Comment utiliser la balance comptable en entreprise ?

La balance comptable désigne un document de comptabilité non obligatoire. Elle se présente sous forme d’un tableau récapitulatif des comptes de l’entreprise sur une période donnée. Celle-ci constitue un document utile pour suivre et analyser votre activité comptable. En effet, elle permet de mieux gérer votre trésorerie, mais aussi d’équilibrer vos comptes et d'établir un état financier sur une période précise. 

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Qu’est-ce que la balance comptable ?

La balance comptable est, par définition, un document qui regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise sur une période définie. Celle-ci peut correspondre à un exercice comptable. Elle se présente sous forme de tableau qui reprend la liste des comptes issus du grand livre de compte de l’entreprise dans l’ordre du PCG (plan comptable général).

Il existe 3 types de balances comptables :

• la balance comptable générale qui reprend les comptes de l’entreprise selon le plan comptable de la classe 1 à la classe 7. Elle permet de visualiser le solde de chaque compte ;
• la balance comptable auxiliaire qui reprend uniquement les comptes fournisseurs et les comptes clients. Il s’agit de comptes respectivement rattachés aux comptes 411 et 401 ;
• la balance comptable âgée se base sur les informations de la balance auxiliaire, mais en ventilant les créances et les dettes en fonction de leur échéance de règlement. Généralement, elle prend en compte des périodes de 30 à 60 jours.

À quoi sert la balance comptable ?

Il s’agit d’un outil de gestion utile qui permet de contrôler les comptes et les enregistrements. La balance en comptabilité met en relation le résultat de l'exercice et le bilan comptable. Son rôle est aussi de vérifier l’égalité entre les débits et les crédits afin de voir si la balance est équilibrée. Elle est également un moyen de vérifier le calcul des déclarations de TVA. 

En ce qui concerne plus spécifiquement la balance âgée, celle-ci établit un suivi de l’encaissement des créances. Ainsi, elle permet de constater les retards de paiement et de prévoir les relances. En outre, elle vous aide à être à jour dans les paiements à vos fournisseurs et à réaliser des prévisions financières.

Comment faire la balance comptable ?

Avant de réaliser une balance comptable à 6 colonnes, il est indispensable d'avoir procédé à la saisie sur la période concernée et les travaux de révision nécessaires. Basez-vous sur le grand livre de comptes. Puis, reprenez chacun des comptes un à un en suivant le plan comptable du compte 1 au compte 7. 

Voici un exemple de balance comptable générale : 

 Si vous voulez réaliser une balance comptable auxiliaire, voici un modèle : 

 Il faut reprendre uniquement les comptes auxiliaires concernés, comme c’est le cas ici avec les comptes clients. 

Enfin, nous vous donnons un exemple de balance comptable âgée pour vos clients : 

 Avec une balance âgée, le solde des comptes créditeurs doit être égal au solde des comptes débiteurs.

Comment analyser la balance comptable ?

La lecture de la balance comptable est à effectuer de gauche à droite. Les indications présentes dans chaque colonne dépendent du type de balance choisi. Sur une balance générale, vous retrouverez dans cet ordre :

• le numéro du compte ;
• le libellé du compte ;
• les débits sur ce compte ;
• les crédits sur ce compte ;
• le solde qui correspond à la différence entre débit et crédit. 

Ainsi, vous pouvez constater si le solde est débiteur, c’est-à-dire supérieur au total des crédits, ou créditeur si le solde des crédits est inférieur au débit. Dans ce cas, il y a un bon équilibre des comptes. Si la balance est déséquilibrée, il faut en identifier les causes, notamment en vous intéressant aux mouvements les plus significatifs. Ces causes peuvent être dues à :

• une erreur d’écriture ;
• un oubli ;
• un changement.

Pour vous aider, n’hésitez pas à comparer les soldes de la période choisie avec ceux de la période précédente. Puis, essayez de comprendre d’où proviennent les écarts.

FAQ

Comment se présente la balance comptable ?

La balance comptable se présente comme un document sous forme de tableau qui regroupe les comptes d’une entreprise sur une période définie. Elle récapitule les comptes, leurs libellés, leurs opérations de débit et de crédit ainsi que leur solde.

Quelle est la différence entre le grand livre et la balance comptable ?

Le grand livre de compte est un document comptable obligatoire où sont inscrits tous les comptes de l’entreprise. Il permet d’établir le bilan comptable et le compte de résultat. La balance comptable, quant à elle, synthétise des informations issues du grand livre sur une période donnée. Ce n’est pas un document obligatoire.

Quels sont les types de balance en comptabilité ?

En comptabilité, les 3 types de balances sont :

• la balance comptable générale ;
• la balance comptable auxiliaire ;
• la balance comptable âgée.