Compte 623 : comment marche ce compte comptable ?

Le compte 623 est dédié à l’enregistrement comptable des frais de publicité d’une entreprise. Ses subdivisions permettent d’affiner leurs comptabilisations, afin de distinguer chaque élément inclus dans cette catégorie, des cadeaux clients aux annonces dans les médias en passant notamment par les imprimés publicitaires. 

En quoi consiste le compte 623 ? Quelles opérations sont à enregistrer dans ce compte comptable ? Comment procéder à la comptabilisation des frais de publicité ? Legalstart répond à vos interrogations sur le compte 623.

Qu’est-ce que le compte 623 ?

Correspondant à la mention “Publicité publications, relations publiques”, le compte 623 sert à comptabiliser les frais de publicité d’une entreprise. Ils regroupent les dépenses destinées à promouvoir son activité, au travers de la distribution d’objets physiques offerts à ses clients, d’organisation d’événements de promotion ou bien encore de publications de catalogues.

Quelles opérations doivent être enregistrées au compte 623 ?

Afin de distinguer les différents types de frais de publicité existants, le compte 623 comprend plusieurs sous-comptes distincts :

• les annonces et insertions ;
• les échantillons ;
• les frais de foire et d’exposition ;
• les cadeaux clients ;
• les imprimés et catalogues publicitaires ;
• les frais divers.

Les annonces et insertions

Ce compte rassemble les coûts déboursés pour faire connaître l’entreprise au travers d’annonces publicitaires, comme :

• la location d’espaces publicitaires (affichage urbain, panneaux d’affichage, espaces publicitaires numériques) ;
• les publications dans les médias (magazines, journaux, médias en ligne) ;
• la création de contenus publicitaires (publicités en ligne, annonces radio ou télévisées).

Les échantillons

Ces produits sont fabriqués pour être distribués gratuitement aux clients. Cela rassemble des objets de natures très variées, comme des stylos publicitaires, des autocollants ou encore des tote-bags imprimés.

Il convient de noter que ces frais de dépense associés doivent rester raisonnables et poursuivre un réel intérêt pour la structure. D’ailleurs, la TVA reste déductible dans une limite de 69 euros par produit unitaire, par bénéficiaire et par an.

Les frais de foires et d’expositions

Ces charges d’exploitation regroupent toutes les dépenses liées à la participation de l’entreprise à des événements, comme des foires d’exposition ou des salons. Ils englobent à la fois les frais d’inscription, de location du lieu, de fabrication des stands ou encore de transport et d’hébergement du personnel.

Cadeaux à la clientèle

Ce sous-compte rassemble les frais dépensés pour les cadeaux offerts par une entreprise à ses clients pour la fidéliser. Cela concerne des cadeaux physiques (comme des calendriers, des mugs ou des chocolats), mais aussi des services distribués à titre gratuit ou à tarifs réduits. 

À titre fiscal, ce compte est important pour bien identifier les dépenses associées à ces cadeaux, notamment pour l’application du régime fiscal lié aux présents ou à la TVA. De plus, ces coûts doivent être enlevés du chiffre d’affaires de la société, et ne seront donc pas pris en compte dans son taux de marge.

Les imprimés et catalogues publicitaires

Cette catégorie rassemble les coûts associés à la préparation, la fabrication et la livraison d’imprimés promotionnels informatifs, comme les flyers, les catalogues et les brochures.

Les publications

Ce compte comptabilise les frais associés à l’élaboration, l’impression et la distribution de publications à l'intérieur de l’entreprise. Cela regroupe notamment les affiches, les journaux d’entreprise, les bulletins d’information ou encore les brochures internes.

Les frais divers

Ce compte regroupe tous les frais de publicités qui ne peuvent pas être intégrés dans les autres comptes. Cela concerne notamment les pourboires laissés dans les restaurants et les dons offerts aux organismes.

Comment comptabiliser les frais de publicités dans le compte 623 ?

La comptabilisation des frais de publicités s’effectue au travers du compte comptable 623. Ce dernier est lui-même subdivisé de la façon suivante :

• le compte 6231 pour les annonces et insertions ;
• le compte 6232 pour les échantillons ;
• le compte 6233 pour les frais de foires et d’exposition ;
• le compte 6234 pour les cadeaux d’entreprise ;
• le compte 6236 pour les catalogues et imprimés ;
• le compte 6237 pour les publications ;
• le compte 6238 pour les frais divers.

