Comptabilité d’une association : quelles sont vos obligations ?

Dès sa création, une association est soumise à des obligations telles que la tenue d’une comptabilité d’association. En fonction de sa taille, de ses financements et de son chiffre d’affaires, elle peut être concernée par une comptabilité de trésorerie, une comptabilité d’engagement ou encore au plan comptable d’association. 

Quelles sont les obligations d’une association ? Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ? Que contiennent les comptes annuels d’une association ? Comment faire la comptabilité associative ? Legalstart répond à toutes vos questions sur la comptabilité d’une association.

Quelles sont les obligations comptables d’une association ?

La comptabilité d'une association est une obligation qui peut varier en fonction de différents facteurs, notamment :

• ses statuts ;
• son activité (commerciale ou imposable) ;
• le bénéfice d'un agrément ;
• et son chiffre d’affaires.

En général, toutes les associations sont tenues de tenir une comptabilité, conformément à la loi du 1er juillet 1901. Cela concerne les associations culturelles, sportives, familiales, ainsi que d'autres formes d'associations ou de fondations.

Certaines associations doivent également établir des comptes annuels conformément aux prescriptions du Plan comptable général (PCG), avec des adaptations éventuelles. Cela concerne notamment :

• les associations ayant une activité économique importante ;
• les associations recevant des subventions élevées ;
• les associations reconnues d'utilité publique ;
• ou encore les associations émettant des valeurs mobilières.

Ces associations peuvent être tenues de nommer un commissaire aux comptes.

Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?

La tenue de la comptabilité d'une association est indispensable pour :

1. garantir sa transparence démocratique ;
2. assurer une gestion financière efficace et responsable,
3. et pour répondre aux exigences juridiques et réglementaires.

Garantir sa transparence démocratique

La comptabilité d'une association joue un rôle démocratique crucial en permettant aux adhérents d'avoir accès à des comptes clairs, compréhensibles et vérifiables. Selon la loi, les membres d'une association ont légalement droit à consulter la comptabilité de celle-ci, ainsi qu'à obtenir toutes les explications nécessaires sur sa situation financière.

Cela garantit la transparence et la responsabilité financière au sein de l'association, renforçant ainsi sa légitimité démocratique.

Assurer une gestion financière efficace et responsable

La tenue régulière de la comptabilité offre aux dirigeants de l'association un outil indispensable pour suivre et contrôler sa gestion financière. En ayant une vision claire de l'état financier de l'association, ils peuvent prendre des décisions éclairées, anticiper les besoins financiers futurs et élaborer un budget prévisionnel solide.

De plus, une comptabilité précise est nécessaire pour demander et justifier l'octroi de subventions, assurant ainsi la viabilité financière et la pérennité de l'association.

Répondre aux exigences juridiques et réglementaires

Sur le plan juridique, la tenue d'une comptabilité complète et à jour permet à une association de répondre aux exigences des autorités et des organismes de régulation. En cas de contrôle, que ce soit de la part de l'URSSAF, de l'administration fiscale ou d'autres instances, disposer de comptes clairs et précis est essentiel pour éviter d'éventuelles sanctions.

Ainsi, la comptabilité fournit le moyen de preuve le plus efficace pour justifier des activités de l'association, notamment en ce qui concerne le calcul des impôts dus.

Comptabilité d’association : comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement ?

Il existe deux types de comptabilité pour une association :

• comptabilité de trésorerie ;
• ou comptabilité d'engagement.

La comptabilité de trésorerie d’une association

La comptabilité de trésorerie est un système comptable considéré comme le plus élémentaire et est applicable à toutes les associations, quel que soit leur type ou leur taille.

Ce mode de comptabilité consiste à enregistrer toutes les dépenses et les recettes effectivement réalisées par l'association. Il se base généralement sur les mouvements entrants et sur les mouvements sortants observés sur son compte bancaire.

Les informations sont enregistrées de manière chronologique, souvent sur un cahier ou un logiciel de comptabilité d’association, en indiquant :

• la date du mouvement ;
• sa nature (dépense ou recette) ;
• le montant débité ou crédité ;
• ainsi que les pièces justificatives.

Ce système de comptabilité d’association gratuit est simple et rapide à mettre en place. Il est facile de recopier les mouvements bancaires tels quels, ce qui le rend adapté aux associations de taille modérée avec une activité financière limitée.

Enfin, la comptabilité de trésorerie peut être tenue soit en partie simple, soit en partie double :

• en partie simple, l'association enregistre simplement les encaissements et les décaissements de l'année dans un livre journal, sans utiliser de numéros de comptes. Ce mode de comptabilité est adapté aux associations qui paient leurs fournisseurs au comptant et n'ont pas de dettes ;
• Ou en partie double. Ce principe est similaire à la partie simple, mais les encaissements et les décaissements sont enregistrés avec des comptes de contrepartie. Le plan des comptes est élaboré en fonction des besoins spécifiques de l'association.

La comptabilité d’engagement pour une association

La comptabilité d'engagement est un système comptable plus complexe que la comptabilité de trésorerie. Elle peut être choisie par toute association, impliquant ainsi plus de responsabilités et de devoirs de rendre des comptes à divers acteurs tels que les partenaires et les financeurs.

Contrairement à la comptabilité de trésorerie, la comptabilité d’engagement ne se limite pas aux mouvements effectifs sur le compte bancaire, mais prend également en compte les recettes et les dépenses prévues. Elle enregistre les opérations au moment où elles sont officiellement contractées, généralement lors de l'émission de la facture, et non pas au moment de leur apparition sur le compte bancaire.

