Approbation des comptes en SAS : comment procéder ?

Quelles sont les obligations comptables d’une SAS ?

La SAS est soumise à différentes obligations comptables. À ce titre, on peut citer :

• la tenue de livres comptables. La SAS doit impérativement tenir à jour un livre-journal et un grand livre. L’obligation de tenue du livre d’inventaire n’existe plus depuis 2016 ;
• l’enregistrement comptable de tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise (ventes, achats, etc.) de manière chronologique ;
• la réalisation d’un inventaire annuel ;
• la conservation durant 10 années des documents comptables et des justificatifs ;
• l’établissement de comptes annuels comprenant bilan, compte de résultat et éventuellement annexe, avec approbation des comptes de la SAS. La forme des comptes annuels varie selon la taille de la SAS.

En quoi consiste l’approbation des comptes en SAS ?

Chaque année, la SAS doit procéder à l’approbation et au dépôt de ses comptes annuels : c’est une obligation légale à laquelle il n’est pas possible d’échapper. Il en va de même pour la SARL, la SA et la SASU, ainsi que toute société commerciale. 

L’approbation des comptes de la SAS présente un double objectif :

• garantir une information annuelle des associés. Cela permet aux associés de la SAS de faire un point sur les événements survenus au cours de l’exercice social écoulé. Les associés sont également mis en mesure de contrôler la gestion réalisée par le Président. ;
• garantir la transparence de la vie des affaires. Après le dépôt de l’approbation des comptes en ligne, ceux-ci sont disponibles sur le site infogreffe.fr. Ainsi, toute personne intéressée (concurrent, partenaire, débiteur, etc.) peut les télécharger et les consulter pour s’enquérir de la bonne santé financière de la SAS. 

L’approbation des comptes en SAS, mais aussi pour les autres formes d’entreprise, est différente du dépôt des comptes. Cette dernière opération intervient en aval de l’approbation des comptes. En effet, une fois que les comptes de la SAS sont certifiés exacts en fin d’exercice comptable, ils sont déposés au greffe du tribunal de commerce. Des opérations complémentaires et qui se succèdent, donc, mais distinctes.

Qui approuve les comptes annuels d’une SAS ?

C’est au président de SAS que revient la mission d’engager la procédure d’approbation des comptes, mais ce n’est pas lui qui est en charge de l’approbation des comptes de la SAS. Il convoque une assemblée générale lors de laquelle ce sont les associés qui décident d’approuver ou non les comptes de la société. 

En cas de non-établissement des comptes annuels de la SAS, qui empêche donc leur approbation, le président de SAS s’expose à une amende de 9.000€. Il en va de même pour la non-réalisation de l’inventaire ou du rapport de gestion. En outre, sa responsabilité civile peut être mise en cause. Le refus des comptes par les associés, a contrario, n’est passible d’aucune sanction.

Quand faut-il procéder à l’approbation des comptes en SAS ?

L’approbation des comptes annuels est une obligation légale pour les SAS. Concernant la date d’approbation des comptes de SAS, le Code de commerce ne prévoit pas de délai précis.

La Compagnie nationale des commissaires aux comptes recommande d'organiser cette consultation dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Ce délai permet de garantir une gestion financière transparente et d’anticiper d’éventuelles décisions relatives aux bénéfices ou aux pertes.

Le président de SAS dispose donc de 6 mois pour convoquer ses associés en assemblée générale ordinaire annuelle, afin de leur soumettre les comptes et le rapport de gestion.

En cas de distribution de dividendes, la consultation des associés doit impérativement intervenir dans les neuf mois suivant la clôture de l'exercice, car les dividendes doivent être mis en paiement avant cette échéance.

Comment réaliser l’approbation des comptes en SAS ?

L’approbation des comptes en SAS intervient au terme de 3 différentes étapes et opérations comptables.

Établir les comptes annuels de la société

Lors de la clôture de l’exercice social, il est nécessaire d’établir les comptes annuels de la SAS, c’est-à-dire de dresser les écritures de fin d’exercice comptables. Cette formalité permet de recenser les événements économiques importants survenus durant l’exercice.

