Quelle est la différence entre le FEC et le grand livre ?
La différence entre le fichier des écritures comptables (FEC) et le grand livre réside principalement dans leur utilisation et dans leur format dans la comptabilité d'une entreprise :
- le FEC est un fichier numérique spécifiquement conçu pour répondre aux exigences fiscales, contenant toutes les écritures comptables d'un exercice dans un format structuré et détaillé ;
- le grand livre, lui, est un document comptable traditionnel qui regroupe l'ensemble des comptes d'une entreprise. Il présente les soldes et les mouvements de chaque compte, servant de référence pour l'élaboration des états financiers.
Le grand livre est donc plus orienté vers la gestion interne et le suivi comptable global de l'entreprise, tandis que le FEC est un outil spécifique destiné à la conformité fiscale.
Est-ce obligatoire de tenir un FEC ?
Le FEC est obligatoire en cas de contrôle fiscal. Dès le début des opérations, une copie des fichiers des écritures comptables des années contrôlées doit être transmise à l’administration dans un délai maximal de 15 jours.
De plus, il doit être accompagné d’un fichier descriptif qui précise :
- les spécificités techniques ;
- et les détails de la façon dont les données ont été renseignées dans le FEC.
Qui doit tenir le FEC ?
Les entreprises qui établissent leurs comptes de façon dématérialisée, c’est-à-dire en utilisant un ordinateur, doivent constituer un FEC et le transmettre à l’administration en cas de contrôle fiscal.
Cela concerne toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC (bénéfices industriels et commerciaux), des BNC (bénéfices non commerciaux) et des BA (bénéfices agricoles).
Les entreprises qui sont dispensées de la comptabilité du FEC sont les auto-entreprises relevant du régime micro BIC ou micro BNC, et les SCI (Société civile immobilière)..
Que contient le FEC ?
Pour constituer votre FEC, vous devez utiliser un logiciel de comptabilité et vous assurer du respect de certaines formalités.
Le fichier des écritures comptables rassemble toutes les informations contenues dans le journal comptable de l’exercice en cours.
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Obligations du fichier FEC
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Précisions
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Code et libellé du journal comptable
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Il faut traiter dans le FEC la totalité des informations contenues dans le journal comptable de votre société.
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Numéro, libellé et date de validation de l’écriture comptable
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Une écriture comptable est l’enregistrement d’un flux dans un journal comptable. Par exemple : si vous notez un achat dans un journal comptable, il s’agit d’une écriture comptable.
Le libellé correspond à la description du flux. Par exemple : achat d’un certain produit.
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Lettrage de l’écriture comptable et date de lettrage
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Facultatif. Le lettrage consiste à faire un lien entre un montant au débit et un montant au crédit. Par exemple : vous pouvez faire correspondre une facture (crédit) à son paiement (débit).
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Date et référence de la pièce justificative correspondante
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À chaque écriture comptable doit correspondre une pièce justificative (facture, bon de commande, …).
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Numéro et libellé du compte de l’entreprise
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Il s’agit ici du compte bancaire principal utilisé par l’entreprise.
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Numéro et libellé du compte auxiliaire
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Seulement si un autre compte que le compte principal est utilisé.
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Montants au débit et au crédit
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Une écriture comptable doit indiquer deux informations : le débit et le crédit.
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Montant et identifiant de la devise utilisée
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Facultatif
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