Documents comptables dématérialisés : ce qu’il faut savoir

Vous êtes entrepreneur et vous pensez passer aux documents comptables dématérialisés ? Sachez que cela peut vous être utile sur plusieurs aspects. De plus, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de comptabilité tel que Comptastart pour vous faciliter votre quotidien.

Mais d’abord, que faut-il comprendre par “document comptable dématérialisé” ? Et pourquoi et comment effectuer cette dématérialisation ? On fait le tour de ces questions.

Document comptable dématérialisé : de quoi s’agit-il ?

Un document comptable est dit dématérialisé lorsqu’il a été numérisé ou conçu par voie électronique. Autrement dit, il peut s’agir d’une facture électronique, de comptes annuels numérisés, d’un journal comptable électronique, etc.

Ainsi, lorsque l’on parle de dématérialisation de la comptabilité ou de dématérialisation des documents comptables, il est fait référence au processus qui consiste à remplacer le support matériel (c’est-à-dire, le support papier) par un support numérique. Mais la notion de dématérialisation ne s’arrête pas à cet aspect de numérisation du support. Il s’agit davantage d’un procédé d’ensemble dans une entreprise, qui a pour but de numériser tous les aspects de la comptabilité.

En somme, ce n’est pas le fait de simplement scanner des factures, mais d’établir des factures numériquement, les envoyer par voie électronique, les gérer grâce à un logiciel dédié, le stocker sur un support informatique, etc.

Pourquoi passer aux documents comptables dématérialisés ?

La dématérialisation de vos documents comptables peut présenter de nombreux avantages pour vous en tant qu’entrepreneur.

• En effet, la numérisation des documents comptables permet tout d’abord de réduire les volumes des cartons remplis de documents papiers qui ont tendance à encombrer vos locaux. Tous vos documents électroniques se trouveront sur votre disque dur ou sur une base de stockage en ligne.

En pratique : la solution de stockage en ligne est préférable puisqu’elle évite tout risque de perdre tous vos documents en cas détérioration de votre disque dur en raison d’un incendie, d’une inondation ou d’un cambriolage par exemple.

• En outre, cela peut rendre la recherche et l’accès à vos documents plus facile. Avec la dématérialisation, vous n’aurez plus besoin de vous souvenir dans quel carton vous avez archivé tel ou tel document par exemple. Il suffit de lancer une recherche sur votre ordinateur avec des mots-clés (la date, le numéro d’une facture, le nom du prestataire, etc.) pour retrouver le document dont vous avez besoin en quelques secondes.
• De la même manière, cela permet une organisation simplifiée de vos documents : vous pouvez les ranger dans des dossiers ou les changer de dossier en quelques clics. Cela évite aussi de perdre un document en particulier.
• Un autre avantage à la dématérialisation des pièces comptables est qu’elle engendre une réduction des coûts. Effectivement, le coût en terme de gestion administrative des factures papiers est environ dix fois plus élevé que pour une facture électronique par exemple.
• On peut également noter que de manière générale, la facture électronique est un bon moyen pour réduire les impayés. La dématérialisation favorise alors une sécurisation des relations commerciales en ce sens qu’elle permet un meilleur suivi du traitement des opérations notamment.

Enfin, même si vous demeurez sceptique vis-à-vis des documents comptables dématérialisés, sachez que vous ne pourrez pas y échapper longtemps. En effet, la facture électronique deviendra obligatoire dès 2023. Mais rassurez-vous : vous devrez accepter les factures sous forme électronique dès 2023 mais vous avez jusqu’à 2025 avant de devoir émettre de telles factures si vous êtes une TPE ou une PME.

À noter : veillez en revanche à ne pas oublier de traiter vos mails contenant des factures afin d’éviter qu’elles ne se perdent dans la masse de mails de votre boîte de réception. Vous pouvez par exemple appliquer un filtre dédié dans votre boite mail, pour être sûr de ne pas passer à côté de ces documents comptables !

Comment dématérialiser ses documents comptables ?

Pour commencer à dématérialiser ses documents comptables, la première étape est bien évidemment de les numériser. Concrètement, cela veut dire qu’il faut scanner vos anciens documents comptables et commencer à éditer et à accepter des documents comptables dématérialisés.

Mais comme vu précédemment, cela ne suffit pas. Pour une dématérialisation complète de la comptabilité de votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion comptable. Ce type de logiciel permet une gestion simplifiée de vos devis, factures et notes de frais ainsi que plusieurs autres fonctions propres à la comptabilité en ligne.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion électronique de documents (GED) dédié à l’archivage et à la gestion des documents dématérialisés.

Pour davantage d'information, n'hésitez pas à consulter notre fiche sur la gestion des dépenses d'entreprise.