Comment convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle ?

Chaque entreprise doit tenir une comptabilité et l’approbation des comptes annuels est une étape obligatoire qui fait partie de la vie juridique de toute entreprise. Elle doit avoir lieu une fois par an, dans un délai maximum de 6 mois suivant la fin de l’exercice. Elle permet aux associés de se prononcer sur la gestion du gérant de la société et de valider les comptes annuels.

Les associés doivent être convoqués selon une certaine procédure, en principe dans un délai de 15 jours minimum avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

Quelle est la procédure à suivre pour convoquer l’assemblée générale pour l’approbation des comptes ? Quelles sont les formalités à respecter ? Quelle forme peut prendre la convocation ? Legalstart répond à toutes vos questions.

Qu’est-ce que l’approbation des comptes ?

À la fin de chaque exercice comptable, la quasi-totalité des sociétés sont dans l’obligation de procéder au dépôt de leurs comptes annuels (bilan + compte de résultat + annexes) auprès du greffe.

Pour pouvoir être déposé auprès du Greffe, ils doivent d’abord être approuvés. Cette approbation se fait lors de l’assemblée générale annuelle qui doit se tenir dans un délai maximum de 6 mois à partir de la clôture de l’exercice.

Lors de cette assemblée, les associés vont décider de l’affectation du résultat de l’exercice et notamment de l’éventuelle possibilité de distribuer des bénéfices aux associés. Ils vont également contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise, ce dernier étant obligé de présenter un rapport de gestion.

La réunion de cette assemblée générale annuelle va nécessiter l’envoi d’une convocation à chaque associé en respectant des règles bien spécifiques.

En cas de convocation irrégulière, il est possible de procéder à l'annulation de l’assemblée générale irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, on ne peut demander la nullité lorsque tous les associés étaient présents ou représentés.

En cas d’inexécution de l’obligation d’approbation des comptes annuels, les représentants légaux s’exposent à des peines allant jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 9000 euros d’amende pour faute de gestion.

Quels sont les délais à respecter pour convoquer les associés ?

Le délai de principe :

En principe, la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes doit intervenir dans un délai de 15 jours avant la tenue de l’AG.. Ce délai de convocation est inscrit dans les statuts de la société.

Exemple : si l’assemblée générale doit se tenir le 30 juin, la lettre de convocation doit donc être envoyée aux associés au plus tard le 15 juin.

Les exceptions selon le type de société :

En fonction des formes de société, il est possible de prévoir un délai différent dans les statuts :

• Délai plus long : il est toujours possible de prévoir un délai plus long (SAS, SCI et SARL)
• Délai plus court : seule la SAS offre une flexibilité pouvant permettre de prévoir un délai plus court.
• Pas de délai : En cas d’associé gérant unique (dans les EURL et SAS) la convocation n’est pas exigée car étant à la fois associé unique et gérant de la société, il décide seul de l’approbation des comptes.

Que doit contenir la convocation à l’assemblée générale annuelle ?

Que doit contenir la convocation d’assemblée générale d’approbation des comptes ?

La convocation doit être accompagnée de différents documents :

• Les comptes annuels,
• Le rapport de gestion,
• Le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un.

Quelle forme peut prendre  la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes ?

Faut-il envoyer la convocation aux associés obligatoire par courrier ? En lettre recommandée avec accusée de réception (LRAR) ? Est-ce possible d'envoyer une convocation d'assemblée générale par mail ?

Les obligations liées à la forme de la convocation varient en fonction de la forme de société auquel on fait face. On s’intéresse ici aux SARL, SAS et SCI.

De fait, la convocation d’assemblée générale en SAS peut être une convocation d’assemblée générale par mail, tandis que la convocation d’assemblée générale en SARL doit nécessairement se faire par LRAR.

Lors de la rédaction de votre convocation, pensez à vous appuyer sur notre modèle de convocation à l'Assemblée générale.