Conservation des documents comptables : quelles sont les obligations légales ?

La comptabilité d’entreprise est essentielle pour bien gérer votre entreprise. En effet, la bonne tenue de vos documents comptables permet de suivre méticuleusement le développement de votre entreprise. Toutefois, d’une année sur l’autre, les documents s’accumulent et prennent de la place. Il est donc primordial de s’organiser pour être certain de n’en perdre aucun.

Les documents comptables sont des éléments fondamentaux de la gestion de toute entreprise. Ils permettent de retracer l'ensemble des opérations financières réalisées par l'entreprise et de fournir une image fidèle de sa situation économique. La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. Dans cet article, Legalstart vous guide à travers les règles de conservation des documents comptables : durée, format, sanctions et bonnes pratiques.

Qu’est-ce que les documents comptables ?

Les documents comptables regroupent l'ensemble des supports qui servent à la tenue de la comptabilité d'une entreprise. Ils peuvent être sous format papier ou électronique et doivent être conservés pendant une durée déterminée par la loi.

Ces documents sont essentiels pour :

• justifier les opérations réalisées et retracer l'historique des transactions financières de l'entreprise ;
• établir les déclarations fiscales et sociales et s'acquitter de ses obligations légales ;
• analyser la performance de l'entreprise et prendre des décisions stratégiques éclairées ;
• communiquer avec les tiers (investisseurs, banques, partenaires) ;
• se défendre en cas de litige et apporter la preuve des opérations comptables réalisées.

Il existe une grande variété de documents comptables, qui peuvent être classés en plusieurs catégories. Tout d’abord, les pièces justificatives : ce sont les documents qui prouvent la réalité des opérations comptables, tels que les factures d'achat et de vente, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les contrats, etc.

Il y a également les livres comptables, des registres qui permettent d'enregistrer chronologiquement les opérations comptables, tels que le livre-journal, le grand livre et le livre d'inventaire.

Enfin, on peut nommer les documents de synthèse, qui présentent (comme leur nom l’indique) une synthèse de l'information comptable, tels que le bilan, le compte de résultat et l'annexe.

Quels sont les documents comptables à conserver ?

Voici une liste des principaux documents comptables à conserver.

Pièces justificatives

• Factures d'achat et de vente (factures clients, factures fournisseurs, factures d'avoir, etc.) ;
• pièces de caisse (tickets de caisse, reçus de carte bancaire, bordereaux de remise en banque, etc.) ;
• relevés bancaires ;
• bulletins de paie et déclarations sociales ;
• contrats (contrats de travail, contrats commerciaux, baux commerciaux, etc.) ;
• documents relatifs aux immobilisations (factures d'acquisition, contrats de location, etc.) ;
• inventaires.

Livres comptables

• Livre-journal ;
• grand livre ;
• livre d'inventaire.

Documents de synthèse

• Bilan ;
• compte de résultat ;
• annexe.

Documents fiscaux

• Déclarations de TVA ;
• déclarations d'impôt sur les sociétés ;
• déclarations de revenus (pour les entreprises individuelles) ;
• documents relatifs aux taxes locales (taxe foncière, CFE, etc.).

Autres documents

• Documents bancaires : contrats de prêt, garanties, etc. ;
• documents juridiques : statuts de la société, procès-verbaux d'assemblées générales, etc.

Pourquoi la loi impose une durée de conservation des documents comptables ?

La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. Mais pourquoi la loi impose-t-elle de conserver ces documents pendant une durée déterminée ? La conservation des documents comptables permet tout d’abord de justifier l'ensemble des opérations réalisées par l'entreprise et de retracer son activité financière de manière transparente.

Cette obligation de conservation vise à garantir la transparence des entreprises et à lutter contre la fraude fiscale et sociale. Elle permet également aux associés, aux actionnaires et aux tiers (banques, investisseurs) de s'assurer de la bonne gestion de l'entreprise et de la fiabilité de ses comptes.

La conservation des documents comptables est essentielle également pour permettre aux entreprises de respecter leurs obligations légales et fiscales. Les documents comptables servent de base au calcul et à la déclaration de l'impôt sur les sociétés, de la TVA et des autres taxes et contributions.

Quelle est la durée de conservation des documents comptables et fiscaux ?

La durée de conservation des documents comptables varie en fonction du type de document et de la législation applicable. Il est essentiel de respecter ces durées pour éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal ou social.

La durée de conservation des documents comptables

En général, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel ils se rapportent.

