Approbation des comptes annuels : les étapes à suivre en 2024

Chaque année, toutes les sociétés (SARL, SAS, SCI) doivent procéder au dépôt des comptes annuels au greffe. Pour cela, les comptes annuels doivent être approuvés par les associés de la société. Parfois méconnue en pratique, l'approbation des comptes annuels est une étape obligatoire en lien avec la tenue de la comptabilité de l'entreprise : tous les comptes sont arrêtés à une date précise, et pourront être comparés selon les années. Surtout, cette étape permet aux associés de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise (gérant ou président) et de décider de la future orientation de la société. Comment l'approbation des comptes fonctionne-t-elle en pratique ? Qui est responsable ? Quand faut-il approuver les comptes ? Et surtout, quelles sont les sanctions en cas d'absence de dépôt des comptes ?

Approbation des comptes annuels : définition

Qu'est-ce qu'une approbation des comptes ?

L'approbation des comptes est un passage obligé et crucial pour toute entreprise. En effet, l'approbation des comptes doit obligatoirement être faite dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. L'exercice comptable est la période s'étalant en principe sur 12 mois durant laquelle les opérations économiques de l'entreprise sont enregistrées.

Cette approbation des comptes doit être accomplie dans le cadre d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Cette réunion est l'occasion de présenter à l'associé ou aux associés l'ensemble des informations relatives à l'activité de la société, ainsi que l'état de son patrimoine et les mouvements qui ont affecté ce patrimoine durant l'exercice comptable. 

Après cette présentation, le ou les associés vont approuver ou non la gestion de l'entreprise par le dirigeant durant l'exercice social. Il ou ils ont la possibilité de refuser l'approbation des comptes. Dans ce cas, le résultat de l'exercice n'est pas réparti, ce qui signifie qu'aucun dividendes ne peut être distribué. 

Comptes annuels : définition

Lors de la clôture de l'exercice social, vous devez établir les comptes de votre entreprise. L'établissement des comptes annuels permet d'avoir une vision de toutes les opérations réalisées pendant l’exercice social de la société.

L'ensemble des sociétés commerciales, mais aussi les entreprises individuelles, sont concernées par l'obligation d'établir les comptes annuels. Cependant, les micro-entreprises, au sens du régime fiscal de l'entreprise individuelle, ne sont pas soumises à cette obligation d'établir des comptes annuels. 

Les comptes annuels sont des documents comptables exposant la situation financière de l'entreprise.  Ils sont composés de 3 éléments indissociables les uns des autres :

Le bilan

Le bilan est en quelque sorte une photographie de la situation financière de l’entreprise à un instant T. Il est composé de 2 colonnes : celle de gauche expose l’actif et celle de droite le passif. Dans la première figure l’ensemble du patrimoine de l’entreprise. La seconde colonne à droite indique la provenance des ressources financières de l’entreprise. Le bilan ne donne pas d’indication sur l’activité de l’entreprise.

Le compte de résultat

Le compte de résultat permet en revanche d’avoir un aperçu de l’activité de l’entreprise. Il permet d’obtenir le résultat net, et donc de savoir si l’entreprise a fait un bénéfice ou est en déficit. Les éléments essentiels affichés sont les produits, ce qui correspond aux recettes, et les charges, soit les dépenses.

Seules les moyennes entreprises peuvent présenter un compte de résultat simplifié. Pour être considérée comme moyenne, votre entreprise doit rester en dessous d'au moins 2 des 3 seuils suivants : 

• un bilan total de 25 millions d'euros ;
• un chiffre d'affaires net de 50 millions d'euros ;
• une moyenne de 250 salariés employés sur l'exercice comptable.

L’annexe 

L'annexe regroupe toutes les informations essentielles à la compréhension du bilan et du compte de résultat et expose les règles comptables appliquées. L'annexe détaille par exemple les amortissements et les provisions, l’exigibilité des créances et des dettes. 

Les micro-entreprises, au sens économique, peuvent se passer d'établir une annexe. Une entreprise est considérée comme une micro-entreprise si elle ne dépasse pas au moins 2 des 3 seuils suivants : 

• un bilan de 450.000 d'euros ;
• un CA de 900.000 € ;
• et une moyenne de 10 salariés employés sur l'exercice comptable.

Qui doit procéder à l'approbation des comptes annuels ? 

Toutes les sociétés doivent faire approuver leurs comptes annuels. L’approbation des comptes concerne tant les sociétés pluripersonnelles (SAS, SARL et SCI) que les sociétés unipersonnelles (SASU et EURL). À la marge, les associations exerçant une activité économique sont tenues de faire approuver leurs comptes associatifs annuels, lorsqu'elles dépassent certains seuils. 

C’est au dirigeant d’entreprise et non au comptable qu’il revient d’engager la procédure d’approbation des comptes.

