Dématérialisation des factures : comment s'adapter à l'obligation ?

Il peut arriver que vous ayez débuté votre activité avec une facturation papier. Aujourd'hui votre activité à pris en importance et vous vous demandez comment faire vos factures avec plus de fiabilité ? 

La dématérialisation des factures est un enjeu majeur pour les entreprises françaises. L'obligation de facturation électronique se généralise progressivement, et il est essentiel de se préparer à cette transition pour éviter les sanctions et optimiser sa gestion comptable. Legalstart vous propose un guide complet sur la dématérialisation des factures : définition, avantages, obligations, solutions techniques et sanctions.

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à remplacer les factures papier par des factures électroniques. Une facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue sous forme électronique. Elle doit respecter certaines conditions pour être considérée comme une facture légale et doit notamment garantir l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité.

Quel est l'intérêt de la dématérialisation des factures ?

La facturation électronique s'inscrit dans une démarche de modernisation des entreprises et de simplification des échanges commerciaux. La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Réduction des coûts : l'élimination des factures papier permet de réaliser des économies sur les coûts d'impression, d'affranchissement et de traitement des factures.
• Gain de temps : la facturation électronique permet d'automatiser certaines tâches, comme la saisie des données et l'envoi des factures, ce qui libère du temps pour les équipes comptables.
• Sécurité accrue : les factures électroniques sont moins susceptibles d'être perdues, volées ou falsifiées que les factures papier.
• Respect de l'environnement : la dématérialisation des factures contribue à la réduction de la consommation de papier et à la protection de l'environnement.
• Amélioration des relations clients : la facturation électronique permet d'offrir un service plus rapide et plus efficace aux clients.
• Conformité légale : la dématérialisation des factures permet aux entreprises de se conformer aux obligations légales en matière de facturation électronique.

La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?

La facturation électronique est en cours de généralisation à l'ensemble des entreprises. À partir du 1er juillet 2024, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour les grandes entreprises, puis progressivement pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les petites et moyennes entreprises (PME).

La facturation électronique sera progressivement généralisée à toutes les entreprises, selon le calendrier suivant :

• 1er juillet 2024 : obligation pour les grandes entreprises.
• 1er janvier 2026 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• 1er janvier 2028 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME).

Quelles sont les opérations concernées par la dématérialisation des factures obligatoire en 2026 ?

La dématérialisation des factures est une obligation en 2024, mise en place progressivement. À partir de 2026, la facturation électronique ne se limitera plus aux transactions avec le secteur public. Elle sera généralisée à l'ensemble des transactions entre entreprises assujetties à la TVA, qu'elles soient établies en France ou à l'étranger.

Concrètement, les opérations concernées par la facturation électronique obligatoire en 2026 sont :

• les factures émises par une entreprise établie en France à destination d'une autre entreprise établie en France (B2B domestique) ;
• les factures émises par une entreprise établie en France à destination d'une entreprise établie à l'étranger (B2B international) ;
• les factures reçues par une entreprise établie en France de la part d'une entreprise établie en France ou à l'étranger.

Certaines opérations restent toutefois exclues de l'obligation de facturation électronique : les transactions avec des particuliers (B2C), les transactions exonérées de TVA et certaines opérations spécifiques comme les factures relatives aux transports internationaux ou aux livraisons intracommunautaires.

Quelles mentions obligatoires sur les factures font l'objet d'une dématérialisation ?

La dématérialisation des factures ne dispense pas les entreprises de respecter les mentions obligatoires prévues par la loi. Une facture électronique, pour être valide, doit contenir les mêmes informations qu'une facture papier. Ces mentions sont essentielles pour garantir la traçabilité des transactions commerciales et la conformité fiscale des entreprises.

Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture dématérialisée :

• Identification de l'émetteur de la facture : dénomination sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire.
• Identification du client : dénomination sociale, adresse du siège social, numéro SIREN (si le client est une entreprise).
• Numéro de la facture : numéro unique et séquentiel permettant d'identifier la facture.
• Date d'émission de la facture : date à laquelle la facture est émise.
• Date de la vente ou de la prestation de services : date à laquelle la vente ou la prestation a été effectuée.
• Désignation des produits ou services : description précise des produits ou services vendus.
• Quantité et prix unitaire des produits ou services.
• Taux de TVA applicable à chaque produit ou service.
• Montant total de la TVA à payer.
• Montant total à payer : somme totale à payer par le client, toutes taxes comprises.
• Conditions de paiement : délai de paiement, modalités de paiement, pénalités de retard éventuelles.
• Mention de l'autoliquidation de la TVA (si la TVA est autoliquidée par le client).

