Journal comptable : typologie, contenu, conseils pour le tenir

Comprendre le fonctionnement de la comptabilité de votre entreprise est très utile pour connaître sa santé financière et établir vos déclarations fiscales. En effet, chaque entreprise doit respecter un certain nombre d’obligations comptables, souvent matérialisées par la tenue de documents comptables destinés à répertorier les flux entrants et sortants de l’entreprise. Parmi eux, le journal comptable s’avère être un élément essentiel. Quel est le rôle de ce document ? Qui doit le tenir ? Que contient-il ? Comment le remplir ? Legalstart vous explique tout sur le journal comptable.

Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

Le journal comptable est un document essentiel pour tenir la comptabilité de son entreprise à jour.

Journal comptable : définition

Une entreprise doit établir un certain nombre de documents comptables. Dans la catégorie des livres comptables, on trouve deux grands types de documents : le grand livre comptable et le journal comptable (également appelé livre-journal).

Par définition, le journal comptable est un livre de comptabilité qui rassemble les informations concernant l’ensemble des flux financiers de l’entreprise, par ordre chronologique au cours de l’exercice donné. Ces opérations financières regroupent à la fois les entrées et les sorties d’argent. Il peut s’agir, par exemple, de l’achat de matériaux, de la vente de produits ou encore du paiement des salaires des employés.

Journal comptable : utilité

Si ce document est obligatoire, il s’avère aussi particulièrement utile pour l’entreprise. Il lui permet :

de suivre précisément ses flux financiers entrants et sortants ;
d’avoir un suivi de sa santé financière ;
de contrôler les écritures comptables ;
de servir de garantie de preuve ;
de procéder aux déclarations fiscales de l’entreprise.

Quels sont les différents types de journaux comptables ?

De manière générale, une entreprise utilise un journal comptable et des journaux auxiliaires, selon ses besoins en matière de comptabilité.

Le journal comptable

Aussi appelé communément livre-journal, ce document de comptabilité recense l’ensemble des flux de l’entreprise au jour le jour, dans un ordre chronologique. Il est possible de le remplir de deux façons différentes :

soit répertorier ces informations directement dans le journal comptable ;
soit tenir des journaux comptables auxiliaires, puis rassembler leurs informations dans le livre-journal.

Les journaux comptables auxiliaires :

Pour faciliter la lisibilité des écritures comptables, il est possible de tenir plusieurs journaux comptables, nommés journaux comptables auxiliaires. Ils répertorient chacun un flux financier spécifique. Il convient d’instaurer des journaux comptables utiles pour le bon fonctionnement de votre structure.

Les journaux comptables auxiliaires les plus répandus sont les suivants :

Le journal comptable des achats. Il répertorie exclusivement les achats de la société, qu’il s’agisse de matières premières, de marchandises ou de frais généraux (comme les frais de téléphone, les frais de loyer ou encore les frais de publicité). Il utilise le compte fournisseur (compte de classe 401), le compte de charges (comptes de classe 60, 31 et 62) et le compte de TVA déductible (compte de classe 4456).
Le journal comptable des ventes. Il comprend toutes les factures de vente. Trois comptes sont utilisés principalement au sein de ce journal. Il s’agit du compte client (compte de classe 411), du compte de produits (compte de classe 70) et du compte de la TVA collectée (compte de classe 4457).
Le journal de trésorerie. Ce dernier concentre l’ensemble des opérations liées aux mouvements de caisse (compte de classe 53) et aux mouvements de banques (compte de classe 512).
Le journal comptable des opérations diverses. Il recense les opérations non répertoriées dans les autres journaux (achat, vente et trésorerie). Il centralise les écritures de bilan, mais aussi le paiement des salaires des employés, la TVA ou encore les provisions.

Le grand livre comptable

Il ne fait pas partie à proprement parler des journaux comptables, mais il en est très proche puisqu’il est édité à partir des données du journal comptable principal. Il reprend donc les informations du journal comptable, mais il les présente cette fois-ci compte par compte, et toujours dans l’ordre chronologique.

Qui doit tenir un journal comptable ?

La tenue d’un journal comptable est obligatoire pour toute entreprise ou société commerciale. En revanche, les micro-entrepreneurs sont dispensés de cette obligation. Ils doivent cependant tenir un livre de recettes, voire un registre d’achat.

Que contient un journal comptable ?

Tout journal comptable doit respecter certaines formalités. Il doit obligatoirement figurer les informations suivantes :

la date de l’opération ;
le libellé de l’écriture comptable (la description de l’opération) ;
le compte bancaire affecté par l’opération ;
le montant de l’opération.

Comment faire un journal comptable ?

Afin de tenir un journal comptable, il est recommandé de :

définir le type de journal utile pour l’entreprise ;
choisir un support adapté ;
remplir le document en respectant les règles d’écriture comptable ;
noter toutes les mentions obligatoires ;
classer correctement les journaux.

Définir le type de journal dont vous avez besoin

Il convient en premier lieu de déterminer si votre entreprise peut se contenter d’un journal unique, ou si vous avez besoin d’établir plusieurs journaux auxiliaires. Pour mieux analyser et gérer les flux financiers de votre structure, vous pouvez ainsi constituer un journal des achats, un journal des ventes, un journal de trésorerie, ou encore un journal d’opérations diverses. Si vous utilisez plusieurs journaux auxiliaires, l’ensemble des informations notées doit également figurer dans le journal comptable principal.

Choisir le format de votre journal

La loi n’impose pas de format spécifique. De fait, vous avez la possibilité de constituer un journal comptable sous forme papier ou numérique. Toutefois, il convient de noter que les rayures et les blancs sont interdits. Le format dématérialisé s’avère donc être une option intéressante.

Respecter les règles en matière d’écriture comptable

La tenue d’un journal comptable répond à un certain formalisme. Ainsi, il est nécessaire de respecter les règles suivantes :

Le journal doit respecter le principe de la comptabilité en partie double.
Toutes les opérations doivent être enregistrées jour par jour.
Le journal ne doit comprendre ni blanc, ni rayures.
Les montants sont inscrits selon la devise utilisée dans le pays du siège social de l’entreprise.

Noter toutes les mentions obligatoires

Le journal doit contenir les mentions obligatoires que sont la date de l’opération, le libellé de l’écriture comptable, le compte bancaire affecté par l’opération, et le montant de l’opération.

FAQ

Quelle est la différence entre journal comptable et grand livre ?

Le journal comptable centralise les opérations financières dans un ordre chronologique. Quant à lui, le grand livre les classe compte par compte, et toujours dans un ordre chronologique. Il est édité à partir du livre journal.

Quels sont les trois documents comptables obligatoires ?

Les trois documents comptables principaux d’une entreprise sont le livre-journal (qui récapitule l’ensemble des opérations financières de la société), le grand livre et le livre d’inventaire (qui répertorie les éléments de l’actif et du passif). Ce dernier document n’est plus obligatoire depuis le 1^er janvier 2016, mais il demeure couramment utilisé, car il permet d’établir ensuite le bilan.

Un micro-entrepreneur doit-il tenir un journal comptable ?

Un micro-entrepreneur doit tenir un livre des recettes, voire un registre d’achat si son activité le requiert.

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