L'approbation des comptes doit être faite dans le cadre d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) organisée par le dirigeant. Les associés doivent y être convoqués au moins 15 jours avant sa tenue.

Quand doit avoir lieu l'approbation des comptes ?

À la fin de chaque exercice social (ou exercice comptable), votre société doit clôturer son exercice social. La date de la clôture d’exercice social est identique chaque année et prévue par les statuts. C'est à cette date que commence la procédure d'approbation des comptes annuels : à partir de là, vous disposez de 6 mois pour faire approuver vos comptes.

Si vous avez dépassé ce délai, il est possible de demander une prorogation au président du Tribunal de commerce. Cette prorogation vous permettra de disposer d’un délai plus long pour déposer vos comptes et donc, de régulariser votre situation. 

Quelles sont les étapes de la procédure d'approbation des comptes annuels ?

La rédaction du rapport de gestion 

À quoi sert le rapport de gestion ?

Le rapport de gestion permet de :

• Faire état de l’activité de la société pendant l’exercice comptable : il précise la situation et activité de la société, les résultats de la société, l’évolution prévisible de la situation de la société, les événements importants survenus entre la date de clôture et celle à laquelle le rapport est établi et les activités de la société en matière de recherche et de développement.
• Présenter les résultats et la situation financière de l’entreprise : il indique le montant des dividendes distribués au titre des trois derniers exercices et montant des revenus, l’analyse objective et exhaustive de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation financière de la société (notamment sa situation d’endettement, au regard du volume et de la complexité des affaires) et les principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée.

Est-il obligatoire d'établir un rapport de gestion ?

Il est en principe obligatoire d'établir un rapport de gestion. Cependant, toute société commerciale qui est une petite entreprise est dispensée de cette obligation. Pour être considéré comme une petite entreprise, il ne faut pas dépasser 2 des 3 seuils suivants au cours du dernier exercice comptable :

• un bilan de 7.500.000 € ;
• un CA net de 15.000.000 € ;
• un nombre moyen de 50 salariés.

Qui est chargé de rédiger le rapport de gestion ?

La personne qui dirige la société est chargée de rédiger le rapport de gestion. Cette personne est :

• le président de la société dans la SAS et la SASU ;
• le gérant de la société dans la SARL, l'EURL et la SCI ;
• le conseil d'administration ou le directoire dans une SA.

C'est l'occasion pour chacun d'eux de rendre compte de leur gestion aux associés.

Que contient le rapport de gestion ?

Pour rendre compte de la gestion, on retrouve souvent certains éléments comme notamment : 

• une analyse objective de la santé financière de l'entreprise et de l'évolution des affaires ;
• les défis auxquels la société devra prochainement faire face ;
• les perspectives de croissance de l'entreprise ;
• les événements importants de l'exercice comptable ;
• le montant des dividendes distribués sur les 3 derniers exercices comptables.

Le rapport de gestion peut aborder l'ensemble des questionnements des associés. 

La convocation de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels

C’est lors de l’assemblée générale annuelle des associés que les comptes sont approuvés ou désapprouvés. Cette assemblée doit être réunie dans les six mois suivants la clôture de l’exercice social.

Avant cette assemblée, le dirigeant de la société doit mettre à la disposition des associés l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes. Souvent, ces documents sont transmis en même temps que la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Pour approuver les comptes, les associés doivent être convoqués à l’assemblée générale d’approbation des comptes au moins 15 jours avant sa tenue. Les statuts de la société (SARL, SAS, SCI) peuvent toutefois prévoir un délai plus long.

Une fois réunis, le dirigeant de l’entreprise soumet son rapport et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes au vote des associés. Les associés décident alors de :

• L’approbation, la modification ou le rejet des comptes sociaux : à la majorité, les associés peuvent décider de valider, de modifier ou de rejeter les comptes sociaux. Il est fréquent que les associés décident d’approuver les comptes, toutefois, en cas de fraude, de manque de clarté ou de faute de gestion, les associés peuvent décider de désapprouver les comptes. 

• L’affectation du résultat (bénéfices ou pertes) : les associés peuvent décider d’affecter une partie des bénéfices aux réserves, de les reporter à l’année suivante ou de les distribuer par le versement de dividendes. En revanche, si la société accuse des pertes, les associés ne pourront pas décider de distribuer des dividendes.

Les décisions des associés sont ensuite retranscrites dans un procès-verbal d’assemblée générale. Établir ce PV est impératif, il devra être transmis au greffe par la suite, et marque la fin de la procédure d'approbation des comptes.

Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes approuvés

Une fois que l’assemblée générale a eu lieu, une dernière étape, purement formelle, est à effectuer dans le mois qui suit l'approbation des comptes : le gérant ou président de la société doit déposer les comptes approuvés au greffe. Cette étape est impérative pour les sociétés commerciales (SARL, SAS) mais simplement facultative pour les SCI.

