe, il n’y a pas de difficultés dans la mesure où la déclaration des bénéficiaires effectifs se fait en même temps que les formalités de création de l'entreprise.  

Quels sont les registres relatifs au personnel ?

Il s’agit des principaux registres obligatoires en entreprise imposés par le droit du travail. On retrouve notamment :

• le registre unique du personnel ;
• le registre des délégués du personnel ;
• le registre de repos hebdomadaire.

Ces registres du personnel sont obligatoires pour tous les employeurs.

Le registre unique du personnel

Registre unique du personnel : quelle définition ?

Le registre unique du personnel est un document que tout chef d’entreprise doit établir dès l’embauche de son premier salarié, mais également dès l’arrivée d’un nouveau stagiaire.

Ce registre liste, dans leur ordre d’arrivée, toutes les personnes qui ont été accueillies dans l’entreprise.

Ce type de registre peut être tenu de manière dématérialisée, après avoir consulté le comité social et économique (CSE). La consultation de ce registre unique du personnel peut être effectuée par les élus du CSE.

Comment remplir un registre unique du personnel ?

Votre registre unique du personnel doit contenir un certain nombre d’informations. Parmi lesquelles on retrouve notamment :

• les informations relatives au salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, etc.) ;
• la nature de votre emploi ;
• la date d’entrée et de sortie dans l’entreprise ;
• le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’intérim, etc.) ;
• pour les travailleurs étrangers  : type et numéro du titre valant une autorisation de travail ;
• pour les stagiaires : nom et prénoms du stagiaire et du tuteur, lieu du stage.

Il s’agit là des mentions obligatoires nécessaires à la tenue d’un registre unique du personnel.

Le registre des délégués du personnel

Ce registre est obligatoire pour tous les établissements possédant un CSE. Ainsi, le registre des délégués du personnel est obligatoire pour les entreprises ayant plus de 11 salariés.

Attention, ce registre ne figure pas parmi les registres obligatoires pour les entreprises de moins de 10 salariés.

Tout employeur doit inscrire les demandes des délégués du personnel et les réponses apportées dans un registre spécial. L’employeur doit en effet répondre par écrit à toutes les demandes et les inscrire dans ce registre qui doit être mis à disposition de l'inspecteur du travail et des salariés.

Le registre de repos hebdomadaire

Pour les entreprises dans lesquelles certains salariés sont soumis à un régime de repos hebdomadaire particulier, l’employeur doit tenir à jour un registre des horaires de repos de ses salariés. Il s’agit d’un registre de présence du personnel au sein de votre structure.

Notamment, si certains de vos salariés travaillent le dimanche, vous devez tenir ce registre et le mettre à disposition de l’inspecteur du travail. Ce dernier va s’assurer du respect de vos obligations légales en matière de repos hebdomadaire de vos salariés.

Quels registres pour la sécurité de l’entreprise ?

Le registre des accidents du travail

Aussi appelé “registre des accidents bénins”, ce registre vise à répertorier les accidents de travail n’ayant entraîné ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

L’idée est la suivante : les accidents de travail doivent normalement être déclarés à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).

Toutefois, si l’accident est sans aucune conséquence, vous pouvez simplement l’inscrire sur le registre des accidents de travail. Ce registre est considéré comme une bonne pratique, gage de votre diligence sur la sécurité de vos employés.

Pour pouvoir bénéficier de ce régime particulier, vous devez respecter certaines conditions :

• avoir en permanence un médecin, pharmacien ou infirmier diplômé d’État ou avoir un nombre suffisant de salariés titulaires d’un diplôme de Sauveteur Secouriste du Travail et dont l’un au moins est chargé d’une mission de sécurité ;
• disposer d’un poste de secours d’urgence ;
• respecter l’obligation de mise en place d’un CSE, si vous avez plus de 11 salariés.

Le registre des contrôles de sécurité

Il s’agit du document retranscrivant les différents contrôles et vérifications périodiques effectuées au sein de votre entreprise. Tout employeur a l’obligation de mettre à disposition de ses employés des équipements de travail de qualité. Ainsi, le matériel, les engins, les installations, équipements et matériel utilisé par l’entreprise doivent faire l’objet de contrôles réguliers.

Le registre de sécurité contient le nom et la qualité de la personne qui a effectué l’examen ainsi que la date du contrôle. Ainsi, en cas d’accident impliquant un équipement ayant l’objet de ce contrôle. Ce registre permet de vérifier que le contrôle a été effectué en bonne et due forme.  

Si votre entreprise ne respecte pas les obligations de sécurité, vous vous exposez à une fermeture administrative temporaire ou définitive de votre établissement.

Le document unique d’évaluation des risques

Le Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUER) répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans les locaux de l'entreprise. Ce DUER est obligatoire pour toutes les entreprises dès le recrutement du premier salarié.

Ce document doit être actualisé tous les ans par chaque chef de service, chef d'établissement ou autorité territoriale.

Le Document unique d'évaluation des risques professionnels permet de recenser l'ensemble des risques, les évaluer et élaborer un programme d’action pour les limiter.  

L’évaluation de ces risques relève de la responsabilité de l’employeur. Elle s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger ses salariés.

Existe-t-il des registres propres à certains secteurs d’activité ?

Certains secteurs d’activité nécessitent la tenue de registres spécifiques. Notamment, si vous êtes dirigeant d'une entreprise de BTP, vous devez tenir un certain nombre de registres spécifiques parmi lesquels figurent :

• le registre des chantiers ;
• le registre-journal de la coordination ;
• le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage et de maintenance des lieux de travail.

Les entreprises de transport, les bars et les restaurants doivent également se renseigner sur les registres spécifiques à leur secteur d’activité.

Parfois considérés comme des formalités chronophages et rébarbatives, les registres et documents obligatoires présentent toutefois des enjeux importants pour une entreprise. La tenue de vos registres obligatoires d’entreprise diffère selon la forme sociale et l’objet social de votre entreprise. Vous avez désormais les clés en main pour mettre votre entreprise en conformité !

FAQ

Quels sont les registres obligatoires ?

Les registres obligatoires sont :

• le registre unique du personnel ;
• le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) ;
• le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ;
• le registre des questions du comité social et économique (CSE) ;
• le registre des dangers graves et imminents ;
• les registres spécifiques à la durée du travail ;
• les registres de sécurité ;
• le registre des travailleurs à domicile le cas échéant.

Quels sont les registres médicaux obligatoires dans une entreprise ?

Les registres médicaux obligatoires dans une entreprise sont :

• le registre médical ou des contrôles médicaux ;
• le registre des accidents du travail.

Quelle est la sanction encourue par l'employeur en l'absence du registre unique du personnel ?

En cas d'absence du registre lors d'un contrôle de l'inspection du travail, l'employeur s'expose à une amende de 1.500 € et la société à une amende de 7.500 €.