Exercice comptable : que devez-vous savoir ?

L'exercice comptable est une unité de mesure définie pour la tenue régulière de documents comptables dans l’entreprise. Son objectif principal est de faire état de la santé financière de l’entreprise, c’est-à-dire de vérifier si cette dernière gagne ou perd de l’argent.

Qu’est-ce qu’un exercice comptable ? Quelle est la durée exacte d’un exercice en comptabilité ? Comment choisir la date de clôture de son exercice comptable ? Que se passe-t-il à la clôture comptable ? Legalstart vous explique tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.

Qu’est-ce qu’un exercice comptable ?

L’exercice comptable, par définition, est le laps de temps pendant lequel tous les flux financiers de l’entreprise, c’est-à-dire ses entrées et ses sorties d’argent, sont enregistrés pour former sa comptabilité. Ce laps de temps dure généralement une année. L’exercice comptable est donc l’unité de mesure des comptes d’une entreprise.

En général, l’exercice comptable suit le cours d’une année civile. Il commence donc le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Pour autant, un exercice comptable peut très bien s’ouvrir le 1er février et se clôturer le 31 janvier.

Quelle est la durée d’un exercice comptable ?

L’exercice comptable est fixé dans les statuts de l’entreprise. Cependant, des règles différentes s’appliquent selon qu’il s’agit du premier exercice comptable ou des suivants.

Durée d’un exercice comptable par principe

À part le premier exercice comptable, tous les exercices d’une entreprise s’enchaînent en ayant tous la même durée.

Pour des raisons pratiques, l’exercice comptable s’étend souvent du 1er janvier au 31 décembre de chaque année, même si cela n’est pas obligatoire. 

Exceptions : la durée du premier et du dernier exercice comptable

Il est possible de créer son entreprise à n’importe quel moment de l’année. La durée du premier exercice peut donc ne pas correspondre à une année complète. C’est pour cette raison qu’il y a quelques règles à respecter concernant la détermination du premier exercice comptable dans les statuts de l’entreprise :

• La date de début du premier exercice comptable est la date de création de l’entreprise, c’est-à-dire la date de son immatriculation.
• Il n'y a pas de durée minimum pour le premier exercice comptable. Par exemple, ce dernier peut durer quelques jours, quelques semaines ou plus d’un an.
• En revanche, la date du 31 décembre ne peut pas être dépassée deux fois.

Une autre exception existe pour le dernier exercice comptable. Lorsqu'une entreprise est dissoute, le dernier exercice comptable se termine nécessairement à la date de cessation d'activité, ce qui implique qu'il aura une durée inférieure à 12 mois.

Si votre entreprise ferme un 15 juin au bout de 5 ans, le dernier exercice aura duré du 01 janvier au 15 juin.

Peut-on modifier la durée de l’exercice comptable ?

Oui, il est possible de modifier la durée de l’exercice comptable. Néanmoins, comme les dates de l’exercice comptable sont inscrites dans les statuts, leur modification implique la réalisation d’une modification statutaire. Il faut alors réunir tous les associés en assemblée générale extraordinaire.

Comment choisir la date de clôture de son exercice comptable ?

Le choix de la date de clôture de l'exercice comptable est essentiellement libre. Une entreprise peut sélectionner n'importe quel moment de l'année pour clore les comptes de son entreprise. Cependant, l'exercice doit obligatoirement durer 12 mois (sauf pour la première et la dernière année).

Les dates de clôture les plus couramment choisies sont le 31 décembre, en synchronisation avec l'année civile, ou la fin d'un trimestre civil tel que le 31 mars, le 30 juin ou le 30 septembre, pour des raisons de simplicité.

Ainsi, bien que de nombreuses entreprises préfèrent clôturer leurs comptes à la fin de l'année civile, ce n'est pas une obligation. Pour certaines activités, il peut être plus opportun de choisir une date de clôture en cours d'année. Par exemple, si une entreprise réalise une grande partie de son activité en fin d'année, il peut être judicieux de clôturer l'exercice après le 31 décembre, comme le 31 janvier, pour disposer de plus de temps. De même, si l'activité est saisonnière et qu'il existe un mois calme, il peut être avantageux de choisir ce moment pour préparer les comptes annuels.

Dans le cas des groupes de sociétés, la date de clôture de l'exercice comptable doit être choisie en tenant compte de certaines considérations. Par exemple, pour les sociétés en intégration fiscale, la société intégrée fiscalement doit clôturer ses comptes à la même date que la société intégrante. De même, si des comptes consolidés doivent être produits, il est préférable de clôturer l'ensemble des sociétés consolidées à la même date.

Que se passe-t-il à la clôture de l’exercice comptable ?

À la clôture de l'exercice comptable, plusieurs étapes importantes se déroulent :

• faire les comptes annuels ;
• payer les impôts de la société ;
• voter l’approbation des comptes par l’Assemblée générale ;
• et distribuer les dividendes.

Faire les comptes annuels

Les comptes annuels, comprenant le bilan, le compte de résultat et l'annexe, sont établis pour résumer la situation financière de l'entreprise. Ces documents sont cruciaux pour évaluer la performance et la santé financière de l'entreprise au cours de l'exercice.

Payer les impôts

À la fin de l'exercice comptable, l'entreprise doit calculer et payer ses impôts sur les bénéfices réalisés. Ces impôts sont généralement basés sur les bénéfices nets déclarés dans le compte de résultat de l'exercice.

Convoquer une Assemblée générale pour voter l’approbation des comptes

Une fois les comptes annuels établis, une assemblée générale (AG) des actionnaires ou des associés est convoquée pour voter sur l'approbation des comptes. L'approbation des comptes implique l'approbation du bilan, du compte de résultat et de l'annexe, ainsi que la décision de distribuer des dividendes, le cas échéant.

Cette AG est une étape légale nécessaire dans le processus de clôture de l'exercice comptable.

Distribuer les dividendes (le cas échéant)

Si l'entreprise réalise des bénéfices et que ses statuts le permettent, l'assemblée générale peut décider de distribuer des dividendes aux actionnaires ou aux associés. Cette décision est prise lors de l'AG où les comptes annuels sont approuvés.

La distribution de dividendes constitue une répartition des bénéfices entre les détenteurs de parts de l'entreprise.

FAQ

Faut-il mentionner les informations relatives à l’exercice comptable dans les statuts de la société ?

Oui, il est généralement recommandé de préciser dans les statuts de la société la durée de l'exercice comptable et la date de clôture.

Quels sont les documents à éditer à la clôture de l’exercice comptable ?

Les principaux documents à éditer à la clôture de l'exercice comptable sont le bilan comptable, le compte de résultat, l'annexe comptable ainsi que les rapports de gestion et les documents relatifs à la convocation de l'assemblée générale pour l'approbation des comptes.

Quand commence le premier exercice social ?

Le premier exercice social commence généralement à la date de création de la société et se termine à la date de clôture de l'exercice comptable choisie par les fondateurs lors de la rédaction des statuts. Ce premier exercice ne peut pas dépasser 24 mois maximum. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L123-12 - Code de commerce ;
• article R123-53 - Code de commerce.