Charges externes : que faut-il savoir pour votre comptabilité ?

Les charges externes représentent une part significative des dépenses d'une entreprise. Elles englobent toutes les dépenses effectuées auprès de tiers, hors achats de biens destinés à être stockés. 

Quelles sont les charges externes ? Sont-elles fixes ou variables ? Comment comptabiliser les charges externes ? Comment analyser les charges externes ? Legalstart répond à toutes vos questions.

Que sont les charges externes ?

En comptabilité, les charges externes représentent toutes les dépenses effectuées auprès de tiers. Toutes les dépenses qui ne sont pas directement liées aux achats de biens nécessaires à la production (lesquels sont enregistrés dans les comptes 60).

Quelles sont les charges externes ? Exemples

Les charges externes sont variées et couvrent de nombreux domaines nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Voici quelques exemples typiques de charges externes :

• les dépenses d'eau dans les locaux de l'entreprise ;
• les factures d'électricité pour les bureaux et autres installations ;
• les autres dépenses d'énergies (gaz, fuel, ou autres sources d'énergie) ;
• les fournitures administratives (fournitures de bureau, etc.) ;
• la redevance de crédit-bail ;
• la location mobilière ou immobilière ;
• les charges locatives (charges de copropriété, etc.) ;
• les frais d’entretien et de réparations pour maintenir en bon état les biens de l'entreprise ;
• les assurances (incendie, responsabilité civile, etc.) ;
• les études et les recherches (études de marché, recherches et développements, etc.) ;
• le personnel intérimaire ;
• les honoraires d’expert-comptable et d’avocat ;
• les paiements pour divers services professionnels ;
• les dépenses liées aux campagnes publicitaires ;
• les frais pour le transport des biens ou des personnes ;
• les frais postaux ;
• les frais de représentation (déjeuners d'affaires, etc.) ;
• les frais de déplacements (essence, péage, etc.) ;
• les frais pour les services fournis par les banques ;
• les cadeaux d’entreprise offerts aux clients ou aux partenaires ;
• ou encore les autres charges externes qui ne rentrent pas dans les catégories précédentes.

Les charges externes sont-elles fixes ou variables ?

Les charges externes peuvent être à la fois fixes et variables.

Les charges externes fixes

Les charges externes fixes sont des dépenses dont le montant reste constant. Indépendamment du niveau d'activité de l'entreprise. 

Par exemple :

• le loyer des locaux ;
• les primes d'assurance ;
• ou les frais de crédit-bail. 

Ces coûts doivent être payés régulièrement, qu'il y ait beaucoup ou peu d'activité dans l'entreprise.

Les charges externes variables

Les charges externes variables sont des dépenses qui varient en fonction de l'activité de l'entreprise. 

Par exemple :

• les frais de déplacement du personnel ;
• les coûts de publicité,
• ou les dépenses liées à l'utilisation des services de sous-traitance peuvent augmenter ou diminuer en fonction du volume des affaires réalisées par l'entreprise.

Comment comptabiliser les charges externes ?

En comptabilité, les charges externes sont enregistrées dans des comptes spécifiques, principalement dans la classe 61. Cette classe est subdivisée en plusieurs sous-catégories, chacune correspondant à un type particulier de charge externe.

Voici quelques-uns des principaux comptes utilisés pour ces enregistrements :

• compte 611 - sous-traitance ;
• compte 612 - crédit-bail ;
• compte 613 - opérations locatives ;
• compte 614 - charges locatives ;
• compte 615 - entretien et réparations ;
• compte 616 - primes d’assurance ;
• compte 617 - études et recherches ;
• compte 618 - documentation.

Compte 611 - sous-traitance

Le compte 611 est utilisé pour les opérations liées à la sous-traitance générale. Il regroupe les coûts des services délégués à des sous-traitants, qui ne sont pas directement liés aux services principaux de l'entreprise.

Compte 612 - crédit-bail

Le compte 612 enregistre les opérations de crédit-bail, un type de financement utilisé par les entreprises pour la location de biens. Ce compte est subdivisé en :

• compte 6122 pour le mobilier ;
• et compte 6125 pour l'immobilier.

Compte 613 - opérations locatives

Les opérations locatives sont enregistrées dans le compte 613. Il est lui-même divisé en :

• compte 6132 pour les locations immobilières ;
• et compte 6135 pour les locations mobilières.

Compte 614 - charges locatives

Les charges locatives liées à un bail commercial ou professionnel sont enregistrées dans le compte 614.

Cela inclut les coûts supplémentaires associés à la location d'un espace de bureau ou d'autres installations professionnelles.