Le compte 6231 pour la comptabilisation des annonces et insertions

Pour comptabiliser ces charges d’exploitation, il faut :

• Débiter le compte 6231 (Annonces et insertions) pour le montant hors taxes.
• Créditer le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC.

En outre, il convient de noter que ces dépenses doivent être rattachées à l’exercice comptable pendant lequel la prestation a été effectuée. À la clôture de l’exercice, elles sont alors considérées au choix comme :

• facture non parvenue (FNP) ;
• charge constatée d’avance (CCA).

Le compte 6232 pour la comptabilisation des échantillons

Pour comptabiliser cette dépense, il faut :

• Débiter le compte 6232 pour le montant HT et le compte 44566 (TVA déductible sur autres biens et services) si une part est déductible.
• Créditer le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC. 

Les cadeaux non distribués au terme de l’année comptable peuvent alors être considérés comme des charges constatées d’avance. ll convient alors de :

• Débiter le compte 486 (Charges constatées d’avance).
• Crédite le compte 6232.

Le compte 6233 pour la comptabilisation des frais de foires et d’expositions

Pour comptabiliser ces dépenses, il convient de :

• Créditer le compte 6233 pour le montant HT et le compte 44566 (TVA sur autres biens et services) pour le montant TVA.
• Créditer le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC.

Le compte 6234 pour la comptabilisation des cadeaux d’entreprise

À l’instar des autres comptes, il convient de :

• Débiter le compte 6234 pour le montant HT, et le compte 44566 pour le montant TVA récupérable.
• Créditer le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC. 

Si des cadeaux n’ont pas été distribués à la clôture de l’exercice comptable, ils peuvent faire l’objet de charges constatées d’avance, tout comme pour les échantillons. Il convient alors de :

• Débite le compte 486 (Charges constatées d’avance).
• Créditer le compte 6234.

Le compte 6236 pour la comptabilisation des imprimés et catalogues publicitaires

Pour comptabiliser ces frais de publicité, il convient de :

• Débiter le compte 6236 sur le montant hors taxes, et le compte 44566 pour le montant de TVA déductible.
• Créditer le compte 401 (Fournisseurs) pour le montant TTC.

Le compte 6237 pour la comptabilisation des publications

Ces frais doivent être enregistrés de la façon suivante :

• Débiter le compte 6237.
• Créditer le compte 401 (fournisseurs) ou 512 (banque). 

Ce compte peut également être lié aux comptes suivants :

• Compte 606 (Achats non stockés de matières et fournitures) pour l’achat de produits de publication qui ne concernent pas un projet en particulier.
• Compte 62 (Autres services extérieurs).

Le compte 6238 pour la comptabilisation des autres dépenses de publicité

Ces dépenses sont généralement comptabilisées en procédant de la sorte :

• Débiter le compte 6238.
• Créditer le compte 401 (fournisseurs) ou 512 (banque).

FAQ

Dans quel compte enregistrer les frais de publicité foncière ?

Les frais de publicité foncière doivent être enregistrés au choix dans le compte de charge 635 (Droit d’enregistrement), ou bien à l'actif immobilisé en tant que frais liés à l'acquisition du bien immobilier. Dans la première situation, ces frais sont totalement déduits lors de l’année d’achat du bien immobilier. Dans la seconde situation, ces frais de publicité foncière sont regroupés avec tous les coûts liés à l'acquisition du bien. Ils pourront alors être amortis.

Dans quel compte enregistrer les frais de publicité légale ?

Les frais de publicité légale doivent être enregistrés au choix en partie en tant que charges avec le compte 623, ou bien en totalité en tant qu’actif immobilisé dans le compte 201(Frais d'établissement). Un amortissement est possible, d’une durée de 5 ans maximum. Il convient de se rapprocher de votre Centre des Impôts pour savoir quelle option choisir selon votre société.

Quand utiliser le compte 6236 ?

Le compte 6236 permet d’enregistrer les frais associés aux imprimés promotionnels informatifs de l’entreprise. Cela regroupe, entre autres, les catalogues, les brochures et les flyers.