Comment tenir la comptabilité d’une SARL ?

Une société à responsabilité limitée (SARL) est tenue d’honorer certaines obligations comptables. Outre le fait de respecter la législation, une comptabilité rigoureuse est nécessaire pour connaître avec précision la situation financière de l’entreprise.

Quelles sont les obligations comptables d’une SARL ? Qui peut se charger de ces opérations ? Quel est le coût à envisager pour confier cette responsabilité auprès d’un comptable ? Legalstart répond à vos interrogations au sujet de la comptabilité d’une SARL.

Quelles sont les obligations comptables d’une SARL ?

Le régime de la SARL influence la complexité des obligations comptables d’une entreprise.

Tenir une comptabilité régulière

Une SARL au régime normal doit tenir une comptabilité d’engagement. Elle enregistre ainsi les mouvements à compter du moment où ils sont acquis (dans le cadre d’une recette) ou engagés (s’il s’agit de dettes).

La SARL est alors tenue  :

• d’enregistrer chronologiquement les mouvements affectant le patrimoine de la société, tels que ses opérations bancaires, ses ventes ou ses achats ;
• procéder à un inventaire annuel des actifs et des passifs de l’entreprise ;
• tenir les livres comptables à jour chaque mois en procédant à une centralisation mensuelle des journaux auxiliaires sur le livre-journal ;
• conserver les documents comptables et tout document justificatif pendant une durée de 10 ans. Si cette obligation n’est pas remplie, la SARL est passible d’une amende de 10.000 euros. 

En revanche, une SARL au régime simplifié d’imposition (RSI) bénéficie d’obligations comptables et déclaratives allégées. Elle peut ainsi tenir une comptabilité classique et bénéficie d’allégements.

Une SARL au régime simplifié doit ainsi :

• tenir une comptabilité de trésorerie, qui consiste à enregistrer les encaissements et les décaissements ;
• enregistrer les dettes et les créances uniquement à la clôture de l’exercice ;
• tenir un livre journal et un grand-livre, avec une centralisation trimestrielle des journaux auxiliaires sur le livre-journal ;
• procéder à une présentation simplifiée de son bilan et de son compte de résultat.

Établir des comptes annuels

Lors de la clôture de son exercice comptable, la SARL doit établir ses comptes annuels et les déposer auprès du registre du commerce et des sociétés. Les comptes se composent des éléments suivants :

• un bilan, qui synthétise l’actif et le passif de l’entreprise ;
• un compte de résultat, qui présente les produits et les charges ;
• une annexe, qui apporte un complément d’information.

Outre ces documents, le représentant de l’entreprise doit aussi fournir les éléments suivants :

• le procès-verbal (PV) de l’assemblée, indiquant la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat ;
• le rapport du commissaire aux comptes, s’il y en a un ;
• le rapport de gestion, s’il s’agit d’une moyenne entreprise.

Le dépôt des comptes annuels s’effectue ensuite :

• sous un mois à compter de l’approbation des comptes si le dépôt est effectué par voie papier;
• sous deux mois lorsque le dépôt est mené en ligne sur le site du Guichet unique des entreprises.

Nommer un commissaire aux comptes

Une SARL est tenue de nommer un commissaire aux comptes (CAC) à compter du moment où elle dépasse deux des trois plafonds suivants à la clôture de son exercice comptable :

• 10 millions d’euros de chiffre d’affaires hors taxe ;
• 5 millions d’euros de total bilan ;
• 50 salariés. 

Il est également possible de nommer un commissaire aux comptes en l’absence de dépassement de ces plafonds. Cela permet à la société de s’assurer de la conformité et de la sincérité de ses comptes. Cette demande peut être menée par les actionnaires minoritaires, tant qu’ils expliquent les raisons de leur demande, et qu’ils détiennent au moins un tiers des parts sociales de l’entreprise. En outre, les actionnaires qui possèdent plus de 10 % des parts peuvent saisir la justice pour demander la nomination d’un CAC.