Compte 615 - entretien et réparations

Le compte 615 regroupe les frais liés à l'entretien et à la réparation des locaux professionnels. Mais aussi les frais liés aux biens matériels de l'entreprise. 

Il est subdivisé en :

• compte 6152 pour l'entretien des locaux ;
• compte 6155 pour la réparation des biens matériels ;
• et compte 6156 pour la maintenance informatique.

Compte 616 - primes d’assurance

Les opérations liées aux primes d'assurance sont enregistrées dans le compte 616. Il est ensuite subdivisé selon le type d'assurance :

• le compte 6162 pour l'assurance dommage construction ;
• le compte 6168 pour l'assurance responsabilité civile des salariés ;
• et le compte 6169 pour l'assurance décès.

Compte 617 - études et recherches

Les frais de recherche et d'études engagés par l'entreprise sont comptabilisés dans le compte 617.

Compte 618 - documentation

Les frais de documentation sont enregistrés dans le compte 618, qui comprend :

• le compte 6181 pour la documentation générale ;
• et le compte 6183 pour la documentation technique.

Comment analyser les charges externes ?

Pour analyser les charges externes de manière efficace, plusieurs étapes sont nécessaires :

1. identifier les charges fixes et les charges variables ;
2. analyser la structure des coûts ;
3. évaluer la rentabilité des charges externes ;
4. optimiser les coûts ;
5. suivre et ajuster les charges externes.

Identifier les charges fixes et les charges variables

La première étape de l'analyse consiste à différencier les charges fixes des charges variables.

Les charges fixes, comme les loyers et les assurances, ne fluctuent pas avec le niveau d'activité de l'entreprise. Elles doivent être payées régulièrement, quel que soit le volume des ventes ou des prestations.

À l'inverse, les charges variables, telles que le carburant et les frais de déplacement, augmentent ou diminuent en fonction de l'activité.

Analyser la structure des coûts

Ensuite, il est important de collecter et de catégoriser toutes les données financières relatives aux charges externes sur une période donnée. 

Cette collecte permet d'établir des ratios qui montrent la part des charges fixes et des charges variables par rapport au chiffre d'affaires.

Évaluer la rentabilité des charges externes

L'analyse des charges externes permet de vérifier si le mode de production ou d'exploitation est trop coûteux. En comparant les coûts fixes et variables avec les revenus générés, vous pouvez déterminer la rentabilité de votre entreprise.

Cette analyse des ratios aide à évaluer la structure des coûts de l'entreprise et à identifier les domaines où les coûts pourraient être excessifs. 

Si une grande partie des revenus est consacrée aux charges fixes, il peut être judicieux de revoir les contrats de location par exemple pour rechercher des solutions plus économiques.

Optimiser les coûts

L'étape suivante consiste à explorer des moyens d'optimiser ces coûts. 

Pour les charges fixes, il peut s'agir de renégocier les loyers ou d'optimiser les contrats d'entretien. Pour les charges variables, il est possible de mettre en place des mesures de contrôle et de planification pour réduire les dépenses.

Suivre et ajuster les charges externes

Enfin, il est indispensable de mettre en place un suivi régulier des charges externes. 

Cela implique :

• de produire des rapports financiers périodiques ;
• et de comparer les dépenses réelles aux prévisions budgétaires. 

Ce suivi permet d'ajuster rapidement les stratégies en fonction des écarts observés et de maintenir une gestion financière saine et équilibrée.

FAQ

Comment calculer l’EBE ?

Pour calculer l'excédent brut d’exploitation (EBE), on soustrait les charges d’exploitation (hors dotations aux amortissements et provisions) du chiffre d’affaires net. Pour l’EBE, le calcul est : Chiffre d’affaires - Charges d’exploitation (hors amortissements et provisions).

Qu’est-ce que les charges d’exploitation ?

Les charges d’exploitation sont toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Elles incluent les coûts tels que les salaires, les achats de matières premières, les loyers, et les frais de maintenance.

Quels sont les 3 types de charges d’une entreprise ?

Les trois types de charges d’une entreprise sont les charges d’exploitation, les charges financières, et les charges exceptionnelles. Les charges d’exploitation concernent les coûts liés à l'activité courante, les charges financières incluent les intérêts sur les emprunts, et les charges exceptionnelles sont des dépenses inhabituelles ou non récurrentes. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles R123-192 à R123-194 - Code du commerce ;
• articles R123-200 à R123-202 - Code du commerce ;
• Décret n°83-1020 du 29 novembre 1983 pris en application de la loi n° 83-353 du 30 avril 1983 et relatif aux obligations comptables des commerçants.