Changement de date de clôture de l’exercice social : comment faire ?

Lors de la création de son entreprise, l’entrepreneur doit choisir la date de clôture de son exercice social. En cours de vie de la société, il arrive que la date initialement choisie ne soit plus en adéquation avec l’activité exercée par l’entreprise. C’est la raison pour laquelle les associés ont la possibilité de faire évoluer la date de clôture de l’exercice social.

Legalstart vous livre les étapes à suivre pour procéder au changement de date de clôture de l’exercice social d’une société.

Qu’est-ce qu’un exercice social ?

L’exercice social, également appelé exercice comptable, est la période d’un an durant laquelle la société est considérée avoir accompli un cycle complet d’activité économique. Le choix de l’exercice social dépend de la nature de l’activité exercée par la société.

Comment choisir la date de clôture de son exercice social ?

La liberté de choix de la date de clôture de l’exercice social

En principe, le choix de la date d’arrêté des comptes est libre, il doit seulement respecter deux exigences très simples :

• L’exercice social doit avoir une durée de 12 mois : la durée peut être exceptionnellement supérieure sans dépasser les 23 mois ou inférieure à un an lors du premier et du dernier exercice, ainsi qu’en cas de modification de la date de clôture de l’exercice social.
• La date choisie doit être fixe : cela signifie qu’il doit s’agir d’une date précise (ex: le 29 mars) et non pas d’une date flottante (ex: le dernier vendredi du mois de mars).

Les différentes dates possibles pour la clôture de l’exercice comptable : exemples

Généralement, l’exercice social est aligné sur l’année civile, avec une date d’ouverture fixée au 1er janvier et une date de clôture définie au 31 décembre. Ce choix répond à un souci de praticité puisque les obligations sociales telles que les salaires ou l’Urssaf sont arrêtées à la fin de l’année civile.

Cependant, le cycle économique de certaines activités ne coïncide pas avec l’année civile, c’est pourquoi il est possible de choisir une autre date de clôture. 

C’est le cas par exemple pour une SAS qui a une activité saisonnière exercée au sein d’une station de ski. Dans ce cas de figure, il est plus adapté de clôturer l’exercice après la fermeture de la station (au mois de juin par exemple), tandis que le choix de la date de clôture au sein d’une SCI familiale portera plus généralement sur des considérations pratiques et fiscales. 

De plus, lors de la création de la société, les associés peuvent librement fixer la date de clôture du premier exercice comptable. Le choix doit se faire en fonction de la date de création de l’entreprise. Ainsi, pour une société créée en octobre : 

• Les associés peuvent décider que le premier exercice comptable sera clôturé au 31 décembre prochain comme pour n’importe quel exercice social. Dans ce cas, le premier exercice comptable dure 2 mois. 
• Ils peuvent également préférer ne pas faire de bilan comptable pour une durée si courte et fixer la date de fin du premier exercice comptable au 31 décembre de l’année suivante. Dans ce cas, la durée du premier exercice social est de 14 mois.

Changement de date de clôture de l’exercice social : quelles étapes ?

Il est tout à fait possible de changer la date de clôture de l’exercice social au cours de la vie de la société. Cette décision peut être motivée par la volonté de choisir une date plus juste par rapport au cycle d’exploitation de l’entreprise, de s’adapter à un changement de saisonnalité comme un changement ou une adjonction d'activité par exemple.

Toutefois, pouvoir procéder au changement de date de clôture de l'exercice social, deux conditions doivent être réunies :

• la décision doit être prise avant l’expiration de l’exercice en cours ;
• la décision doit être prise avant l’expiration de la nouvelle date de clôture.

Les démarches à effectuer diffèrent en fonction de la forme juridique de l’entreprise. Ainsi, les étapes à respecter ne sont pas les mêmes pour une société et une entreprise individuelle.

Changement de date de clôture de l’exercice pour une société 

Le changement de date de clôture de l’exercice social est une procédure qui se divise en quatre étapes.

Étape 1 : la décision de l’Assemblée générale

Comme toute modification statutaire le changement de date de clôture de l’exercice social doit être approuvé par l’ensemble des associés réunis en Assemblée générale. 

La forme de la décision de changement de date de clôture de l’exercice social varie selon la structure juridique de la société :

• Au sein d’une SAS ou d’une SARL : la décision de changement de date de clôture de l’exercice social doit être prise en Assemblée générale extraordinaire (AGE) selon les formalités prévues dans les statuts (modalités de convocation, majorité, quorum, etc.). À l’issue de l’Assemblée générale extraordinaire, un procès-verbal d’AG doit être établi.
• Au sein d’une SASU ou d’une EURL : ces sociétés ne sont constituées que d’un seul associé, la décision est donc prise par l’associé unique seulement. Un procès-verbal des décisions de l’associé unique (PV des DAU) doit alors être dressé.

Une fois que la décision de changement de date de clôture de l’exercice social a été adoptée par le ou les associés, il convient de mettre les statuts de la société à jour. Pour cela, il suffit de modifier l’article des statuts traitant de l’exercice social.

Étape 2 : l’insertion au JAL

Il n’est pas obligatoire de publier un avis de changement de date de clôture dans un journal d’annonces légales (JAL), sauf si l’avis publié lors de la création de la société mentionnait expressément la date d’ouverture et/ou de clôture de l’exercice comptable.

Toutefois, la publication du changement de date de clôture d’exercice au sein d’un JAL peut être utile puisqu’elle permet aux tiers de prendre connaissance de la modification.

Étape 3 : le formulaire M2  

Pour procéder au changement de date de clôture de l'exercice social, il est impératif de compléter le formulaire M2. Il est possible de le télécharger en ligne sur le site internet du service public. Une notice est également proposée pour vous aider à le compléter.