Le commissaire aux comptes désigné par la SARL se charge ensuite d’effectuer un audit des comptes. Cette procédure a plusieurs intérêts :

• certifier les comptes annuels de la SARL ;
• rédiger un rapport, transmis au moment du dépôt des comptes annuels de l’entreprise ;
• alerter les associés et les dirigeants de la SARL s’il constate de futures difficultés pour la société ;
• s’assurer que les actionnaires sont considérés de la même manière ;
• informer le procureur de la République s’il relève des éléments de nature délictueuse.

Qui peut tenir la comptabilité d’une SARL ?

Une SARL a la possibilité de confier la tenue de sa comptabilité à la personne de son choix.

Est-ce obligatoire d’avoir un comptable pour gérer la comptabilité d’une SARL ?

Non, il n’est pas obligatoire d’avoir un comptable pour traiter la comptabilité de la SARL. Néanmoins, il est fortement recommandé d’en avoir un, pour s’assurer de la bonne tenue des comptes et des livres comptables. Une SARL a la possibilité d’employer un comptable en interne à temps complet ou partiel, selon sa taille et ses besoins, ou de faire appel à un professionnel externe.

Les autres personnes pouvant faire la comptabilité d’une SARL

Une SARL a la possibilité de faire appel à un expert-comptable ou à être accompagné par un organisme de gestion agréé.

Un expert-comptable

Un expert-comptable est un professionnel qui possède une expertise et ses responsabilités plus avancées que celles d’un comptable. D’ailleurs, seul un expert-comptable est habilité à attester les comptes annuels de l’entreprise. 

Une société peut faire appel à un expert-comptable proche de son siège-social, ou un professionnel en ligne pour tenir la comptabilité de sa SARL. Selon les besoins de l’entreprise, il est possible de lui confier des tâches spécifiques ou toute la comptabilité de la structure.

Un organisme de gestion agréé (OGA)

Une SARL a la possibilité d’adhérer à un organisme de gestion agréé (OGA). Celui-ci ne prend pas directement en charge la comptabilité de ses adhérents. Cependant, elle fournit un soutien dans la gestion comptable et fiscale de la structure. Elle délivre également des formations.

Combien coûte un comptable pour SARL ?

Chaque professionnel est libre de fixer ses tarifs. Certains critères vont venir influencer ceux-ci, tels que la localisation du cabinet, la notoriété du comptable ou encore le secteur et d’activité et la taille de l’entreprise. 

Il est toutefois possible de relever que le tarif :

• d’une saisie comptable oscille entre 60 et 90 euros HT de l’heure ;
• d’une révision des comptes coûte environ 80 à 100 euros de l’heure HT ;
• d’un bilan annuel coûte entre 1.200 et 1.500 euros selon la taille de la structure.

FAQ

Quelle comptabilité pour une SARL ?

Une SARL au régime réel simplifié pourra tenir une comptabilité de trésorerie. Elle doit alors noter les encaissements et les décaissements de l’entreprise. En revanche, une SARL au régime normal devra tenir une comptabilité d’engagement. Elle est alors tenue de noter tous ses engagements, même s’ils n’ont pas encore été réglés par le client.

Comment faire le bilan comptable d’une SARL ?

Le bilan comptable est un document qui intègre l’actif et le passif de l’entreprise. Il convient donc de réunir le total des actifs et le total des passifs, et de les organiser par ordre de liquidité dans un tableau. Le bilan comptable est ensuite intégré au dépôt des comptes annuels de l’entreprise.

Quelles sont les charges à payer pour une SARL ?

Une SARL est tenue de payer des charges d’ordre varié. Elle doit notamment régler des charges d’exploitation, des charges relatives à la rémunération du dirigeant, des charges sociales sur le versement des dividendes et sur le personnel, des charges fiscales (qu’elle soit soumise à l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu), et le paiement de la TVA.