Océrisation : comment fonctionne la reconnaissance optique des caractères ?

L’océrisation révolutionne la gestion des documents comptables en automatisant l’extraction des données grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR). Cette technologie permet de convertir des factures, relevés bancaires ou notes de frais en fichiers numériques exploitables sans saisie manuelle. 

Elle facilite ainsi le traitement comptable tout en réduisant les erreurs et en optimisant l’archivage des documents. Legalstart vous explique tout.

Qu’est-ce que l’océrisation en comptabilité ?

L’océrisation en comptabilité, par définition, désigne l’utilisation de la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour automatiser la transformation des documents financiers en données numériques exploitables. 

Cette technologie scanne et analyse les caractères d’un document papier, d’une image ou d’un fichier PDF non éditable afin de les convertir en texte structuré. 

L’océrisation s’applique à une grande variété de documents comptables et financiers, notamment :

• les factures fournisseurs et clients (avec extraction des montants, TVA, dates et références) ;
• les relevés bancaires (conversion des transactions en données lisibles) ;
• les notes de frais (récupération automatique des montants et justificatifs) ;
• les chèques (identification des informations bancaires pour contrôle et archivage) ;
• et divers documents fiscaux ou administratifs.

Comment fonctionne l’océrisation comptable ?

L’océrisation comptable suit un processus en plusieurs étapes :

1. préparation et amélioration de l’image ;
2. segmentation du document ;
3. reconnaissance des caractères ;
4. post-traitement et correction des erreurs ;
5. et génération du format final et intégration comptable.

1. Préparation et amélioration de l’image

Avant toute analyse, le document doit être optimisé afin d’assurer une reconnaissance efficace des textes et des caractères. Le logiciel OCR ajuste automatiquement certains paramètres :

• le redressement et le recadrage pour aligner correctement le texte ;
• l’ajustement de la luminosité et du contraste afin d’améliorer la lisibilité ;
• la suppression des bruits visuels et des artefacts pouvant perturber l’analyse ;
• et la conversion en mode noir et blanc si nécessaire pour simplifier la détection des caractères.

2. Segmentation du document

Une fois l’image préparée, le logiciel segmente le contenu en plusieurs niveaux :

• le découpage en lignes de texte ;
• l’isolation de chaque mot, puis de chaque caractère ;
• et l’identification des tableaux, des logos ou d’autres éléments non textuels afin de les exclure du traitement.

3. Reconnaissance des caractères

Le logiciel OCR utilise différentes méthodes pour identifier chaque caractère extrait :

• la comparaison métrique (chaque caractère est comparé aux modèles enregistrés dans la base du logiciel) ;
• la méthode des features (analyse de la structure du caractère en fonction de points de référence (nuages de points)) ;
• ou la reconnaissance statistique (identification basée sur des probabilités, particulièrement efficace pour les écritures manuscrites).

4. Post-traitement et correction des erreurs

Une fois les caractères reconnus, un post-traitement est appliqué pour limiter les erreurs :

• la vérification des mots grâce à un dictionnaire intégré ;
• la correction automatique en fonction du contexte (analyse grammaticale et syntaxique) ;
• et l’utilisation de modèles pré-entraînés pour reconnaître des termes spécifiques (ex : noms de fournisseurs, montants en chiffres et lettres).

5. Génération du format final et intégration comptable

Après la reconnaissance et la correction, le texte est converti dans un format exploitable :

• fichier brut (TXT) ;
• document structuré (Word, XML) ;
• intégration directe dans un logiciel comptable.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’océrisation ?

Les avantages de l’océrisation

L’océrisation offre plusieurs bénéfices aux professionnels de la comptabilité :

• gain de temps et productivité accrue ;
• réduction des erreurs de saisie ;
• numérisation et archivage sécurisé ;
• meilleure gestion et accessibilité des documents ;
• et automatisation du traitement comptable.

Gain de temps et productivité accrue

La saisie manuelle des données comptables est une tâche longue et fastidieuse. L’OCR automatise l’extraction des informations présentes sur les factures, les relevés bancaires, les notes de frais et les autres documents comptables. En quelques secondes, les données sont récupérées et intégrées dans les logiciels de gestion. 

Ce procédé réduit considérablement le temps consacré aux tâches répétitives et permet aux professionnels de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Réduction des erreurs de saisie

Les risques d’erreurs, comme l’inversion de chiffres, l’enregistrement en double ou l’oubli de certaines données, sont fréquents lors d’une saisie manuelle. L’océrisation diminue ces imprécisions en garantissant une reconnaissance fiable des caractères.

Numérisation et archivage sécurisé

L’OCR transforme les documents papier en fichiers numériques exploitables et facilement consultables. Une fois numérisés, ces fichiers sont stockés dans des espaces sécurisés, limitant les risques de perte, de détérioration ou d’accès non autorisé. 

Cette digitalisation permet aussi de réduire l’encombrement lié au stockage physique des archives comptables.

Meilleure gestion et accessibilité des documents

Les documents numérisés grâce à l’océrisation deviennent accessibles à tout moment, depuis n’importe quel support numérique. Les professionnels peuvent retrouver facilement une facture ou un justificatif en effectuant une simple recherche par mot-clé, sans devoir parcourir des classeurs papier.

Automatisation du traitement comptable

L’intégration de l’OCR dans un logiciel comptable permet d’associer directement les données extraites aux bonnes catégories :

• la TVA ;
• les montants HT et TTC ;
• les numéros de facture ;
• les dates d’émission et de paiement. 

Cette automatisation accélère le traitement des écritures comptables et assure une gestion plus fluide des flux financiers.

