Frais généraux en entreprise : que doit-on retenir ?

En comptabilité, les frais généraux correspondent aux dépenses qui permettent de garantir le fonctionnement d’une entreprise. Le calcul de ces charges est indispensable pour fixer le prix de ses produits et s’assurer que l’entreprise est rentable. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur ces frais.

Qu’est-ce que les frais généraux ?

Frais généraux : définition

Les frais généraux sont, par définition, les coûts de fonctionnement d’une entreprise. L'objectif de ces dépenses est de garantir la bonne marche de l’entreprise et de lui permettre de générer des revenus. Ce budget s’oppose ainsi aux immobilisations. 

Les frais généraux excluent les charges sociales, les salaires, l’achat de matières premières ou de matériaux. La liste de frais généraux inclut diverses charges telles que le loyer, les frais postaux ou les assurances.

Les différents types de frais généraux

Il existe 3 catégories de frais généraux :

• frais fixes (coûts de structure) ;
• frais variables ;
• frais semi-variables (ou semi-fixes). 

Les frais fixes sont les coûts générés par la structure de l’entreprise en elle-même. Ce sont des frais stables qui ne varient pas en fonction des revenus de l’entreprise ou de son activité. Par exemple, le loyer, les assurances ou le coût d’un expert-comptable sont des frais fixes. 

Les frais variables changent en fonction de l’activité entreprise. Ils sont donc liés au chiffre d'affaires et à la production. Il s’agit, par exemple, de la sous-traitance ou de la consommation d'énergie. 

Les frais semi-variables sont des dépenses mixtes avec une partie fixe et une partie variable. Cette dernière évolue en fonction de l'activité entreprise. Elle inclut les factures d’énergie, où l'abonnement est fixe et la consommation variable.

Quels sont les frais généraux d’une entreprise ?

Voici la liste des frais généraux en comptabilité : 

• le loyer et les charges locatives qui dépendent du bail pour des bureaux ou un local commercial ;
• la consommation d'énergie qui représente généralement une part importante du budget entreprise.
• les frais d’assurances comme responsabilité civile professionnelle, assurances automobile ou cybersécurité. Ils varient selon la nature de l'entreprise. Par exemple, dans le secteur du BTP, il existe une garantie décennale obligatoire ;
• les frais d'entretien et de réparation tels que le nettoyage des locaux et l’entretien du matériel de l’entreprise pour garantir leur fonctionnement. Par exemple, la réparation des voitures de fonction ou la maintenance informatique ;
• les frais de communication et marketing. Il peut s’agir des dépenses ponctuelles (création de charte graphique ou location d’un stand sur un salon) ou récurrentes (community management) ;
• les frais bancaires de compte professionnel avec les frais de tenue de compte, les frais de commission ou de retrait par carte bancaire ;
• les frais de déplacement qui sont issus des notes de frais des employés pour leurs déplacements professionnels. Il s’agit de charges déductibles comme les frais kilométriques, d'hébergement ou de restauration ;
• l’achat de petit matériel dont le montant ne dépasse pas 500 euros HT. Par exemple, les fournitures de bureau, le matériel informatique, les tenues de travail ;
• les frais comptables et juridiques tels que le coût d’un expert-comptable varie en fonction des missions effectuées. Le recours à un cabinet juridique est requis pour certains documents comme la rédaction des statuts d'entreprise ;
• la sous-traitance qui est le recours à un prestataire externe à l’entreprise. L’intérim qui est l’emploi d’un salarié recruté de manière temporaire pour faire face à une hausse d’activité.

Pourquoi calculer les frais généraux ?

Le calcul des frais généraux permet de déterminer le prix des produits et des services tout en assurant la rentabilité entreprise. Il est indispensable pour calculer le budget prévisionnel. Ce document financier regroupe les dépenses et les recettes de l’entreprise. Il permet d'anticiper et de suivre sa santé financière et de savoir comment gérer et optimiser ses frais généraux. 

