Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges (ou CDC), par définition, est un document qui résume les fonctions que la solution finale devra remplir à la fin d’un projet.
Utilisé aussi bien, en interne qu'en externe, il facilite la compréhension du projet pour toutes les parties prenantes, ce qui économise du temps.
Fondamentalement, le CDC est un outil de pilotage permettant de définir clairement les besoins et les spécifications d'un projet. Il sert souvent de contrat entre le client et le fournisseur.
Il peut varier en forme selon le type d'activité de l'entreprise et le secteur d'activité. Généralement, il existe 2 types de cahiers des charges :
- le cahier des charges technique, qui se concentre sur les exigences et les contraintes du produit ;
- et le cahier des charges fonctionnel, qui énumère les besoins opérationnels du projet.
En plus des aspects techniques et fonctionnels, il est important de spécifier, d'expliquer et de définir les limites ainsi que les conditions de conception et de réalisation du projet dans le CDC.
Quelle est l’utilité d’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un élément important de la gestion de projet, que ce soit en interne, en sous-traitance ou pour un client externe.
Il permet de :
- définir clairement les attentes de chaque partie concernant ce qui peut être réalisé ;
- prévoir dans quelles conditions et à quelles échéances ;
- contenir une multitude d'informations telles que les fonctionnalités requises, les contraintes techniques, l'historique du projet, une explication détaillée des besoins, le budget et la liste des intervenants.
Le CDC assure la clarté des objectifs du projet, évite les dérapages de périmètre et garantit la réussite du projet en fournissant un cadre précis.
Quand faire un cahier des charges ?
Un cahier des charges est nécessaire dès le début de tout projet, qu'il s'agisse de développement de produits, de services ou de systèmes. Voici quelques situations, par exemple, où la création d'un cahier des charges est indispensable :
- développement de produits ;
- développement de logiciels (applications informatiques, sites web, logiciels sur mesure, application mobile, système de gestion de contenu, etc.) ;
- projet de construction (construction d'un bâtiment, d'une infrastructure ou d'un aménagement urbain) ;
- projet événementiel ;
- prestations de services (maintenance informatique, conception graphique, prestation de conseils, etc.) ;
- marchés publics et appels d'offres (projets de construction, d'informatique, de services, etc.).
Que contient un cahier des charges ?
Un cahier des charges comprend plusieurs sections essentielles, conçues pour être synthétiques et accessibles à tous les intervenants du projet :
- la présentation et contexte du projet ;
- les besoins du projet ;
- les contraintes du projet ;
- les prestations attendues ;
- l’estimation du budget global ;
- et les délais à respecter.
Vous pouvez utiliser un modèle de cahier des charges pour vous aider dans la rédaction.
Quelles sont les étapes à suivre pour faire un cahier des charges ?
Si vous devez rédiger un cahier des charges en entreprise, voici les 9 étapes à suivre :
- Présenter le projet et expliquer le contexte ;
- Rédiger les besoins et les contraintes ;
- Énoncer les délais et le budget souhaité ;
- Décrire l’état actuel du projet ;
- Identifier les exigences non fonctionnelles du projet ;
- Décrire les fonctions à développer ;
- Estimer les ressources nécessaires ;
- Confirmer les délais attendus ;
- Estimer le budget global du projet.
Présenter le projet et expliquer le contexte
Pour faire un cahier des charges, il est essentiel de présenter succinctement l'entreprise, en mettant en lumière ses principaux domaines d'activité et sa vision.
Identifiez également l'équipe responsable du projet, en soulignant les compétences clés et les rôles de chacun.
Expliquez la démarche entreprise pour ce projet spécifique, en mettant en avant les motivations et les valeurs sous-jacentes.
En outre, précisez les objectifs du projet de manière claire et concrète, en les alignant avec la stratégie globale de l'entreprise.
Rédiger les besoins et les contraintes
Dans cette seconde étape, détaillez avec précision les besoins de votre projet, en tenant compte à la fois des aspects techniques et des exigences des utilisateurs finaux.
