Comment tenir une comptabilité fournisseur ?

La comptabilité d’une entreprise prend en compte la totalité des mouvements financiers et bancaires de la structure, mais aussi toutes les opérations enregistrées qui n’ont pas encore donné lieu à un paiement ou à un encaissement. La comptabilité fournisseur concerne plus spécifiquement les opérations réalisées entre une entreprise et ses fournisseurs. Découvrez toutes les caractéristiques de ce type de comptabilité, l’intérêt d’une bonne gestion de ces comptes et les bonnes pratiques à appliquer pour tenir votre comptabilité fournisseur.

Qu’est-ce que la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur regroupe l’ensemble des techniques comptables consistant à enregistrer les différentes opérations réalisées entre une entreprise et ses fournisseurs. Cette branche spécifique de la comptabilité touche à la fois :

• la gestion des stocks ;
• la budgétisation des achats ;
• le contrôle des coûts des produits ;
• les commandes passées ;
• l’approvisionnement de matières premières ou de tout autre produit ou service ;
• la facturation ;
• le règlement des factures des fournisseurs ;
• la comptabilisation des factures d’achat.

La facture émise par le fournisseur sert de base de travail, puisque c’est elle qui déclenche l’ensemble du processus de traitement de la dette fournisseur selon le plan comptable. La difficulté principale de ce type de comptabilité est qu’elle concerne souvent des opérations enregistrées comptablement, mais qui n’ont pas encore donné lieu à un paiement quelconque ou à un encaissement. 

Il convient de noter que la comptabilité fournisseur et la comptabilité client entretiennent des liens étroits. En effet, ces deux branches de la comptabilité touchent directement les dépenses d’une entreprise.

Comment fonctionne le compte fournisseur en comptabilité ?

En comptabilité, le compte fournisseur est le compte 401. Une attention particulière est à porter à l’enregistrement d’un acompte.

L'écriture comptable lors du règlement d’un fournisseur

Le compte fournisseur (compte 401 du plan comptable) recense toutes les factures fournisseurs enregistrées, mais non payées. Il entre donc dans une comptabilité d’engagement.

Le solde de ce compte correspond donc au montant cumulé des dettes fournisseurs en attente de paiement. Dès lors, le compte fournisseur est débité dès que l’opération de règlement est enregistrée sur le compte bancaire. 

Concrètement, si votre entreprise reçoit une facture fournisseur, il convient de la contrôler et de l’enregistrer en crédit du compte comptable 401 (compte fournisseur). Au même instant, il convient de débiter le montant hors taxe (HT) du produit ou du service du compte charge correspondant (classe 6), ainsi que le compte 4456 (TVA) pour le montant de la TVA. Lorsque le paiement est réalisé par virement, chèque ou versement d’espèces, le compte 401 est débité de ce même montant à la date de l’opération mentionnée sur le relevé de compte. En contrepartie, le compte comptable 512 (compte banque) est crédité du montant du règlement fournisseur. 

En résumé, l’écriture comptable du règlement fournisseur se passe en plusieurs étapes :

• Le compte 401 (fournisseur) est crédité. Ceci a pour conséquence d’augmenter la dette de l’entreprise, car le compte fournisseur est au passif du bilan comptable.
• Le compte de charge (classe 6) correspondant au produit ou au service et le compte 4456 (TVA) sont débités.
• Le paiement de la facture est effectif.
• Le compte 401 (fournisseur) est débité de la somme payée, et ce, à la date effective du règlement fournisseur.
• Le compte 512 (banque) est crédité du montant du règlement effectué.

Le cas de l’escompte fournisseur

L’escompte fournisseur consiste à obtenir une réduction sur le montant d’une facture fournisseur lorsque l’on procède à son règlement avant la date d’échéance. Ce paiement anticipé fait naître un produit financier qui doit être enregistré comptablement. En effet, il est nécessaire de prendre en compte l’écart entre le montant de la facture émise et le montant réellement payé. Généralement, cet écart est formalisé par une facture d’avoir, émise par le fournisseur pour justifier le montant de la remise.

La comptabilité fournisseur obéit donc à une logique et à des règles spécifiques qui permettent à la fois d’avoir une vision globale et précise des factures fournisseurs en attente de paiement et des coûts de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées par la comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur concerne tout type d’entreprise, et ce, quelle que soit sa forme juridique. En effet, toutes les entreprises qui traitent avec des fournisseurs doivent avoir recours à ce type de comptabilité. Dans tous les cas, il convient de prêter une attention minutieuse à cette gestion comptable pour ne pas perdre d’argent.