Les comptes annuels se composent de 3 documents :

• le bilan comptable. Il s’agit du document qui permet d'apprécier la bonne ou la mauvaise santé de la société. Grâce à l'étude de ce document, il est possible de connaître très rapidement l’état d’endettement, les actifs ainsi que les créances de la SAS ;
• le compte de résultat. Ce document permet de savoir si l’entreprise a réalisé des bénéfices ou des pertes. Plus simplement, le compte de résultat permet de s’assurer que l’activité de la SAS est rentable ;
• l’annexe comptable. L’importance de l’annexe ne doit pas être minimisée. En effet, elle permet de mieux comprendre les données qui figurent sur le bilan comptable et le compte de résultat.

Rédiger le rapport de gestion de la SAS

Chaque année, le président de la SAS doit impérativement rédiger un rapport de gestion afin de rendre compte de sa gestion aux associés. 

Le rapport de gestion contient les éléments qui suivent :

• état de l’activité de la SAS au cours de l’exercice ;
• résultats de la société et situation financière de la SAS ;
• événements importants survenus au cours de l’exercice ;
• activités de la société en matière de recherche et de développement ;
• dividendes distribués au titre des trois derniers exercices,
• analyse objective de l’évolution des affaires ;
• principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée (délais de paiement, prises de participation).

Réunir l’AG d’approbation des comptes

Quand convoquer les associés ?

Concernant le calendrier d’approbation des comptes de SAS, la loi n’impose pas de délai spécifique pour la convocation des associés en vue de l’approbation des comptes. Les statuts de la SAS définissent librement ce délai.

En pratique, il est recommandé de convoquer les associés au moins 15 jours avant la date de l’assemblée afin de leur laisser le temps d’examiner les documents comptables. Toutefois, certaines jurisprudences ont estimé qu’un délai de 10 jours pouvait être raisonnable.

Quand transmettre les documents comptables ?

Le président (ou la personne désignée dans les statuts) doit transmettre les documents comptables en même temps que la convocation. Il est recommandé de respecter un délai de 10 à 15 jours avant l'AG pour assurer aux associés un temps suffisant pour prendre connaissance des documents.

Quels documents doivent être transmis ?

Avant la tenue de l’AG d’approbation des comptes, les associés doivent recevoir :

• Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes comptables.
• Le rapport de gestion, si applicable.
• L’ordre du jour de l’AG.
• Le rapport du commissaire aux comptes, si la SAS en a un.

Ces documents permettent aux associés de prendre une décision éclairée sur l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.

Approbation des comptes de SAS : et après ?

Le dépôt des comptes annuels

Dans le mois qui suit l’Assemblée générale, le président de la société doit procéder au dépôt des comptes annuels de la SAS auprès du greffe du Tribunal de commerce. Désormais, cette formalité se réalise sur le site du Guichet Unique. 

Pour cela, il est nécessaire de réunir les documents suivants, qui sont les mêmes que ceux transmis aux associés pour l’AG :

• les comptes sociaux annuels ;
• le rapport de gestion ;
• s’il y a lieu, le rapport du commissaire aux comptes ;
• enfin, le PV d’assemblée générale de SAS approuvant les comptes.

Le dépôt des comptes au greffe entraîne leur publication dans un journal officiel (BODACC) et leur consultation devient possible par les tiers. Toutefois, il est possible de solliciter la confidentialité des comptes pour certaines SAS.

La confidentialité des comptes annuels en SAS

La déclaration de confidentialité des comptes annuels permet à la SAS de faire en sorte que son compte de résultat ne soit pas rendu public. En pratique, cela signifie que la SAS doit déposer l’ensemble de ses documents comptables auprès du greffe, mais les personnes extérieures à l’entreprise n’auront pas la possibilité de consulter son compte de résultat.

Toutes les entreprises ne peuvent pas opter pour la confidentialité de leurs comptes de résultat. Ainsi, pour en bénéficier, une SAS selon sa taille doit respecter 2 des 3 des seuils selon le tableau récapitulatif suivant :