Comment devenir secrétaire ?

Une secrétaire indépendante ou salariée joue un rôle indispensable en entreprise. Ses tâches quotidiennes sont variées, allant de la rédaction de courrier, à la gestion d’agendas, en passant par la prise des appels téléphoniques.

Quelle formation suivre pour devenir secrétaire ? Quel statut choisir entre secrétaire indépendante ou salariée ? Quelles sont les étapes à suivre pour devenir secrétaire ? Legalstart fait le point pour vous.

En quoi consiste le métier de secrétaire ?

Vous souhaitez devenir secrétaire administratif ou assistant administratif ? Le métier de secrétaire est une pierre angulaire pour toute entreprise. En effet, la secrétaire est la première interlocutrice des collaborateurs, clients et fournisseurs. Elle assure le lien entre les tiers de l'entreprise et le chef d’entreprise. La secrétaire joue donc un rôle important.

Les fonctions d’une secrétaire peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Généralement, ses missions d’organisation et de communication sont les suivantes :

• accueil physique et téléphonique ;
• gestion du courrier de l’entreprise (réception, envoi et rédaction) ;
• suivi de l’agenda de sa hiérarchie avec la prise et le suivi des rendez-vous ;
• organisation, suivi et prise de notes pendant les réunions ;
• classement administratif, etc.

Une secrétaire est capable de traiter différentes tâches à la fois et maîtrise les outils bureautiques et internet. Elle est également capable de prendre des notes, synthétiser des informations et a de bonnes compétences rédactionnelles.

Quelles études pour devenir secrétaire ?

Il n’existe pas de diplôme de secrétaire unique. En effet, pour devenir secrétaire, plusieurs formations sont possibles :

• Bac pro gestion-administration ;
• BTS assistant de manager ;
• BTS assistant de gestion PME ;
• BTS assistance technique d’ingénieur ;
• BTS gestion de la PME ;
• DUT carrières juridiques ;
• DUT gestion des entreprises et des administrations ;
• DUT gestion administrative et commerciale (GACO) ;
• Licence administration et gestion des entreprises, etc.

Le métier de secrétaire ayant beaucoup évolué ces dernières années, les postes d’assistanats actuels demandent de plus en plus de responsabilités. Une formation minimale de deux ou trois ans après le Bac est donc souvent conseillée.

Quelles sont les qualités requises pour devenir secrétaire ?

Une secrétaire est une personne dotée d’une grande discrétion. Elle est organisée et polyvalente. Elle sait faire preuve de réactivité et d’efficacité. Son principal atout est de pouvoir effectuer plusieurs tâches à la fois, et de passer de l’une à l’autre facilement. Cela nécessite une bonne gymnastique d’esprit et une grande organisation.

Pour devenir secrétaire, il est nécessaire d’être une personne souriante et courtoise. Vous devez avoir une excellente mémoire pour assurer le suivi de vos tâches et maîtriser parfaitement le français tant à l’écrit qu’à l’oral.

Devenir secrétaire : salariée ou indépendante ?

Vous vous demandez s’il est préférable de devenir secrétaire freelance ou salarié pour exercer cette profession ? Chacun de ses statuts présente des avantages et des inconvénients.

Si vous choisissez de devenir secrétaire salariée, vous disposerez d’un revenu régulier. En effet, l’un des avantages au contrat de travail est de percevoir un revenu fixe. Ce statut vous confère donc une sécurité financière, contrairement à une secrétaire indépendante.

Grâce à votre contrat de travail, vous disposez également d’une mutuelle, prise en charge partiellement par votre employeur. Un contrat de mutuelle ou de retraite complémentaire représente souvent un coût pour la secrétaire freelance.

Être salarié c’est toutefois ne pas être son propre patron. Cela implique qu’il existe un lien de subordination entre vous et votre employeur. Vous n’êtes pas libre non plus de choisir vos missions, qui peuvent être monotones. Autre contrainte, vous ne disposez pas non plus librement de votre emploi du temps.

Devenir secrétaire indépendante vous procure au contraire une certaine liberté d’organisation et de choix dans vos missions. Grâce à ce statut, vous pouvez travailler d’où vous voulez : de chez vous, ou depuis un espace de coworking par exemple.

Travailler en tant que secrétaire à son compte permet également de travailler avec plusieurs entreprises en même temps. Il n'est en effet pas rare que les besoins des entreprises se limitent à un temps partiel.

Quel statut juridique pour devenir secrétaire freelance ?

Pour devenir secrétaire freelance, le statut de micro-entrepreneur est souvent la solution la plus adaptée. Comme pour l’entreprise individuelle, vous exercez votre activité seule, en nom propre (puisque vous et l’entreprise ne formez qu’un). Vous êtes soumise à l’impôt sur le revenu (IR).