Identifiez clairement les objectifs du projet ainsi que les besoins spécifiques qui doivent être satisfaits, tout en prenant en considération les contraintes techniques ou opérationnelles susceptibles d'influencer sa mise en œuvre.
Assurez-vous de spécifier de manière exhaustive les attentes en termes de résultats et de fonctionnalités, afin d'orienter au mieux la conception et le développement du projet.
Énoncer les délais et le budget souhaité
Ensuite, énoncez clairement les délais du projet en déterminant une date butoir réaliste pour la livraison du produit final.
De même, précisez le budget alloué, en prenant en considération les estimations de coûts et les ressources nécessaires à sa réalisation.
Il est primordial de rester pragmatique en ajustant les délais et le budget en fonction des contraintes et des exigences du projet, afin d'assurer sa faisabilité et sa réussite.
Décrire l’état actuel du projet
Détaillez le fonctionnement actuel de l'entreprise, en :
- mettant en lumière les processus métiers concernés par le projet ;
- et en identifiant les outils et systèmes déjà en place.
Cette analyse approfondie permettra une meilleure compréhension de l'impact du nouveau système proposé et des ajustements nécessaires à l'organisation.
Identifier les exigences non-fonctionnelles du projet
Dans cette étape, il est impératif d'identifier avec précision les exigences non-fonctionnelles du projet, en mettant l'accent sur des aspects clés tels que :
- la performance ;
- la sécurité ;
- et l'ergonomie.
Veillez à ce que toutes ces exigences soient clairement définies et vérifiables, et qu'elles soient en harmonie avec les objectifs globaux du projet pour garantir sa réussite.
Décrire les fonctions à développer
Puis, détaillez de manière exhaustive les fonctions du système à développer, en mettant en avant les objectifs principaux ainsi que les sous-objectifs nécessaires à leur réalisation.
Utilisez des schémas ou des diagrammes si nécessaire pour clarifier la structure et les interactions entre les différentes fonctionnalités.
Assurez-vous également que chaque fonctionnalité est conçue de manière à être pleinement utilisable et conforme aux besoins des utilisateurs finaux.
Estimer les ressources nécessaires
Évaluez ici de manière détaillée les ressources indispensables dans le cahier des charges du projet, en identifiant les compétences internes et externes nécessaires pour mener à bien chaque aspect du projet.
Clarifiez les responsabilités de chaque intervenant, en définissant clairement les tâches à accomplir et les échéances associées.
Tenez aussi compte des exigences spécifiques et des contraintes du projet pour assurer une gestion efficace des ressources.
Confirmer les délais attendus
Ajustez les estimations de délai en fonction de l'allocation des ressources à chaque livrable.
Veillez à ce que votre planification soit basée sur des informations précises pour minimiser les marges d'erreur et garantir la faisabilité et la ponctualité du projet.
Estimer le budget global du projet
Enfin, passez en revue avec attention tous les aspects du projet afin d'établir un budget global réaliste, en prenant en considération :
- les investissements requis ;
- les coûts associés aux ressources humaines ;
- et les dépenses opérationnelles prévues.
Veillez à ce que le budget final reflète fidèlement les besoins et les objectifs du projet pour garantir sa viabilité financière.
FAQ
Qu’est-ce qu’un cahier des charges technique ?
Un cahier des charges technique définit les exigences et contraintes techniques d'un projet, telles que les spécifications matérielles, logicielles et les normes à respecter pour le développement d'un produit ou d'un système.
Qui établit un cahier des charges ?
Le cahier des charges est établi par l'équipe responsable du projet, en collaboration avec les parties prenantes, internes ou externes, telles que les clients, les fournisseurs et les experts techniques.
Est-ce que le cahier des charges est obligatoire ?
Dans de nombreux cas, le cahier des charges n'est pas obligatoire sur le plan légal, mais il est fortement recommandé pour définir clairement les attentes et les spécifications d'un projet.
