Approbation des comptes en SARL : pourquoi et comment la mener ?

Chaque année, votre SARL doit procéder à l’approbation et au dépôt des comptes annuels. Il s’agit d’une étape obligatoire pour toute société commerciale. Une fois les comptes approuvés, il convient de réaliser les formalités de dépôt de vos comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Legalstart fait le point sur l’approbation des comptes d’une SARL pour vous aider à mener à bien cette obligation légale.

Qu’est-ce que l’approbation des comptes d’une SARL ?

Comme toute société commerciale, une SARL doit faire approuver ses comptes à chaque fin d’exercice comptable. Il s’agit d’une procédure interne à votre entreprise, menée au cours de l’assemblée générale annuelle. 

Lors de cette séance, le gérant de la SARL présente les comptes annuels de l’entreprise aux associés de l’entreprise. Ces comptes doivent ensuite être approuvés par l’assemblée avant de procéder à l’affectation des résultats. 

Au cours de cette réunion, le gérant rend compte de sa gestion de l’entreprise auprès des associés. Ces derniers obtiennent ainsi une vision complète des actions menées et de la santé financière de la SARL. 

Au terme de cette assemblée, l’entreprise procède au dépôt des comptes de la SARL auprès du greffe.

Qui procède à l’approbation des comptes d’une SARL ?

Ce sont les associés de la SARL qui approuvent les comptes au cours de l’assemblée générale ordinaire (AGO). Le gérant leur présente les comptes annuels et détaille sa gestion de l’entreprise au cours de l’exercice social passé. Les associés décident ensuite d’approuver ou non les comptes de la société.

Quand faut-il effectuer l’approbation des comptes d’une SARL ?

Le délai d’approbation des comptes d’une SARL est de six mois à la suite de la clôture de l’exercice de l’entreprise. La date de clôture est propre à chaque société.

S’il est impossible de réunir les associés au cours de cette période, le gérant doit déposer une demande de prorogation auprès du tribunal de commerce. Un délai de 6 mois supplémentaires peut alors être octroyé.

Quelle est la procédure pour l’approbation des comptes d’une SARL ?

Plusieurs étapes doivent être suivies pour procéder à l’approbation des comptes en SARL :

• envoyer une convocation d’assemblée générale ;
• exposer les comptes ;
• procéder au vote des comptes ;
• rédiger un PV.

Convocation à l’assemblée générale

Le gérant de SARL doit envoyer une convocation d’assemblée générale ordinaire aux associés de la société au moins 15 jours avant la tenue de l’événement (sauf si les statuts prévoient un délai plus long). Le cas échéant, le commissaire aux comptes doit aussi être convoqué. Cette convocation est à envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par voie électronique si les associés ont présenté leur accord à ce sujet. 

Le gérant doit aussi mettre à disposition des associés les documents suivants :

• l’inventaire ;
• les comptes annuels ;
• le rapport sur les conventions réglementées ;
• le rapport de gestion, le cas échéant ;
• le rapport du commissaire aux comptes de la SARL, s’il y en a un.

Les associés disposent ainsi d’un délai pour prendre connaissance des documents et établir si besoin une liste de questions à poser au gérant.

Tenue de l’assemblée générale

Lors de l’AG d’approbation des comptes, le dirigeant de la SARL présente aux associés les comptes annuels, son rapport de gestion et, s’il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes. Il détaille ainsi la santé financière de l’entreprise. Les associés sont libres de poser des questions pour obtenir des éclaircissements.

Vote des associés

Les associés procèdent au vote à la majorité. Ils sont libres d’approuver, de modifier ou de rejeter les comptes annuels. Le refus d’approbation des comptes en SARL demeure cependant rare (sauf fraude, manque de clarté ou faute de gestion du dirigeant). 

Au cours du vote, chaque associé dispose du même nombre de voix. En effet, il n’existe pas de quorum en SARL. Sauf indication contraire dans les statuts, les votes sont alors ratifiés de la sorte :

• à la majorité absolue des parts sociales de la SARL lors de la première consultation ;
• à la majorité des parts sociales possédées par les associés présents en cas de deuxième consultation. 

Une fois que les comptes sont approuvés, les associés se prononcent ensuite sur l’affectation du résultat (qui va dans la réserve légale de SARL ou dans des dividendes) ou de la perte, le cas échéant. Cette procédure n’est toutefois pas possible en cas de refus d’approbation des comptes.

Rédaction d’un PV d’approbation des comptes

Les décisions des associés sont retranscrites dans un PV d’approbation des comptes de SARL. Ce dernier doit comprendre les éléments suivants :

• les informations relatives à la séance (nature, date, lieu, membres présents, répartition de leur capital social, etc.) ;
• les documents et les rapports présentés au cours de l’assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le résultat des votes ;
• la liste des résolutions acceptées et rejetées.

Approbation des comptes d’une SARL : et après ?

Après l’approbation, les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du Tribunal. La procédure est à mener dans un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale, et jusqu’à deux mois en cas de dépôt en ligne. 

Pour mener la formalité de dépôt des comptes, il convient de déposer les éléments suivants :

• les comptes annuels de la SARL ;
• le PV de l’assemblée générale ;
• la proposition d’affectation du résultat ;
• le rapport de gestion, le cas échéant :
• le rapport du commissaire aux comptes, s’il y en a un. 

Cette procédure peut être menée en ligne, par voie postale ou par courrier. Les frais de dépôt s’élèvent à environ 50 euros. 

À la suite du dépôt des comptes, ces derniers font l’objet d’une publication sur le Bodacc (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). C’est le greffe qui se charge de transmettre cette information.

Quelle sanction en cas d’absence d’approbation des comptes d’une SARL ?

L’approbation des comptes d’une SARL est une procédure obligatoire. En cas de non-respect, le gérant est passible à la fois :

• d’une sanction pénale, avec une amende pouvant aller jusqu’à 9.000 euros ;
• d’une sanction civile, avec le risque d’être révoqué par les associés.

FAQ

Qu’est-ce qu’une SARL ?

Une société à responsabilité limitée (SARL) se compose d’au moins 2 associés (et jusqu’à 100 au maximum). Il s’agit d’une société commerciale qui peut évoluer dans des domaines variés, à l’exception de certains secteurs réglementés. La responsabilité des associés est limitée à leur apport, sauf en cas de faute de gestion. D’ailleurs, le montant du capital social demeure libre.

Quelles obligations comptables en SARL ?

Toute SARL doit tenir une comptabilité régulière. Les mouvements financiers doivent être enregistrés au sein de livres comptables que sont le livre-journal et le grand livre (le livre d’inventaire étant facultatif). En outre, l’entreprise doit procéder à l’approbation et au dépôt des comptes annuels. Enfin, au-delà de certains seuils, les SARL doivent nommer un commissaire aux comptes.

Une SARL peut-elle avoir un seul associé ?

Non, une SARL est composée d’au moins 2 associés au minimum, et jusqu’à 100 au maximum. Il est toutefois possible d’opter pour la version unipersonnelle de la SARL, qui est l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée). 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L232-22 - Code de commerce
• article L223-26 - Code de commerce
• article D123-200 - Code de commerce