En cas d’absence de dépôt, vous recevrez une convocation de la part du tribunal de commerce et risquez d’être condamné au paiement d’une amende de 1.500 €.  

Qui peut bénéficier de la confidentialité des comptes annuels ?

Lors du dépôt des comptes annuels, certaines entreprises peuvent sous certaines conditions bénéficier de la confidentialité des comptes. Les petites entreprises et les micro-entreprises, au sens économique et non pas dans le sens du statut juridique, sont concernées par cette option.

Elles peuvent en profiter si leurs comptes sont déposés avec une déclaration de confidentialité. Si elles respectent les seuils de confidentialité suivants, les comptes ne sont pas rendus publics.  

La micro-entreprise ne doit pas dépasser 2 des 3 seuils suivants sur le dernier exercice comptable : 

• un bilan de 450.000 € ;
• un CA net de 900.000 € ;
• un nombre moyen de salariés de 10.

Tandis que pour être considérée comme une petite entreprise, votre structure ne doit pas dépasser 2 des 3 indicateurs suivants sur le dernier exercice comptable : 

• un bilan de 7.5 millions d'euros ;
• un CA net de 15 millions d'euros ;
• un nombre moyen de salariés de 50.

Quand doivent être déposés les comptes approuvés ?

Les comptes doivent être déposés dans le mois suivant la décision d’approbation des comptes si le dépôt est fait par courrier ou directement au tribunal, c’est-à-dire maximum 7 mois après la clôture des comptes annuels.

En revanche, vous disposez de 2 mois à compter de la décision d'approbation pour effectuer le dépôt des comptes si vous le faites en ligne. 

Quels documents doivent être déposés ?

Vous devez alors transmettre au greffe, en double exemplaire :

• le bilan comptable ; 
• le compte de résultat ;
• les annexes ;
• le rapport de gestion s'il doit être établi ;
• le procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes et la décision d'affectation du résultat ;
• le rapport du commissaire aux comptes s'il existe.

Si vous êtes l'associé unique et gérant d’une EURL ou président d’une SASU, vous n'êtes pas tenu de déposer le PV d’AG d’approbation des comptes. Le simple dépôt au greffe des comptes annuels dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social suffit.   

Quelles sont les conséquences du dépôt des comptes annuels ?

Une fois les documents déposés au greffe du tribunal de commerce, l’accomplissement de cette formalité est mentionné au Bulletin des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes, la publication au Bodacc confère un caractère public aux comptes annuels de la société, qui peuvent alors être consultés par toute personne. 

En revanche, si les comptes n’ont pas été approuvés, le dirigeant d’entreprise devra simplement déposer un extrait du PV de l’assemblée générale faisant état de la délibération du refus d’approbation.

Le dépôt des comptes approuvés permet de les rendre public. Cette transparence permet de renforcer la confiance que vous portent votre public et vos investisseurs.

L’approbation des comptes est un événement important pour le dirigeant et les associés d'une société. Il est nécessaire de l'anticiper, car il arrive rapidement après la création de votre société. Vous connaissez maintenant les étapes à suivre pour procéder à l’approbation de vos comptes ! 

FAQ

Que se passe-t-il après l'approbation des comptes annuels ?

Une fois les comptes de votre société approuvés, il faut les déposer au greffe du tribunal de commerce compétent. Cela peut être fait en les donnant sur place, ou en les transmettant par lettre ou en ligne. Dans ce dernier cas, pour accomplir cette formalité, vous disposez de 2 mois à compter de l'approbation des comptes, soit 8 mois en tout depuis la clôture de votre exercice comptable. Une fois les comptes déposés, vous n'avez plus rien à faire. 

Quand faire l'approbation des comptes ?

L'approbation des comptes doit avoir lieu au maximum 6 mois après la clôture de l'exercice comptable. Cette date de clôture, fixée dans les statuts, est la même chaque année. Il est donc nécessaire de bien vérifier vos statuts et d'ajouter 6 mois à la date de clôture d'exercice pour connaître la date limite pour approuver les comptes de votre société.

Comment faire l'approbation des comptes ?

Vous devez en premier lieu établir les comptes annuels et rédiger le rapport de gestion. Ensuite puis réunir les associés dans une assemblée générale d'approbation des comptes. Une fois approuvés, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce compétent.

Comment déposer les comptes annuels au greffe ?

Le dépôt des comptes approuvés peut se faire en ligne avec Legalstart ou bien par l'intermédiaire du guichet des formalités des entreprises. Vous pouvez également remettre les documents nécessaires au greffe du tribunal de commerce compétent soit directement au tribunal, soit par courrier recommandé avec avis de réception. C'est le représentant de la société qui doit s'en charger.