Les charges doivent être justifiées dans le cadre de l'activité de l’entreprise, car elles diminuent le bénéfice de l'exercice. Pour l’enregistrement comptable des frais, conservez des justificatifs. De plus, certaines entreprises sont tenues de fournir un relevé de frais généraux à l'administration fiscale.

Est-ce obligatoire de faire un relevé de frais généraux ?

Le relevé de frais généraux est un document qui permet de déclarer à l'administration fiscale les dépenses qui sont à déduire du résultat imposable. Il est fourni lors de la déclaration annuelle de résultats quand les frais généraux dépassent un seuil précis. 

Ce document est obligatoire pour les entreprises qui doivent déclarer leurs frais généraux.

Qui est concerné par la déclaration des frais généraux ?

Les sociétés concernées par la déclaration des frais généraux sont :

• les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu dans la catégorie BIC, d'après leur bénéfice réel comme SNC, parfois les SARL et les SA et SAS de moins de 5 ans ;
• les sociétés soumises à l'impôt sur les sociétés : SARL, SA, SAS, etc. 

Le relevé de frais généraux est obligatoire uniquement quand les dépenses dépassent ces seuils :

• pour les entreprises de plus de 200 salariés dont la rémunération des 10 personnes les mieux rémunérées dépasse un plafond de 300.000 € ;
• pour les entreprises de moins de 200 salariés dont la rémunération des 10 personnes les mieux rémunérées dépasse le seuil de 150.000 € ;
• lorsque la rémunération pour l’une de ces personnes de manière individuelle dépasse 50.000 €. 

Pour ces mêmes personnes :

• frais de voyage et de déplacement jusqu’à 30.000 € ;
• dépenses et charges relatives aux véhicules ou autres biens mis à disposition jusqu’à 15.000 € ;
• dépenses et charges pour des immeubles non affectés à l’exploitation et mis à leur disposition jusqu’à 30.000 €. 

Ainsi que :

• les cadeaux de toute nature jusqu’à 3.000 € ;
• les frais de réception et de spectacle dont le seuil dépasse 6.100 euros.

Si une première infraction est commise dans l’année en cours ou les 3 ans précédents, l'amende n'est pas applicable en cas de réparation.

Comment comptabiliser les frais généraux ?

L’enregistrement des frais généraux se fait sur les comptes de classe 6 du plan de comptabilité générale :

• débit des comptes de charges correspondants ;
• débit de compte de TVA déductible si c’est nécessaire ;
• crédit du compte 401 « fournisseurs ».

Comment optimiser les frais généraux de son entreprise ?

Pour optimiser les frais généraux :

• faites jouer la concurrence et demandez différents devis aux fournisseurs et sous-traitants ;
• bénéficiez de tarif plus avantageux en faisant preuve de fidélité ou en réalisant des commandes en quantité à vos fournisseurs ;
• négociez vos contrats d’assurance ou vos prêts bancaires à l'aide d’un courtier ;
• mutualisez les achats ;
• responsabilisez vos salariés pour réduire certaines dépenses, comme les dépenses énergétiques ;
• rationalisez les dépenses en fonction des besoins réels de l’entreprise ;
• automatisez certaines tâches qui réclament du temps et des ressources ;
• améliorez les processus ou formez les employés. 

FAQ

Quand la 2067 est-elle obligatoire ?

La déclaration 2067 doit être remplie lorsque les frais généraux des entreprises concernées dépassent les seuils indiqués pour les différents types de frais.

Quels sont les frais généraux d'un restaurant ?

Les principaux frais généraux d’un restaurant sont :

• la location du local commercial ;
• les charges locatives ;
• la consommation d’énergie ;
• les primes d’assurance ;
• l’achat et l’entretien de petit matériel ;
• les fournitures administratives ;
• les frais comptables ou juridiques.

Quel compte pour les frais généraux ?

La saisie comptable des frais généraux est à effectuer sur les comptes de classe 6 du plan de la comptabilité générale dans le journal des achats :

• débit des comptes et charges correspondants ;
• débit du compte TVA déductible, le cas échéant ;
• crédit du compte 401, “Fournisseurs”.  

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles 4J à 4L, annexe IV - Code Général des impôts.