Tableau récapitulatif de la durée de conservation des documents comptables :

La durée de conservation des documents fiscaux

Les documents fiscaux doivent également être conservés pendant une durée déterminée, qui varie en fonction du type d'impôt.

Tableau récapitulatif de la durée de conservation des documents fiscaux :

Cas particuliers

Certaines situations peuvent entraîner une durée de conservation plus longue :

• Documents relatifs à un litige : jusqu'à la résolution définitive du litige.
• Documents relatifs à un contrôle fiscal : pendant toute la durée du contrôle et jusqu'à la fin des délais de recours.
• Documents relatifs à des opérations immobilières : certains documents, comme les actes de vente, doivent être conservés pendant 30 ans.

Sous quel format faut-il conserver les documents comptables ?

La conservation des documents comptables est une obligation légale pour toutes les entreprises. Mais sous quel format ces documents doivent-ils être conservés ? Papier ou numérique ? La législation offre une certaine flexibilité aux entreprises, à condition de respecter certaines règles pour garantir l'intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents.

Conservation des documents comptables sur support papier

La conservation sur support papier est la méthode traditionnelle de conservation des documents comptables. Elle présente l'avantage d'être simple et accessible à toutes les entreprises. Cependant, elle peut s'avérer coûteuse en termes de stockage et de gestion des archives.

Conservation des documents comptables au format numérique

La conservation sur support numérique est de plus en plus répandue, notamment grâce aux avantages qu'elle offre en termes de gain de place, de facilité d'accès et de sécurité.

Si vous choisissez la conservation numérique, vous devez respecter certaines règles :

• utiliser un format de fichier pérenne et non modifiable, comme le PDF/A ;
• garantir l'intégrité des documents en utilisant des systèmes de signature électronique et d'horodatage ;
• mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les documents contre les virus, les piratages et les pertes de données (sauvegardes régulières, accès sécurisé, etc.) ;
• s'assurer de la lisibilité des documents à long terme, en utilisant des logiciels et des systèmes compatibles avec les formats de fichiers utilisés.

Numérisation des documents comptables

Il est possible de numériser des documents comptables papier pour les conserver sous format électronique. Cette numérisation doit respecter certaines conditions pour que les documents numériques aient la même valeur probante que les originaux papier :

• être fidèles à l'original ;
• être conservés dans des conditions garantissant leur intégrité et leur lisibilité ;
• être horodatés.

Si vous voulez être certain de la bonne conservation de vos documents comptables et administratifs, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de comptes tel que Comptastart, ou encore prendre rendez-vous avec un expert comptable.

Quelle sanction en cas de non-respect de l’obligation de conservation des documents comptables ?

L'absence de documents comptables ou leur destruction prématurée peut entraîner des sanctions fiscales, notamment en cas de contrôle fiscal. L'administration fiscale peut alors :

• Rejeter les comptes de l'entreprise : si l'entreprise ne peut pas produire les documents comptables justificatifs, l'administration fiscale peut rejeter ses comptes et procéder à une taxation d'office, sur la base d'une estimation de ses revenus.
• Prononcer des redressements fiscaux : en l'absence de pièces justificatives, l'administration fiscale peut estimer les bases d'imposition et appliquer des majorations de l'impôt dû.
• Infliger des amendes :
  • 1.500 € en cas d'absence de tenue d'une comptabilité conforme aux règles ;
  • 10.000 € en cas de refus de communication de certaines pièces justificatives lors d'un contrôle fiscal ;
  • 50.000 € en cas d'opposition à la prise de copie de documents comptables.

Dans certains cas, le non-respect des obligations de conservation des documents comptables peut également entraîner des sanctions pénales. La dissimulation de documents comptables en vue de frauder le fisc peut être qualifiée de délit de fraude fiscale, passible d'une peine d'emprisonnement et d'une amende. Et la destruction volontaire de documents comptables avant l'expiration du délai de conservation légal peut également être sanctionnée pénalement.

FAQ

Quel est le délai de conservation des factures pour une entreprise ?

Les entreprises doivent conserver leurs factures (clients, fournisseurs et avoirs) pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.

Quels sont les documents comptables à conserver 10 ans ?

Outre les factures, les documents à conserver 10 ans incluent les livres comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) et les documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe).

Quelle est la durée de conservation des documents personnels ?

La durée de conservation des documents personnels varie selon leur nature. Par exemple, les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans, les contrats de travail 5 ans après la fin du contrat, et les justificatifs d'achat de biens immobiliers 30 ans. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L123-22 - Code de commerce
• Articles L102 B à L102 E - Livre des procédures fiscales