L'un des principaux avantages de la comptabilité d’engagement réside dans sa capacité à prévoir les flux financiers futurs, permettant ainsi une meilleure anticipation des besoins financiers et une gestion plus efficace des projets à venir.

Cependant, son inconvénient majeur réside dans sa complexité. Comparée à la comptabilité de trésorerie, elle nécessite une prise en compte d'un plus grand nombre de variables et donc un travail plus précis. Souvent, faire appel à un comptable ou à un expert-comptable devient nécessaire, surtout pour les associations de grande taille.

Comptabilité d’association : quel plan comptable ?

Depuis le 1er janvier 2020, les associations sont tenues de se conformer au nouveau plan comptable n°2018-06 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non-lucratif. Ce plan comptable remplace l'ancien plan comptable des associations et fondations.

Selon ce nouveau plan, certaines associations sont soumises à l'obligation d'établir des comptes annuels conformément à ce plan comptable. Cela inclut :

• les associations qui bénéficient d'aides publiques annuelles supérieures à 153.000 € ou qui reçoivent des dons dépassant ce montant ;
• les associations ayant une activité économique et répondant à certains critères en termes de chiffre d'affaires, de bilan et d'effectifs salariés ;
• les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ;
• les associations reconnues d'utilité publique ;
• les organismes paritaires agréés ;
• et d'autres entités spécifiques. 

Les obligations liées à ce plan comptable incluent :

• l'établissement d'un plan de comptes conforme au modèle défini ;
• la tenue d'un livre journal chronologique ;
• et la présentation des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. 

De plus, ces associations doivent nommer un commissaire aux comptes et publier leurs comptes certifiés ainsi que le rapport du commissaire aux comptes au Journal Officiel.

Le plan comptable n° 2018-06 se compose de huit classes, chaque classe étant subdivisée en sous-classes. Ces classes couvrent différents aspects de la comptabilité, tels que les capitaux, les immobilisations, les tiers, les charges, les produits, les comptes financiers, les stocks, et les comptes spéciaux. Chaque compte est identifié par un numéro spécifique basé sur sa classe et sa sous-classe, permettant une organisation claire des données comptables.

Tableau des classes du plan comptable des associations

Que comprennent les comptes annuels d’une association ?

Les comptes annuels d'une association comprennent plusieurs éléments essentiels qui sont :

• le bilan. Ce document permet de dresser un état des lieux de la situation patrimoniale de l’association à la fin de l’exercice comptable. Il comprend différents comptes spécifiques tels que les comptes de fonds associatifs, le compte d’usager, ou encore les fonds dédiés. Le bilan offre une vision claire des actifs et des passifs de l'association.
• Le compte de résultat. Contrairement au compte de résultat des entreprises commerciales, celui d'une association ne mentionne pas de « bénéfice » ou de « perte », mais plutôt un « excédent » ou un « déficit ». Il met en lumière les recettes et les dépenses de l'association, incluant des comptes propres aux associations tels que les « engagements à réaliser sur ressources affectées », les « cotisations » ou encore le « report des ressources non utilisées des exercices antérieurs ». Les sources de financement comme les dons, les legs, les subventions, et les cotisations sont détaillées dans ce compte de résultat.
• L’annexe. C'est un document complémentaire qui vise à faciliter la compréhension du bilan et du compte de résultat. Elle contient des informations significatives telles que la nature et l'importance du bénévolat, lorsque son évaluation quantitative n'est pas possible. Les associations sportives ont également des obligations comptables spécifiques, incluant la tenue d'une comptabilité des recettes et des dépenses, l'adoption annuelle d'un budget par le conseil d’administration, et l'approbation des comptes par l'assemblée générale.

Comment faire la comptabilité d’une association ?

Pour bien gérer la comptabilité d'une association, trois actions principales sont à entreprendre :

1. enregistrer. Il est essentiel de consigner avec précision toutes les entrées et toutes les sorties d'argent de l'association en conservant les pièces justificatives telles que les factures, les quittances de loyer, les relevés bancaires, etc. Ces pièces comptables permettent de documenter chaque transaction.
2. Organiser. Une bonne organisation facilite la gestion comptable. Il est recommandé de diviser les comptes en quatre catégories (ressources, recettes, dépenses, et suivi des mouvements bancaires).
3. Comptabiliser. Les mouvements d'argent enregistrés sont utilisés pour établir deux documents comptables clés : le bilan et le compte de résultat.

FAQ

Faut-il faire appel à un expert-comptable pour la comptabilité d’une association ?

Cela dépend de la taille et de la complexité des finances de l'association. Mais, souvent, recourir à un expert-comptable est conseillé pour assurer une gestion comptable précise et conforme aux normes légales.

Comment faire le bilan comptable d'une association ?

Pour établir le bilan comptable d'une association, il faut recenser tous ses actifs (matériel, stocks, etc.), ses passifs (dettes, factures à payer, etc.), ses créances et le solde de son compte bancaire, puis les présenter de manière organisée dans un document officiel.

Comment faire les comptes pour une association ?

Pour faire les comptes d'une association, il faut enregistrer minutieusement toutes les transactions financières, organiser les pièces justificatives dans des classeurs ou à l'aide d'un logiciel comptable. Puis utiliser ces informations pour établir le bilan et le compte de résultat conformément aux obligations légales. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ;
• articles L123-12 à L123-24 - Code de commerce ;
• règlement n° 2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif.