Charges de personnel : comment les calculer et les comptabiliser ?

En entreprise, les charges de personnel représentent un investissement conséquent. Elles comprennent notamment les rémunérations ainsi que toutes les charges qui y sont associées, sociales et patronales. Aussi, doivent-elles être anticipées. Sur le plan comptable, ces charges doivent être comptabilisées de manière rigoureuse. Dans cet article, nous vous fournissons toutes les informations utiles pour comprendre ces charges spécifiques.

Qu’est-ce que les charges de personnel ?

Les charges de personnel sont des dépenses réalisées par l’employeur pour l’embauche de salariés et la rémunération des dirigeants. Elles comprennent les rémunérations ainsi que différentes charges sociales et patronales.

Quelles sont les charges de personnel ?

Voici les différents frais de personnel à la charge de l’employeur

• les rémunérations ;
• les charges et cotisations sociales ;
• les autres charges sociales.

Les rémunérations

Il s’agit des rémunérations brutes versées aux employés, c’est-à-dire les salaires nets et les charges sociales qui y sont liées. Elles incluent également la rémunération des administrateurs de sociétés, comme un administrateur de SA (société anonyme) ou un président de SAS (société par actions simplifiée). De plus, elles intègrent aussi les jetons de présence alloués au directeur général ou à un administrateur pour une mission exceptionnelle.

Les charges et les cotisations sociales

Ce sont les charges patronales ainsi que les charges de sécurité sociale. Parmi ces dernières, on trouve des cotisations pour :  

• l’URSSAF ;
• l’assurance maladie, l’invalidité et le décès ainsi que pour les mutuelles ;
• France Travail ;
• les caisses de retraite ARCCO (Association générale des institutions de retraite des cadres) et AGIRC (Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés) ;
• la CSG et la CRDS ;
• les allocations familiales.

Les autres charges sociales

L’employeur doit également s’acquitter d’autres charges, telles que :

• les cotisations pour la médecine du travail ;
• le versement obligatoire au CE (comité d’entreprise) ;
• le versement au CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) ;
• les frais pour la médaille du travail.

Comment calculer les charges de personnel ?

Pour les charges de personnel, le calcul s’effectue en additionnant toutes les rémunérations, les charges et les autres cotisations. Ainsi, les rémunérations correspondent aux salaires versés mensuellement aux employés. Leur montant varie selon le poste occupé, les responsabilités et missions, ainsi qu’avec l’ancienneté, la pénibilité et les conventions collectives applicables. 

Les charges salariales représentent 22 % du salaire brut d’un employé et les charges patronales de 22 à 42 % du salaire brut.

Comment comptabiliser les charges de personnel ?

Les charges de personnel, en comptabilité, sont comptabilisées aux comptes 64. Voici dans le détail comment procéder à leur comptabilisation. 

Salaires et appointement : compte 6411

Il faut comptabiliser sur le compte 6411 les rémunérations brutes (salaires nets + charges salariales). De même, il faut y faire apparaître les rémunérations des dirigeants. Un sous-compte du poste 6411 doit être créé pour enregistrer les charges sociales des dirigeants d’EURL et de SARL, et également pour les cotisations à la Sécurité sociale des indépendants.

Congés payés : compte 6412

Les indemnités de congés payés sont à enregistrer sur le compte 6412. Cependant, toutes les activités de congés payés ne sont pas versées à la clôture de l’exercice. En effet, les jours de congés n’ont pas nécessairement été pris par les salariés à cette échéance. Il est donc conseillé de créer deux sous-comptes pour les indemnités versées et celles qui sont provisionnées.

Les primes et gratifications : compte 6413

Les primes exceptionnelles, le 13e mois, la prime d’assiduité et les autres primes sont à enregistrer au compte 6413.

Les indemnités et avantages divers : compte 6414

Les indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle de contrat, les indemnités kilométriques ou de transport doivent être comptabilisées au compte 6414.

Les charges de sécurité sociale et de prévoyance : compte 645

Ces charges patronales, telles que les cotisations à l’URSSAF, aux mutuelles, aux caisses de retraite et aux organismes de chômage, sont comptabilisées au compte 645 dans divers sous-comptes.

Les autres charges sociales : compte 647

Les versements pour le CE, le CHSCT et les frais de médaille du travail sont comptabilisés au compte 647.

Autres charges du personnel : compte 648

Le compte 628 permet de comptabiliser les charges du personnel qui n’entrent pas dans les autres catégories de comptes. Il peut s’agir :

• d’indemnités de licenciement ou de rupture de contrat qui ne peuvent être classées dans une autre rubrique ;
• des primes ou gratifications non courantes ;
• de frais de déménagement du personnel ;
• d’intéressement des salariés si un compte dédié n’est pas identifié ;
• de dépenses en formation professionnelle continue qui ne sont pas classifiables dans les autres comptes ;
• de cotisations au régime de prévoyance complémentaire quand elles ne peuvent être décomposées dans des comptes spécifiques.

Comment optimiser ses charges de personnel ?

L’optimisation des charges de personnel est possible en appliquant certaines méthodes :

• Profiter d’exonérations ou d’aménagements fiscaux : exonérations de cotisations sociales pour certains profils de salariés ou crédit d’impôt sous conditions.
• Optimiser la masse salariale : proposer des contrats adaptés selon les fluctuations de l’activité, par exemple en temps partiel ou en contrat à durée déterminée.
• Proposer des avantages sociaux qui sont exonérés de cotisations sociales, les chèques-vacances, les cadeaux, la prévoyance ou certaines aides à la garde d’enfants.

FAQ

Où trouver les charges de personnel dans un bilan ?

Les charges de personnel sont inscrites dans le compte 64. Celui-ci comprend le salaire brut et les cotisations sociales et patronales.

Quels sont les charges à payer et les produits à recevoir liés au personnel ?

Ces charges et produits concernant le personnel n’ont pas encore été payés ou encaissés au terme de l’exercice comptable. Ils sont comptabilisés au compte 428. Ce sont :

• les dettes provisionnées pour congés payés ;
• les dettes provisionnées pour participation des salariés aux résultats.

Quels sont les trois types de comptabilité ?

Les trois types de comptabilité sont :

• la comptabilité générale ou financière, qui reflète la santé financière de l’entreprise avec l’établissement des comptes annuels.
• la comptabilité analytique qui fournit des informations sur les coûts et la rentabilité de l’entreprise.
  
• la comptabilité budgétaire qui vise à estimer les budgets nécessaires pour les futurs exercices comptables.