Pourquoi utiliser le lettrage pour sa comptabilité ?
Le lettrage comptable permet d'identifier rapidement :
- les factures clients qui ont été payées ;
- les factures qui sont encore en attente de paiement ;
- les factures fournisseurs que l’entreprise doit encore payer ;
- et les factures fournisseurs en attente d’encaissement.
Cela permet un meilleur suivi de la trésorerie de l’entreprise, et d’identifier les potentiels retards de paiements pour faire des relances clients.
Le lettrage est également très utile pour préparer le bilan comptable et la clôture de chaque exercice.
Quels sont les comptes concernés par le lettrage ?
Le lettrage est principalement utilisé sur :
- les comptes clients (comptes comptables qui commencent en 41) ;
- les comptes fournisseurs (comptes comptables qui commencent en 40) ;
- et tous les comptes de classe 4 (comptes de l'État et autres collectivités publiques (44), comptes de personnel (42), comptes de débiteurs et de créditeurs divers (418 et 419), etc.) .
Le lettrage intervient également dans une autre méthode qui est le rapprochement bancaire. Il permet d’associer les flux financiers avec les écritures comptables de banque (compte 501).
Quand faire le lettrage ?
Le lettrage des comptes peut se faire de deux façons :
- le lettrage manuel lorsque le comptable rapproche lui-même les mouvements comptables entrants et sortants ;
- et le lettrage automatique permet d’automatiser ce rapprochement, notamment par le biais de logiciels comptables adaptés.
Si, dans le second cas, le lettrage est fait automatiquement de manière régulière, quand le lettrage est manuel, il a généralement lieu dans les situations suivantes :
- après réception des paiements clients ;
- lors de la réconciliation des comptes en fin de mois, de trimestre ou d’année ;
- avant la préparation des états financiers ;
- lors de la gestion de la trésorerie ;
- après les transactions avec les fournisseurs.
Le lettrage est un processus continu qui doit être effectué régulièrement pour garantir une tenue de comptes précise et pour aider à la gestion financière de l'entreprise.
Comment mettre en place le lettrage ?
Pour mettre en place le lettrage, il faut suivre plusieurs étapes :
- identification des opérations à lettrer ;
- association entre les écritures comptables ;
- balancement des comptes ;
- vérification de justification des lettrages effectués.
Identification des opérations à lettrer
La première étape consiste à identifier les comptes de classe 4 du plan comptable général (PCG), principalement les comptes 401 (Fournisseurs) et 411 (Clients), qui nécessitent un lettrage.
Cette identification inclut le repérage des opérations à lettrer, qui sont :
- les entrées d’argent pour le paiement des factures clients ;
- et les sorties d’argent pour le règlement des factures fournisseurs.
Association entre les écritures comptables
Il s'agit ensuite d'associer ces écritures comptables à la facture concernée.
Chaque facture se voit attribuer un code unique selon la nomenclature de l'entreprise, et les opérations correspondantes sont étiquetées avec ce code.
Balancement des comptes
Cette étape implique de vérifier que les comptes sont équilibrés, c'est-à-dire que le solde créditeur (paiements reçus) et le solde débiteur (montant des factures) s'équilibrent.
Si les paiements correspondent au montant total de la facture, le compte est considéré comme équilibré. Cet équilibre indique qu'il n'y a plus de créances clients ou de dettes fournisseurs en attente.
Vérification de justification des lettrages effectués
Pour finir, il est crucial de vérifier les lettrages effectués, surtout dans les cas où l’entreprise traite de nombreux paiements de montants similaires.
Cette vérification nécessite de s'assurer que chaque lettrage est justifié et correct, évitant ainsi les erreurs ou les confusions dans les comptes.
FAQ
Qui fait le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable est généralement effectué par le comptable de l'entreprise ou par le service comptable, qui est responsable de la tenue des comptes et de la gestion des transactions financières.
Le lettrage est-il obligatoire en comptabilité ?
Bien que le lettrage comptable ne soit pas une obligation légale, il est fortement recommandé pour assurer la précision et la clarté des comptes, notamment dans la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.
Quels outils pour le lettrage comptable ?
Les outils pour le lettrage comptable incluent des logiciels de comptabilité spécialisés qui automatisent et facilitent le processus, tels que des programmes de gestion financière intégrant des fonctionnalités de rapprochement et de lettrage automatique.
Principales sources législatives et réglementaires :