Les inconvénients de l’océrisation

Bien que l’océrisation apporte de nombreux avantages, elle présente également certaines limites :

• précision variable selon la qualité du document ;
• risque d’erreurs de lecture et nécessité de corrections ;
• coût des logiciels et de leur mise en place ;
• problèmes de compatibilité avec certains formats de documents ;
• sécurité et confidentialité des données.

Précision variable selon la qualité du document

L’efficacité de l’OCR dépend fortement de la qualité des documents scannés. Une image floue, un texte mal imprimé, une écriture manuscrite difficile à déchiffrer ou une police atypique peuvent entraîner des erreurs de reconnaissance. 

Dans ces cas, une vérification manuelle reste indispensable pour éviter les incohérences dans les données extraites.

Risque d’erreurs de lecture et nécessité de corrections

Malgré les progrès technologiques, les logiciels OCR ne sont pas infaillibles. Certains caractères peuvent être mal interprétés, surtout lorsque les documents contiennent des annotations, des tampons ou des éléments graphiques complexes. 

Une supervision humaine est souvent requise pour valider et corriger les éventuelles erreurs, ce qui limite l’automatisation complète du processus.

Coût des logiciels et de leur mise en place

L’adoption de l’OCR nécessite un investissement initial, notamment pour l’achat ou l’abonnement à un logiciel performant, ainsi que pour l’intégration avec les outils comptables existants.

Problèmes de compatibilité avec certains formats de documents

Tous les logiciels OCR ne prennent pas en charge l’ensemble des formats de fichiers et certaines mises en page complexes peuvent poser problème. 

Les documents structurés avec plusieurs colonnes, des tableaux imbriqués ou des polices peu conventionnelles peuvent être mal interprétés, nécessitant encore une fois un retraitement manuel.

Sécurité et confidentialité des données

La numérisation des documents comptables implique leur stockage sur des serveurs ou des bases de données, ce qui pose des questions de sécurité. Si les solutions ne sont pas bien sécurisées, il existe un risque de fuite ou de piratage des informations sensibles. 

Il est donc nécessaire de choisir des logiciels fiables et de mettre en place des protocoles de protection des données.

Comment mettre en place l’océrisation pour sa compatibilité ?

L’intégration de l’océrisation dans un processus comptable repose sur plusieurs étapes :

1. la sélection d’un logiciel OCR adapté aux besoins comptables ;
2. la configuration et intégration du logiciel dans l’environnement comptable ;
3. l'utilisation quotidienne et les bonnes pratiques.

1. Sélection d’un logiciel OCR adapté aux besoins comptables

Différents outils OCR sont disponibles sur le marché, chacun proposant des fonctionnalités spécifiques. Le choix dépend de plusieurs critères :

• Le type de documents pris en charge (factures, notes de frais, relevés bancaires, contrats, etc.). Certains logiciels sont spécialisés dans des documents comptables précis.
• Les formats de fichiers compatibles : JPEG, PNG, PDF, XML… L’outil doit être capable de convertir les documents dans un format exploitable.
• La capacité d’intégration avec un logiciel comptable : un OCR performant doit permettre l’export des données directement dans le logiciel utilisé pour la gestion comptable (ex : Sage, QuickBooks, Cegid).
• La reconnaissance linguistique : certaines solutions détectent automatiquement la langue des documents, utile pour des entreprises traitant des pièces en plusieurs langues.
• L’automatisation et l’intelligence artificielle : les outils les plus avancés apprennent des corrections apportées par l’utilisateur pour améliorer progressivement leur précision. 

Parmi les solutions couramment utilisées :

• PDFelement ;
• Simple OCR ;
• Tesseract OCR ;
• ou des logiciels spécialisés en comptabilité qui intègrent directement l’OCR pour automatiser l’extraction des données comptables.

2. Configuration et intégration du logiciel dans l’environnement comptable

Une fois le logiciel d’océrisation sélectionné, il doit être paramétré pour répondre aux exigences de l’entreprise :

• définition des champs à extraire (montant TTC, TVA, numéro de facture, date d’émission, etc.) ;
• connexion avec le logiciel de comptabilité (synchronisation automatique des données pour éviter les doubles saisies) ;
• gestion des accès et des utilisateurs (mise en place d’autorisations selon les rôles (comptables, gestionnaires, collaborateurs)) ;
• et archivage numérique (sauvegarde des documents avec une valeur probante pour garantir leur conformité légale).

3. Utilisation quotidienne et bonnes pratiques

L’efficacité de l’océrisation repose sur une bonne utilisation au quotidien :

• une numérisation de qualité ;
• la vérification des données extraites ;
• et la formation des utilisateurs. 

Une mise en place réfléchie et un suivi rigoureux permettent d’optimiser l’automatisation comptable tout en garantissant la fiabilité des données traitées.

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?

Un logiciel OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) est un outil permettant de convertir des documents non éditables, comme des images ou des PDF scannés, en texte exploitable numériquement. Il analyse chaque caractère du document, le retranscrit en texte structuré et permet ainsi d’extraire automatiquement des informations sans saisie manuelle.

Quels documents comptables peuvent être océrisés ?

L’océrisation en ligne s’applique à divers documents financiers et comptables, notamment les factures fournisseurs et clients, les relevés bancaires, les notes de frais, les bons de commande et les justificatifs de paiement. Elle permet également de traiter des contrats, des déclarations fiscales et d’autres pièces administratives nécessitant une conservation numérique.

Pourquoi utiliser l’océrisation ?

L’océrisation simplifie et automatise le traitement des documents comptables, réduisant le temps consacré à la saisie manuelle et limitant les erreurs. Elle améliore également l’archivage et la gestion des documents en permettant un stockage numérique sécurisé et un accès rapide aux données comptables.

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L123-12 à L123-28-2 - Code de commerce.