La tenue d’une comptabilité fournisseur peut être menée en interne et confiée à un comptable. Certaines entreprises emploient d’ailleurs un comptable fournisseur, dont la mission est spécifiquement dédiée aux achats passés entre l’entreprise et ses approvisionneurs.

Si vous souhaitez plutôt externaliser la gestion de cette comptabilité, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel. Pensez alors à vous renseigner sur le coût d’un expert-comptable.

Pourquoi tenir une comptabilité fournisseur ?

La comptabilité fournisseur est un pan de la comptabilité d’entreprise qui est nécessaire au respect des règles comptables en vigueur. En effet, les dettes fournisseurs entrent dans le calcul du résultat de l’entreprise, et donc de l’assiette fiscale. 

Cette comptabilité consiste principalement à :

• suivre le compte fournisseur ;
• contrôler et enregistrer les factures fournisseur ;
• réaliser des prévisionnels d’achat ;
• traiter la TVA ;
• régler les fournisseurs à bonne date. 

D’autre part, elle permet de maîtriser les coûts de gestion de l’entreprise en assurant un suivi actualisé en temps réel. Il est également possible de faire des projections et de s’en servir comme outil de pilotage. 

Grâce à tous ces éléments, le comptable fournisseur peut évaluer les différents fournisseurs d’une entreprise et identifier ceux qui comportent des risques. Il contribue ainsi à assurer la sécurité financière de l’entreprise.

Comment tenir la comptabilité fournisseur ?

Afin de bien tenir la comptabilité fournisseur, il est recommandé de :

• centraliser l’ensemble des factures ;
• les rapprocher de leurs bons de commande ;
• les comptabiliser les factures ;
• procéder à leur paiement ;
• suivre le paiement ;
• archiver la facture.

Centraliser les factures

Il est fortement recommandé d’instaurer un système de centralisation des factures, pour éviter tout retard de paiement. En effet, la réception des factures peut s’effectuer tout à la fois par voie électronique ou courrier. 

Pour faciliter cette gestion, il est possible d’avoir recours à des logiciels spécialisés. Ils ont l’avantage de fournir un tableau de bord de la comptabilité fournisseur. Il est alors possible d’identifier rapidement les paiements à valider, ceux qui sont en cours ou encore ceux qui ont du retard.

Rapprocher les factures de leurs bons de commande

Toute facture réceptionnée doit être vérifiée, en l’associant à son bon de commande. Ce contrôle est indispensable pour s’assurer qu’il n’y a aucun écart en matière de quantité de produits réceptionnés, de tarifs ou encore de TVA. Cette procédure est couramment menée au moment du paiement de la facture.

Enregistrer la facture

La facture doit ensuite être enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. Il convient alors de :

• débiter le compte charge associée (classe 6) ;
• débiter le compte 4456 (TVA déductible) ;
• créditer le compte 401 (fournisseur).

Payer la facture

La facture doit ensuite être réglée, en tenant compte du délai inscrit sur le document. Cette opération financière est alors à inscrire au crédit du compte 512 (banque).

Archiver la facture

Il convient enfin d’archiver la facture, en respectant un système de classement qui facilite leur consultation. Il convient de noter qu’une entreprise doit conserver chaque facture pendant 10 ans au minimum.

FAQ

Quel est le rôle d’un comptable fournisseur ?

Un comptable fournisseur prend en charge exclusivement la comptabilité liée aux achats de la structure. Il s’occupe du traitement des factures, de leur règlement et de leur rapprochement avec leur bon de commande, ainsi que des rapprochements bancaires. Il collabore par ailleurs avec les autres services de l’entreprise, notamment avec la partie commerciale lorsqu’il s’agit d’identifier les fournisseurs les plus intéressants pour la société.

Comment comptabiliser un fournisseur ?

Il convient en premier lieu de rapprocher la facture de son bon de commande. Elle peut ensuite être enregistrée au débit du compte de charge associé, au débit du compte de la TVA déductible et au crédit du compte 401 (fournisseurs). Une fois la facture réglée, il convient alors de débiter le compte fournisseur et créditer le compte 512 (banque).

Comment optimiser la comptabilité fournisseur ?

Il convient en premier lieu d’instaurer un système de suivi méticuleux des factures et des règlements, pour éviter tout retard ou oubli. Il est possible de mettre en place des automatisations en utilisant des logiciels appropriés. En outre, il convient de maintenir un fichier fournisseur à jour, et d’identifier toute difficulté rencontrée avec l’un d’entre eux.