La procédure pour créer une micro-entreprise est relativement simple et peu coûteuse. Vous bénéficiez d’une gestion et d’une comptabilité allégée. Il ne vous est toutefois pas possible de déduire vos charges et frais avec une micro-entreprise. Vous ne récupérez pas non plus la TVA sur vos achats, puisque vous n’en payez pas si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas 39.100 euros au cours de l'année civile.

Sachez qu’il existe d’autres possibilités pour devenir secrétaire à son compte en vous associant avec un ou plusieurs associés. La création d’une société de type SARL ou SAS reste toutefois complexe et coûteuse.

Quelles sont les étapes à suivre pour devenir secrétaire indépendante ?

Pour devenir secrétaire indépendante, il existe quelques prérequis. Vous devez être âgée d’au moins 18 ans, être domiciliée en France et être de nationalité française ou européenne. Pour exercer le métier de secrétaire en freelance, vous ne devez pas avoir fait l’objet d’une interdiction de gérer ou d’exercer l'activité.

Si vous remplissez ces conditions, les étapes à suivre sont les suivantes :

• réaliser une étude de marché ;
• s’équiper ;
• créer son entreprise ;
• trouver ses premiers clients.

Réaliser une étude de marché pour devenir secrétaire indépendante

Avant de devenir secrétaire indépendante, il est indispensable de vous renseigner sur le marché de l’externalisation administrative. Pour cela, vous devez réaliser une étude de marché. Cette étape vous permet d’analyser la concurrence et les besoins de vos futurs clients. Une fois ces informations en main, vous serez à même de définir votre proposition de valeur pour vous différencier.

Réaliser un business plan est également important pour savoir si votre entreprise est viable. Il vous faut répertorier vos fonds propres, vos possibles emprunts nécessaires pour l’achat de matériel, et une évaluation de votre chiffre d’affaires. Grâce au business plan, vous pourrez bâtir un plan d’action commercial pour développer votre activité.

S’équiper en tant que secrétaire freelance

Devenir secrétaire freelance ne nécessite pas de lourds investissements. Vous devez toutefois vous équiper en matériels pour pouvoir exercer votre métier dans de bonnes conditions. Vous devrez notamment avoir :

• un ordinateur ;
• une connexion internet ;
• une imprimante ;
• un téléphone professionnel ;
• un casque antibruit adapté au télésecrétariat ;
• un micro s’il n’est pas intégré au casque ;
• des classeurs ou pochettes de rangement ainsi que d’armoires.

Créer sa micro-entreprise de secrétaire

Devenir secrétaire indépendante nécessite d’ouvrir une micro-entreprise. Les formalités étant simplifiées, il vous suffit d’immatriculer la société via le Guichet unique de l’INPI. Ce service transmet ensuite les formalités de création d’entreprise au centre de formalité des entreprises (CFE) compétent.

Une fois ces formalités accomplies, vous recevez votre numéro Siret. Vous pourrez alors commencer à exercer votre métier de secrétaire auprès de vos clients.

Trouver des clients en tant que secrétaire indépendante

En tant que secrétaire indépendante, vous pouvez avoir différents profils de clients. Vous pouvez bien entendu travailler pour une entreprise, pour le compte du gérant. Vous exercerez alors les tâches administratives qui vous seront confiées.

Pour trouver vos premiers clients, plusieurs pistes sont à explorer :

• éplucher les annonces d’offres d’emploi ;
• être active sur les réseaux professionnels comme LinkedIn ;
• faire du démarchage direct ;
• distribuer des cartes de visite ;
• s’inscrire sur des plateformes de mise en relation entre indépendants et clients ;
• créer un site internet pour mettre en avant vos prestations.

Vous pouvez également avoir des particuliers comme clients. Ce sont généralement des personnes âgées qui ont besoin d’aide dans la gestion courante de leurs tâches administratives. Vous serez alors amené à rédiger des courriers, payer des factures, effectuer des déclarations d’impôts, etc.

FAQ

Quel est le salaire moyen d’une secrétaire ?

Le salaire moyen d’une secrétaire est de 1.600 euros. Il dépend toutefois du niveau de formation, des responsabilités qui lui sont confiées, et de la taille de l’entreprise.

Qui sont les clients d’une secrétaire freelance ?

Une secrétaire indépendante peut travailler avec des chefs d’entreprise, des particuliers et parfois même des entrepreneurs.

Peut-on devenir secrétaire sans diplôme ?

Il est préférable de se former au métier de secrétaire. Il est toutefois possible d’apprendre le métier en entreprise, sans avoir suivi de formation. Les employeurs sont d’ailleurs parfois plus sensibles à l’expérience qu’aux diplômes.