Encaissement d’espèces par une entreprise : comment ça marche ?

Il existe cependant des exceptions à ce principe général d’obligation d’encaissement des espèces par une entreprise. En effet, vous pouvez refuser le paiement d’un client souhaitant régler en espèces dans ces différentes hypothèses :

• les pièces ou les billets ne sont pas en bon état ;
• les espèces ne sont pas des euros ;
• les pièces ou les billets semblent être des faux ;
• le client souhaite payer avec plus de 50 pièces de monnaie ;
• le client refuse de faire l’appoint ;
• le refus est justifié par des raisons techniques ou d’ordre public : par exemple, il peut s’agir du refus d’accepter les espèces pour des raisons de sécurité (commerce de nuit).

Cas de l’achat et vente de métaux entre professionnels

Il existe une règle particulière pour l’encaissement d’espèces par une entreprise impliquée dans l’achat ou dans la vente de métaux. En effet, si vous êtes professionnels et que vous souhaitez vendre ou acheter des métaux ferreux ou non ferreux (c’est-à-dire, tous types de métaux : fer, acier, zinc, cuivre, or, argent, bronze, etc.), vous ne pouvez pas procéder au règlement en espèces. 

Vous devez obligatoirement payer par chèque barré, carte bancaire ou virement bancaire.

Quel est le montant maximum autorisé pour un encaissement en espèces ?

La législation varie selon si le paiement s’effectue de particulier à professionnel, ou entre professionnels.

Montant maximum d’un encaissement en espèces entre un particulier et un professionnel

Au-delà des règles que nous venons d’énoncer, il existe aussi des limites pour le paiement en espèces. En effet, vous avez l’obligation de refuser tout paiement en espèces lorsque le montant est supérieur à 1.000 €, autrement vous risquez des sanctions. 

Par exception, le plafond du paiement en espèces s’élève à 15.000 € s’il s’agit d’un touriste résidant fiscalement à l’étranger. 

Cette limite de paiement en espèces s’applique également entre professionnels.

Montant maximum d’un encaissement en espèces entre professionnels

Les transactions en espèces entre professionnels sont strictement réglementées. En France, les encaissements en espèces entre deux professionnels sont totalement interdits, quel que soit le montant. Toutes les transactions commerciales entre professionnels doivent donc se faire via des moyens de paiement traçables, tels que le virement bancaire, le chèque, ou la carte bancaire. 

Cette mesure vise à renforcer la transparence financière et à prévenir les activités illégales liées aux mouvements d’argent liquide.

Quelle est la réglementation applicable aux encaissements en espèces par un professionnel ?

Les encaissements en espèces par un professionnel sont encadrés par une réglementation stricte afin de prévenir la fraude, le blanchiment d’argent et d’assurer la traçabilité des transactions. Que ce soit pour des questions de limite de montant, de gestion de caisse, de délivrance de preuves de paiement ou de facturation, les professionnels doivent respecter des règles précises. Voici un tour d’horizon des obligations auxquelles ils sont soumis.

Possession d’une caisse enregistreuse

En théorie, vous n’avez aucune obligation de disposer d’une caisse enregistreuse pour l’encaissement d’espèces par une entreprise. 

Mais en pratique, il peut être très contraignant de ne pas en avoir une en raison des règles régissant la question. En effet, l’encaissement d’espèces sans caisse enregistreuse nécessite de remettre au client un reçu lorsque :

• le montant de la transaction s’élève à 25 € ou plus ;
• le client le demande. 

Ce reçu doit mentionner :

• la date ;
• la date et lieu où la prestation a été exécutée ;
• le nom et l’adresse du prestataire ;
• le nom du client, sauf s’il refuse ;
• le service faisant l’objet de la transaction ;
• le prix hors taxes et TTC.

Gestion de la caisse

Un professionnel qui encaisse des espèces doit les comptabiliser rigoureusement. Chaque opération d'encaissement doit être inscrite dans un registre de caisse, que ce soit sous forme manuscrite ou à l’aide d’un logiciel de gestion. De plus, l’argent liquide doit être correctement sécurisé et stocké, conformément aux règles de sécurité. Cette gestion permet de garantir la transparence et la traçabilité des transactions.

Preuve de paiement

Lorsqu’un professionnel reçoit un paiement en espèces, il est dans l’obligation de fournir une preuve de paiement au client. Cela peut prendre la forme d’un reçu, d’un ticket de caisse ou d’un autre document équivalent. Cette preuve de paiement doit contenir des informations essentielles telles que le montant, la date, le mode de paiement (espèces) et les coordonnées du professionnel.

Facturation

Pour les encaissements en espèces, la délivrance d’une facture est obligatoire pour les transactions supérieures à 25 €. Cette facture doit mentionner clairement le montant total réglé en espèces, et inclure tous les détails habituellement présents (nom du professionnel, nature des biens ou services, etc.). L’émission de la facture garantit la conformité fiscale et permet au client de conserver une trace de l’achat effectué.

Limites de montant

Comme mentionné précédemment, un professionnel ne peut accepter un paiement en espèces supérieur à 1.000 € de la part d’un particulier (ou 15 000 € si ce dernier n’a pas de compte bancaire en France). De plus, toute transaction entre deux professionnels doit impérativement être effectuée par un moyen de paiement traçable (virement, chèque, carte bancaire), l'encaissement en espèces étant interdit. 

FAQ

Quelle sanction en cas de non-respect du montant maximum pour un paiement en espèces ?

En cas de non-respect du plafond autorisé pour un paiement en espèces, une amende pouvant atteindre 5 % du montant de la transaction peut être infligée.

Peut-on payer un salaire en espèces ?

Oui, il est possible de payer un salaire en espèces, mais uniquement si le montant net à payer est inférieur à 1.500 €.

Peut-on facturer différemment en fonction du moyen de paiement utilisé ?

Non, il est interdit de facturer un prix différent selon le moyen de paiement utilisé par le client. 

Principales sources législatives et réglementaires

• article R642-3 - Code pénal
• articles L112-5 à L112-5-1 - Code monétaire et financier
• articles L112-6 à L112-8 - Code monétaire et financier
• articles D112-3 à R112-5 - Code monétaire et financier