Fonds de caisse : comment le constituer et le gérer ?

Le fonds de caisse est indispensable à la gestion d’un commerce. Il permet d’assurer les transactions en liquide quotidiennes. Il peut également être mis en place en entreprise pour les dépenses courantes ou pour faire face aux imprévus. 

Quel est l'intérêt de se constituer un fonds de caisse ? Comment procéder ? Quelles sont les bonnes pratiques pour le gérer sereinement ? Dans cet article, Legalstart répond à toutes vos questions sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un fonds de caisse ?

Le fonds de caisse, par définition, désigne l’argent liquide qui est présent dans la caisse physique d’un magasin ou d’une entreprise. Il s’agit de la somme qui est dans la caisse-enregistreuse au départ de la journée sous forme de monnaies et de billets. 

Elle est destinée à faire face aux transactions quotidiennes. Elle permet notamment de rendre la monnaie aux clients dans les secteurs de la restauration et du commerce.

Pourquoi avoir un fonds de caisse ?

Le rôle principal de la monnaie pour fonds de caisse dans le commerce est de permettre les transactions en liquide. De nombreux clients ne sont pas en mesure de faire l’appoint lors d’un achat. Il faut donc avoir de l’argent afin de leur rendre la monnaie. 

Le fond de caisse est également essentiel afin de gérer les flux en liquide entrants et sortants :

• Il permet d’avoir à disposition les liquidités nécessaires pour rendre la monnaie aux clients lors de l'encaissement d'espèces.
• Il sert à faire face à différentes dépenses ou aux achats de l’entreprise au quotidien.
• Il est utile pour contrôler les erreurs dans les transactions effectuées au cours de la journée. 

Dans un commerce, le fonds de caisse est placé dans la caisse-enregistreuse. Toutefois, la constitution d’un fonds de caisse en entreprise peut aussi servir à faire face aux dépenses imprévues. L’argent liquide est alors plus souvent conservé dans un coffre-fort. 

Un fond de caisse peut être aussi établi à l’occasion d’une manifestation par une association.

Comment se constituer un fonds de caisse ?

Pour se constituer le fonds de caisse idéal, il faut d’abord évaluer ses besoins. Le montant initial pour une journée d’activité commerciale doit tenir compte :

• des besoins en rendu de monnaie ;
• des dépenses prévues ;
• des prévisions de vente.

Ainsi, l'argent présent dans la caisse peut provenir de plusieurs sources :

• un retrait d’espèces effectué à partir d'un compte bancaire de l’entreprise ;
• les paiements réalisés en liquide par les clients. 

Une entreprise qui souhaite se créer un fonds de caisse en cas d’imprévus peut :

• Établir un plan d’épargne : des objectifs mensuels et trimestriels définissent la somme qui va alimenter le fond de caisse.
• Accroître ou diversifier ses revenus : une partie des nouveaux revenus générés sera alors attribuée à ce projet.
• Faire appel à un financement externe : subventions, prêts bancaires, financement participatif ou investisseurs.

Comment gérer son fonds de caisse ?

Avoir un livret de caisse

Ce document est indispensable pour toutes les entreprises qui ont un commerce de détail. Son rôle est de justifier les paiements en espèces et de la provenance des revenus. Dans le livret de caisse, vous notez dans les colonnes correspondantes :

• le solde d’ouverture de la caisse ;
• la date de la transaction en liquide ;
• les dépenses ;
• les entrées de trésorerie ;
• le solde à la fin de la journée.

Utiliser un logiciel de caisse

L’utilisation d’un logiciel de caisse facilite la tenue de votre fonds de caisse. Ce système informatique permet de faire une saisie à chacune des ventes enregistrées et de mémoriser les opérations effectuées.

Le logiciel de caisse permet :

• la saisie de la vente ;
• le calcul du montant total à payer ;
• la gestion des modes de règlement ;
• l’impression du ticket de caisse et l'édition de factures.

Contrôler et vérifier sa caisse

Le contrôle et la vérification de la caisse sont importants pour identifier d’éventuelles erreurs et en trouver la cause. Aussi, est-il conseillé d'effectuer un rapprochement entre le solde réel et le solde calculé régulièrement. Cela consiste à comparer le montant en caisse comptée à l’ouverture du magasin et à la somme mentionnée sur le livret ou le logiciel de caisse.

Les différences mineures entre les deux soldes sont fréquentes. Cependant, en cas d’écarts importants, il est nécessaire d’enquêter pour identifier l’origine du problème et y remédier.

Comment comptabiliser un fonds de caisse ?

La création d’un fonds de caisse est comptabilisée au compte 53 dans le cadre d’une trésorerie classique ou d’engagement. Il faut préalablement débiter le compte 58 “Virements externes”. 

Néanmoins, dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie, les recettes et les dépenses sont les seules opérations comptabilisées. Le fonds de caisse ne représente alors qu’un transfert entre votre banque et une caisse physique.

FAQ

Quel montant laisser en fonds de caisse ?

Le montant à laisser en fonds de caisse est variable selon la taille de l’entreprise, ses besoins de liquidités, son activité ainsi que les ventes prévues.

Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse est obligatoire depuis le 1er janvier 2028 pour les entreprises assujetties à la TVA. En outre, le matériel informatique utilisé doit obligatoirement être sécurisé et certifié. Vous devez obtenir auprès du fournisseur la certification NF525 pour être en conformité avec la loi.

Est-ce obligatoire de donner un ticket de caisse ?

Il est désormais interdit aux professionnels de procéder à l’impression systématique des tickets de caisse sauf exception. Ainsi, l’impression du ticket de caisse n’est pas obligatoire, mais peut être effectuée à la demande du client. 

Principales sources législatives et réglementaires

• article 105 - Loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018
• article 286 - Code général des impôts