En plus des mentions obligatoires classiques, les factures électroniques doivent respecter certaines spécificités. Elles sont émises, transmises et reçues sous forme électronique : les formats les plus courants sont le PDF, le XML et l'EDI. Une facture électronique est horodatée pour garantir sa date d'émission.

La facture électronique doit également être signée électroniquement pour garantir son authenticité et son intégrité. La signature électronique peut être réalisée par différents moyens, comme un certificat électronique ou un cachet serveur.

Dématérialisation des factures : quelles sont les informations transmises à l'administration fiscale ?

La dématérialisation des factures s'accompagne d'une obligation de transmission d'informations à l'administration fiscale. Ce dispositif, appelé "e-reporting", vise à permettre à l'administration de suivre les transactions commerciales en temps réel et de lutter contre la fraude à la TVA.

Les informations à transmettre à l'administration fiscale dans le cadre de la dématérialisation des factures concernent :

• Les données de facturation : il s'agit des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture (identité de l'émetteur et du client, numéro de facture, date d'émission, désignation des produits ou services, prix, TVA, etc.).
• Les données de paiement : date et montant du paiement, moyen de paiement utilisé.

Quels outils pour mettre en place la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures nécessite l'utilisation d'outils informatiques adaptés pour garantir la conformité légale et la sécurité des échanges. Plusieurs solutions s'offrent aux entreprises, des plateformes publiques aux logiciels de facturation en passant par les solutions d'éditeurs spécialisés.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le PPF est une plateforme de dématérialisation des factures qui est publique et mise à disposition gratuitement par l'administration fiscale. Le Portail Public de Facturation permet aux entreprises d'émettre, de transmettre et de recevoir des factures électroniques, ainsi que de transmettre les données de facturation requises par la loi.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) sont des plateformes privées agréées par l'État, qui proposent des services de facturation électronique conformes aux exigences légales. Elles assurent la transmission des factures et des données de facturation à l'administration fiscale, ainsi qu'à leurs clients.

Les PDP offrent généralement des fonctionnalités plus avancées que le PPF, telles que :

• l'automatisation du traitement des factures ;
• la gestion des factures fournisseurs ;
• le suivi des paiements ;
• l'intégration avec les logiciels comptables ;
• des services d'accompagnement et de support.

Les logiciels de facturation

De nombreux logiciels de facturation intègrent désormais des fonctionnalités de dématérialisation des factures. Ces logiciels permettent de créer des factures électroniques conformes aux normes en vigueur, de les envoyer à ses clients et de les archiver électroniquement.

Les solutions d'éditeurs spécialisés

Des éditeurs spécialisés proposent des solutions complètes de dématérialisation des factures, qui intègrent l'ensemble du processus de facturation, de la création de la facture à son archivage en passant par sa transmission et son paiement. Ces solutions sont généralement destinées aux grandes entreprises qui ont des besoins importants en matière de gestion des factures.

Le portail Chorus Pro

Chorus Pro est la plateforme de facturation électronique utilisée par le secteur public en France. Toutes les entreprises qui travaillent avec l'État, les collectivités locales ou les établissements publics doivent utiliser Chorus Pro pour émettre leurs factures électroniques.

Quelles sanctions en cas de non-respect de l'obligation de dématérialisation des factures à venir ?

La loi prévoit des amendes administratives pour les entreprises qui ne respectent pas l'obligation de facturation électronique. Le montant de ces amendes varie en fonction de la nature de l'infraction :

• Absence de facture électronique : une amende de 15 € par facture peut être appliquée si l'entreprise n'émet pas de facture électronique alors qu'elle y est obligée.
• Facture électronique non conforme : une amende de 15 € par facture peut également être appliquée si la facture électronique ne respecte pas les exigences légales en matière de mentions obligatoires, de format ou de signature électronique.
• Non-transmission des données de facturation : une amende de 250 € par transmission peut être appliquée si l'entreprise ne transmet pas les données de facturation à l'administration fiscale via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

L'administration fiscale peut également prononcer d'autres sanctions en cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique, telles que le rejet des factures non conformes, le contrôle fiscal de l'entreprise ou la suspension des paiements.

FAQ

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures concerne progressivement toutes les entreprises assujetties à la TVA en France.

Quel est le calendrier de déploiement de la dématérialisation obligatoire des factures ?

La dématérialisation des factures sera obligatoire pour toutes les grandes entreprises dès juillet 2024, puis pour les ETI en janvier 2026 et les PME/micro-entreprises en janvier 2028.

Qu'est-ce que le e-reporting ?

Le e-reporting est l'obligation pour les entreprises de transmettre des données de facturation (montants, TVA, etc.) à l'administration fiscale via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Il vise à lutter contre la fraude à la TVA. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article 289 - Code Général des Impôts
• Loi n° 2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021
• Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la facturation électronique