Cut-off : comment appliquer cette notion comptable ?

En comptabilité, le cut-off constitue l’opération de rattachement de chaque charge et produit au bon exercice comptable. Comment définir ce processus ? Quelles sont les conséquences de cette opération ? Comment mener à bien cette procédure ? Legalstart vous éclaire sur la notion de cut-off comptable.

Qu’est-ce le cut-off en comptabilité ?

Par définition, le cut off est un terme employé pour désigner le fait d’arrêter les comptes, afin de séparer chaque exercice comptable. Il désigne, par extension, toutes les procédures utilisées afin d’affecter au bon exercice chaque opération comptable. Il inclut toutes les écritures d’inventaire, notamment les charges, les produits et les factures. 

L’exercice du cut-off est délicat lorsque la date de clôture est proche. Il s’agit alors de distinguer à quel exercice appartiennent chaque charge et produit, afin d’obtenir une image fidèle des comptes. C’est l’expert-comptable qui se charge de ces opérations.

Quelles sont les conséquences du cut-off ?

Le cut-off est nécessaire pour éviter que le résultat des comptes ne soit sous-évalué, ou au contraire surévalué. Ce contrôle permet de relever certaines anomalies, notamment :

• des transactions comptabilisées de façon erronée. Il peut ainsi relever des charges constatées d’avance, un mauvais calcul des écritures de régulation, des factures à établir ou encore des factures non parvenues d’avance ;
• l'enregistrement tardif de certaines opérations. Cela s’explique par le fait que certaines factures soient parvenues après la date de clôture de l’exercice comptable, ou bien qu’il y ait une erreur dans une retranscription comptable ;
• la modification des enregistrements comptables après la date de clôture. 

Le cut-off entraîne couramment des ajustements, que ce soit au niveau des postes du bilan ou du compte de résultat. Les ajustements les plus courants sont les suivants :

• une régularisation de produits ou de charges constatées d'avance ;
• une régularisation de prestations déjà réalisées, ou bien de biens déjà livrés, mais qui n’ont pas encore fait l’objet d’une facturation, que ce soit de la part des fournisseurs ou de l’entreprise envers ses clients ;
• une régularisation de produits ou de charges dont le montant ou l'échéance étaient incertains. 

Ces situations peuvent concerner les éléments suivants :

• les factures de frais bancaires émises après la clôture de l’exercice comptable ;
• les marchandises déjà livrées aux clients, mais qui n’ont pas été facturées à date de clôture de l’exercice ;
• les loyers mobiliers et immobiliers, les primes d’assurances, les opérations de maintenance et de mises à jour facturées d’avance ;
• les intérêts courus sur les créances (comme les prêts), ou les dettes financières (tels que les apports en compte courant ou les emprunts).

Comment faire un cut-off comptable ?

Le cut-off comptable s’effectue en contrôlant chaque facture de vente et d’achat. Afin d’attribuer chaque élément au bon exercice comptable, l’expert-comptable consulte les journaux de vente et d’achat des mois précédents et suivants le cut off. 

Il les compare ensuite avec les pièces justificatives, en vérifiant les éléments suivants :

• la date de la prestation ;
• la date de réception ou de livraison ;
• la date de comptabilisation ;
• la présence d’un incoterm, en cas d’échange au niveau international. Il précise le montant du transfert de risque. Quant au montant du transfert de propriété, celui-ci est bien souvent précisé sur le contrat.

Il convient aussi d’évaluer ces éléments par rapport aux mouvements de stocks. 

Au cours de ces comparaisons, l’expert-comptable relève toutes les incohérences, les manquements ou les erreurs d’écriture. Il doit alors se procurer les factures ou toutes autres pièces justificatives manquantes. Les écritures d’inventaires doivent ensuite être extournées (passées en écriture inverse de l’écriture initiale) à la date d’ouverture de l’exercice comptable suivant.

Pour gagner du temps lors de la révision des comptes, il est conseillé de :

• numéroter et classer avec attention toutes les pièces comptables de la société ;
• d’inclure des libellés d’opération compréhensibles dans chaque écriture comptable. Ils doivent s’accompagner des dates des achats ou des ventes. Ces éléments permettront ainsi de rapidement identifier les éléments à réguler ;
• de créer un document (pochette ou chemise) dans lequel seront centralisées les copies des pièces justificatives qui devront impérativement être contrôlées lors de la clôture de l’exercice, car elles ont une incidence sur les opérations de révision.

FAQ

Comment clôturer l'exercice comptable ?

Pour clôturer un exercice comptable, il est nécessaire de terminer l’enregistrement des écritures comptables. Un cut off est alors mené, afin de rattacher chaque charge et produit à la bonne année comptable. Il faut ensuite rassembler toutes les pièces justificatives nécessaires pour établir le bilan comptable. L’entreprise doit enfin déposer ses comptes annuels auprès de l’administration fiscale.

Comment comptabiliser les OD ?

Les opérations diverses (OD) représentent toutes les opérations qui ne se réfèrent ni aux ventes, ni aux achats, ni à la trésorerie de l’entreprise. Elles sont comptabilisées dans le journal des OD. Il convient de distinguer les OD centralisatrices, qui ont le compte tiers (classe 4) comme contrepartie, et les OD réparatrices, qui quant à elles correspondent aux régularisations des écritures comptables des autres journaux.

Quand utiliser le compte 437 ?

Le compte 437 est sollicité pour les cotisations dues aux autres organismes sociaux, tels que la mutuelle, la prévoyance ou la retraite. 

Principale source législative et réglementaire :

• arrêté du 11 janvier 1990 relatif à la terminologie économique et financière