Comment avoir une bonne gestion des stocks dans son entreprise ?

Les stocks représentent un coût pouvant être important pour l’entreprise, puisqu’ils correspondent à des immobilisations. Tant que les marchandises en stock ne sont pas vendues, elles représentent donc une charge, et ne sont qu’un chiffre d’affaires potentiel. S’il est essentiel d’avoir un stock suffisant pour satisfaire la demande, il faut également limiter le stock pour ne pas avoir trop d’immobilisation. La gestion des stocks repose donc sur cet équilibre. Pour parvenir à une bonne gestion des stocks, il est nécessaire d’adopter certaines bonnes pratiques. Explications.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks, par définition, consiste à déterminer d’une part, la quantité de produits idéale à commander, et d’autre part, le bon moment pour le faire. L’objectif de la gestion des stocks est de parvenir à un certain équilibre entre les coûts de stockage et la nécessité de répondre aux besoins des clients. 

Ainsi, la gestion des stocks est utilisée aussi bien pour la gestion des approvisionnements en matières premières, que pour la gestion des quantités à produire.

Pourquoi la gestion des stocks est importante ?

La gestion des stocks dans une entreprise commerciale représente un enjeu majeur. 

Le premier avantage de mettre en place une méthode de gestion des stocks est d’éviter le surstockage. En effet, une entreprise qui voit ses stocks fortement augmenter, voit par la même occasion ses charges augmenter. Ces charges comprennent non seulement les frais liés à l’achat des matières premières et les coûts de transformation le cas échéant, mais aussi les coûts de stockage. Des stocks trop importants peuvent exiger la construction ou la location de locaux supplémentaires, et l’embauche de main-d'œuvre supplémentaire.

Par ailleurs, d’un point de vue comptable et financier, le surstockage a des conséquences importantes puisqu’il a tendance à faire augmenter le besoin en fonds de roulement (BFR), ce qui peut occasionner des tensions de trésorerie. Pour les résoudre, l’entreprise risque de devoir solliciter des financements à court terme (découvert, augmentation du plafond) ce qui va augmenter les frais financiers (intérêts, agios, etc), et réduire les possibilités de financement de l’entreprise si elle a besoin de financer des investissements. 

D’autre part, un surstockage peut représenter un risque pour l’entreprise si elle ne parvient pas à écouler toutes les quantités dont elles disposent. Le dirigeant peut alors décider de proposer des opérations commerciales pour réduire ou liquider le stock, mais l’opération sera moins rentable que si l’entreprise avait pu vendre au prix prévu. 

Enfin, en fonction des produits stockés, l’entreprise s’expose à risque d’obsolescence puisque certains produits ont une date de consommation limitée. C’est par exemple le cas des denrées alimentaires. 

Toutefois, si le risque de surstockage est dangereux pour l’entreprise, le risque de sous-stockage l’est tout autant. En effet, si l’entreprise ne dispose pas de stocks suffisants pour répondre à la demande, cela peut conduire à un allongement des délais de livraison. Or, les clients au regard des délais annoncés peuvent se tourner vers un concurrent. Cela peut également générer une forte insatisfaction et donc des litiges clients qui peuvent nuire à la réputation de l’entreprise. En outre, le manque de stock peut conduire à une rupture de stock qui peut avoir des effets désastreux surtout si l’entreprise a besoin de beaucoup de temps pour produire. La relance de la chaîne de production pour rééquilibrer les stocks et satisfaire la demande risque alors de désorganiser la chaîne de production et générer des coûts supplémentaires comme des heures supplémentaires.

Quelles méthodes pour la gestion des stocks d’une entreprise ?

Il existe différentes méthodes de gestion des stocks. Le choix de l’une plutôt que l’autre va dépendre de chaque entreprise, en fonction de son organisation, de la place dont elle dispose pour stocker les marchandises, de sa politique de gestion de la trésorerie et de la demande. 

Néanmoins, toutes les méthodes de gestion des stocks ont pour objectif d’optimiser la rotation des stocks. C’est pourquoi, elles prennent en compte deux éléments essentiels, à savoir la date de commande et la quantité. 

Voici un tableau récapitulatif des différentes méthodes de gestion des stocks et des approvisionnements : 

Quels sont les outils de gestion des stocks ?

Pour faciliter la gestion des stocks, vous pouvez utiliser un tableau de gestion des stocks sur Excel. Cet outil a le mérite d’être gratuit et connu d’un grand nombre de personnes. Toutefois, pour qu’il puisse être efficace pour la gestion des stocks, il faut une certaine maîtrise de l’outil, notamment pour créer des formules de calcul. De plus, la gestion des stocks sur Excel nécessite un suivi manuel qui peut être chronophage et éventuellement source d’erreur. 

C’est pourquoi, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de gestion des stocks ou une application de gestion des stocks. Cette solution est certes plus coûteuse, mais elle permet d’avoir une gestion des stocks fiable et optimisée. Ce type d’outil de gestion des stocks est particulièrement adapté pour les entreprises gérant un grand volume de stock.

Comment optimiser la gestion des stocks ?

En complément de la méthode de gestion des stocks choisie et de l’outil de gestion des stocks retenu, certaines bonnes pratiques peuvent vous aider à optimiser la gestion de vos stocks. En voici quelques-unes :

• organiser l’espace de stockage. Cela passe notamment par le rayonnage et une méthode de rangement claire et comprise de tous. Cela permet d’augmenter la productivité lors de la réception des marchandises et du traitement des commandes. De plus, vous pouvez facilement voir, ce qu’il manque ;
• avoir un système d'étiquetage standardisé. Cela comprend la signalétique au sein de l’entrepôt de stockage, mais aussi l'étiquetage des rayons et éventuellement des marchandises. Il est alors très facile de trouver un produit stocké. L’inventaire est également facilité ;
• recourir au cycle counting, c’est-à-dire réaliser un inventaire régulier du stock réparti en catégorie. Ainsi, vous savez exactement ce que contient le stock de telle ou telle catégorie de produits et vous pouvez adapter vos commandes en fonction. Cela vous permet également de vérifier que vos stocks sont exacts sans attendre l’inventaire annuel ;
• former et limiter les personnes ayant accès aux stocks. Pour s’assurer que toutes les bonnes pratiques mises en place pour gérer efficacement les stocks soient bien appliquées, il est nécessaire de former les collaborateurs et de faire des points réguliers. Il convient également d’éviter de donner accès aux stocks à des personnes qui ne maîtrisent pas les règles de rangement.

FAQ

Quels sont les différents types de stocks ?

Généralement, une entreprise compte trois grands types de stocks :

• les matières premières, c’est-à-dire les matériaux bruts qu’elle acquiert pour réaliser sa production ;
• les produits semi-finis qui correspondent aux produits en cours de production. Par exemple, différentes pièces d’un produit sont stockées dans l’attente de leur assemblage ;
• les produits finis qui sont donc les produits prêts à être vendus.

Quels sont les indicateurs de la gestion de stock ?

Le principal indicateur de la gestion des stocks est le taux de rotation. La formule de calcul est la suivante :

Plus le taux de rotation est important, plus l’entreprise écoule rapidement ses stocks.

Comment contrôler la gestion des stocks en comptabilité ?

La gestion des stocks n’est pas qu’une préoccupation logistique. C’est également une question importante en comptabilité. Il est possible de contrôler la gestion des stocks en comptabilité de différentes manières :

• effectuer un rapprochement des états de stocks avec les comparer avec les informations présentes dans le logiciel de gestion des stocks ;
• vérifier la cohérence des méthodes de valorisation des stocks ;
• participer à l’inventaire.