Le formulaire M2 se compose de quatre parties :

• cadre 1 : choisir la case “Autre” et préciser “changement de date de clôture de l’exercice social” ;
• cadre 2 : indiquer les informations de la société (dénomination, adresse siège social, siret, etc.) ;
• cadre 3 : cocher la case uniquement si votre société est à associé unique, c’est-à-dire une SASU ou une EURL ;
• cadre 4 : indiquer la nouvelle date de clôture de l’exercice comptable dans la case dédiée ;
• cadre 21 : indiquer les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques où l’on peut vous joindre.

Le formulaire de modification M2 doit être daté et signé par le représentant légal de la société ou une personne mandatée pour le faire à sa place.

Étape 4 : le dépôt au greffe du tribunal de commerce

La décision de modification de la date de clôture de l’exercice doit ensuite faire l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société. 

Pour cela, le dirigeant doit soumettre les documents suivants :

• L’exemplaire du procès-verbal de décisions de l’associé unique ou de la décision de l'Assemblée générale extraordinaire actant du changement de date de clôture de l’exercice social ;
• Le formulaire Cerfa M2, également numéroté Cerfa n°11682*04, complété et signé ;
• L’exemplaire des statuts mis à jour, daté, certifié conforme et signé du dirigeant.

Changement de date de clôture pour une entreprise individuelle

Une entreprise individuelle soumise au régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) peut changer de date de clôture. 

Les démarches à accomplir sont beaucoup plus simples que pour une société. En effet, il suffit d’envoyer un courrier au service des impôts (SIE) du lieu du siège social de l’entreprise individuelle indiquant la nouvelle date de clôture de l’exercice. Pensez à bien indiquer le nom, le numéro siren et l’adresse du siège social, ainsi que vos coordonnées pour que l’administration fiscale puisse vous joindre en cas de besoin.

Les délais de traitement pouvant être assez longs dans certains SIE, il est recommandé d’anticiper votre demande en envoyant votre courrier plusieurs mois avant la date de clôture nouvellement choisie.

Quelles sont les conséquences du changement de date de clôture de l’exercice social ?

Les conséquences fiscales du changement de date de clôture de l’exercice social

En cas de changement de date de clôture de l’exercice, la liasse fiscale est impactée.

En effet, l’assiette de calcul de l’impôt sur les sociétés (IS) change en fonction de la nouvelle date choisie pour la clôture de l'exercice social :

• si la durée de l’exercice en cours est réduite à cause du changement de date de clôture de l’exercice social : la déclaration de résultat doit être transmise dans les trois mois suivants la date de clôture au centre des impôts. La base de calcul de l’IS sera donc le résultat net réalisé sur une période réduite. L’impôt doit être régularisé au cours du quatrième mois suivant la clôture ;
• si la durée de l'exercice en cours est prolongée du fait de la modification : une imposition provisoire est mise en place jusqu’au 31 décembre. À cette date, l’ensemble des éléments nécessaires au calcul de l’IS doit être transmis à l’administration pour ajuster le calcul. La déclaration de résultat doit être effectuée dans les trois mois suivants la nouvelle date de clôture. Les montants déclarés au 31 décembre viennent en déduction. 

Les conséquences comptables du changement de date de clôture de l'exercice social

Sur le plan comptable, cette modification entraîne un décalage dans le temps puisque l’exercice affecté par la modification va être soit plus court soit plus long que les exercices qui lui précèdent et qui lui succèdent. Cela impacte :

• L’analyse du bilan comptable : le changement de la durée des exercices sociaux peut entraîner des difficultés de lecture et de comparaison des résultats d’un exercice à l’autre.
• La durée du mandat des commissaires aux comptes (CAC) : lorsqu’un CAC est nommé, il l’est pour une durée de six exercices. Le changement de date de clôture de l’exercice social entraîne nécessairement une augmentation ou une diminution de la durée de ses fonctions.

Sachez qu’il est désormais possible d’effectuer toutes vos démarches de modification statutaire en ligne.

FAQ

Le changement de date de clôture entraine-t-il de nouvelles obligations pour la tenue des comptes de la société ? 

Un changement de date de clôture n'entraîne pas de changements, les mêmes obligations doivent être suivies : 

• Vous devez tenir de nouveaux documents comptables. À la fin de chaque exercice, il faut ranger et conserver ces documents. l'ouverture d'un nouvel exercice est accompagné de la création  de nouveaux documents comptables.
  
  
• vous devez établir les comptes annuels. Contenant le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe comptable, ils doivent être remplis et déposés au RCS à la fin de l'exercice social.

Quelles raisons peuvent motiver un changement de date de clôture d'exercice social ?

Un tel changement peut être motivé par la nature de l'activité exercée. Par exemple, si vous avez une activité saisonnière liée au tourisme (station balnéaire, station de ski, ...), il sera plus judicieux et pratique de clôturer l'exercice social lors de la fin de la saison haute, quand votre activité s'achève. La gestion de vos finances, de vos obligations sociales et fiscales sera plus simple.

Vous pouvez aussi changer la date pour la déplacer à la fin d'une bonne période. De cette manière, si vous chercher à obtenir un financement, vos investisseurs auront une bonne image de la société.

Enfin, une adjonction d'activité, c'est à dire l'ajout d'une nouvelle activité à l'objet social de votre société, peut aussi expliquer un changement de date de clôture de l'exercice social.

Principales sources réglementaires et législatives : 

• Code de commerce - article L123-12 
• Code de commerce - article L232-21 à L232-26