Quels sont les différents types d’inventaire ?
Il existe 4 types d’inventaires, qui ont chacun des avantages et des inconvénients pour l’entreprise :
- l’inventaire annuel consiste au comptage physique des stocks en fin d’exercice comptable. Très précis, puisqu’il donne un état des lieux exact au 31 décembre, il impose toutefois l’arrêt de l’activité pour ce jour et une charge de travail importante. Il peut également avoir un coût si vous devez recruter des intérimaires ou une entreprise spécialisée pour y procéder ;
- l’inventaire tournant est un comptage qui est réalisé tout au long de l’année, avec une fréquence différenciée selon le type de produits. Certains sont comptés tous les 3 mois, d’autres tous les mois, certains tous les ans. Il nécessite une mise en place importante, mais présente l’avantage de ne pas nécessiter d’arrêt de l’activité ni d’embauches temporaires ;
- l’inventaire permanent est réalisé tout au long de l’année grâce à un logiciel informatique qui comptabilise les entrées et sorties de stock en direct. Utile pour les entreprises avec beaucoup de stock, il nécessite un logiciel ERP dont le coût peut être important et la mise en place assez longue ;
- l’inventaire intermittent consiste à compter et à enregistrer en charges le stock au début de l’exercice comptable. En fin d’année, on comptabilise les marchandises vendues au crédit du compte de charges, on passe le stock en compte de stocks et on vérifie si un écart existe entre les deux. Rapide et simple pour les TPE ayant peu de rotation de marchandises, ce type d’inventaire permet d’identifier immédiatement les écarts de stock en évitant un inventaire physique complet, mais ne permet pas de suivre les stocks en cours d’année.
Comment faire un inventaire ?
Certains types d’inventaire se réalisent simplement par informatique grâce à un logiciel ERP. Mais comment mettre en œuvre un inventaire physique dans son entreprise de manière efficace ?
Il faut tout d’abord s’assurer de bien préparer son inventaire. La préparation nécessite une certaine méthodologie pour éviter les erreurs. Il va en effet falloir planifier le jour où l’activité doit être arrêtée et les stocks gelés pour démarrer l’inventaire. Vous devez également prévoir le nombre d’employés nécessaires en interne ou prévoir en amont un recrutement externe (en intérim le plus souvent). Il faut ensuite identifier les stocks à inventorier ainsi que les zones concernées pour les délimiter, puis affecter les employés à une zone précise.
Vient ensuite le moment de la réalisation de l’inventaire du stock. Pour ce faire, il vous faut choisir une méthode qui dépend généralement de la taille de votre entreprise :
- le comptage manuel consiste à imprimer l’état de vos stocks, puis à procéder stylo en main à une vérification produit par produit, directement dans les rayons et/ou la réserve. Procédez ensuite aux corrections dans votre logiciel ;
- le lecteur de code-barres permet de scanner et inventorier chaque produit. L’inventaire se réalise soit directement en caisse, mais impliquant de déplacer les produits, soit dans les rayons avec un lecteur branché à un ordinateur portable, soit avec un appareil d’inventaire portable doté d’une mémoire interne. Ce dernier récupère toutes les informations de stock dans un fichier, transférable ensuite dans votre système informatique.
Une fois l’inventaire réalisé, vous allez pouvoir pointer toutes les anomalies de stock. Cette différence entre stock estimé et stock réel s’appelle démarque.
Comment réduire la démarque suite à un inventaire ?
La démarque peut être connue, c’est-à-dire résultant d’anomalies dont vous avez déjà connaissance : le vol, la casse en magasin sont des anomalies généralement identifiées. La démarque peut aussi être inconnue. Dans ce cas, il peut être intéressant de trouver une méthode permettant d’identifier les anomalies de stock et de les réduire. En effet, celles-ci peuvent être dues à des vols dont votre entreprise n’a pas connaissance, mais également à des erreurs humaines : étiquetage, produit mal identifié, erreur de comptabilisation lors de la réception de marchandises…
Pour réduire la démarque constatée lors d’un inventaire, vous pouvez notamment :
- mettre en place un système de vidéo-surveillance pour prévenir ou identifier les vols ;
- embaucher des vigiles ;
- doter vos produits d’antivols ;
- identifier les erreurs fréquentes et ceux qui les commettent ;
- former et sensibiliser les employés de caisse ou du service logistique.
FAQ
Quels sont les documents d'inventaire comptable ?
Le livre d’inventaire est un document comptable détaillé qui reprend tous les éléments d’actif et de passif d’une entreprise. Utile aux commerçants pour réaliser un inventaire et établir le bilan comptable, il n’est cependant plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016.
Comment se présente une fiche d'inventaire ?
Une fiche d’inventaire se présente généralement sous forme de feuille dotée de plusieurs colonnes. Elle comprend souvent la référence de l’article, sa description, son unité de mesure, sa quantité, sa valeur individuelle et la valeur totale selon le stock comptabilisé.
Qui réalise un inventaire ?
L’inventaire est obligatoire pour les commerçants. Dans l’entreprise, il est souvent organisé par le service comptable. Selon le type d’inventaire, il est réalisé via un logiciel ERP ou par les employés de l’entreprise. Celle-ci peut aussi faire appel à des intérimaires ou à une entreprise extérieure spécialisée employant des inventoristes.
Principales sources législatives et réglementaires :
