Qu’est-ce qu’une carte corporate ?
La carte corporate désigne un moyen de paiement mis à disposition de vos employés pour procéder au règlement de leurs frais professionnels. Directement rattachée au compte bancaire de votre organisation, elle vous permet de vous acquitter automatiquement de l’ensemble des coûts liés à votre activité. Ainsi, vous évitez à vos collaborateurs de devoir effectuer des avances personnelles.
Qui peut avoir une carte corporate ?
Dans une entreprise, les corporate cards, ou cartes corporates, sont généralement attribuées aux cadres dirigeants, aux directeurs de département, aux commerciaux, et aux employés ayant des déplacements fréquents ou des responsabilités nécessitant des dépenses régulières. Ces cartes facilitent la gestion et le contrôle des frais professionnels tout en offrant une flexibilité aux employés concernés pour effectuer leurs achats et paiements liés à leur activité professionnelle.
Pourquoi avoir une carte corporate ?
En plus de libérer vos salariés de l’éventuelle pression financière que peut représenter le paiement de leurs frais professionnels sur leurs deniers personnels, la carte corporate présente de nombreux avantages.
Garder le contrôle sur ses dépenses professionnelles
Disposer de corporate cards vous permet de mieux maîtriser les budgets alloués pour les dépenses de vos collaborateurs. En effet, vous pouvez modifier le plafond de chaque carte de paiement individuellement en temps réel.
De plus, vous pouvez déterminer les frais professionnels éligibles pour chaque carte de paiement. Ainsi, vous sélectionnez les dépenses acceptées en fonction des besoins de votre salarié et évitez tout écart.
Faciliter les déplacements de ses collaborateurs
Certains de vos collaborateurs doivent effectuer des déplacements réguliers et indispensables pour rencontrer vos clients ou se rendre sur des sites extérieurs pour mener à bien leur mission. Par conséquent, ils engagent de nombreux frais professionnels : billets d’avion, réservations d’hôtel, repas, etc.
En l’absence de cartes corporate, vos salariés doivent impérativement soumettre des notes de frais et donc :
- collecter et conserver précieusement l’ensemble des justificatifs de paiement ;
- consacrer une partie de leur temps de travail à compléter leurs notes de frais ;
- patienter plusieurs jours ou semaines avant d’obtenir le remboursement.
Proposer systématiquement une carte corporate à vos employés qui voyagent souvent permet de les soulager de ces obligations et donc de se concentrer sur leur objectif : développer votre activité. De plus, vos collaborateurs apprécieront cette marque de confiance.
Par ailleurs, une carte corporate offre des avantages promotionnels à vos employés tels que des réductions pour la location d’un véhicule à l’étranger ou des remises sur certains billets d’avion.
Bénéficier d’un suivi efficace des frais professionnels
Difficile de maîtriser convenablement les coûts de son entreprise lorsque vos collaborateurs engagent des dépenses avec différents moyens de paiement : carte de paiement personnelle, chèque de l’entreprise, liquide, carte bancaire virtuelle, etc.
Fournir à vos salariés des corporate cards pour payer de façon systématique leurs frais professionnels vous permet de centraliser l’ensemble des dépenses au sein d’un seul et même espace : votre compte bancaire professionnel.
Depuis votre interface client, vous pilotez et suivez en temps réel l’évolution de vos budgets. Par conséquent, vous gagnez en précision et en efficacité.
Comment fonctionne une carte corporate ?
Selon la taille de l’entreprise, les DAF (directeur(trice)s administratif(ve)s et financier(ère)) ou les dirigeants de la société gèrent la souscription de cartes corporate. Ils se chargent d’établir les contrats nécessaires avec leur partenaire bancaire (banque traditionnelle, banque en ligne ou établissement de paiement).
Notez qu’une carte corporate ne présente pas de différences fondamentales avec une carte business, une carte affaires ou une carte entreprise. Seules quelques fonctionnalités varient de l’une à l’autre, mais il s’agit globalement d’une dénomination commerciale.
La gestion du plafond d’une carte affaires constitue l’une de ses spécificités. En effet, bien que vos collaborateurs apparaissent en tant que titulaires sur la carte de paiement, vous conservez la main pour définir les budgets et les limites de paiement selon les besoins de chacun.
Par ailleurs, équiper vos cartes de paiement corporate du débit différé vous permet d’améliorer la gestion de votre trésorerie grâce au délai dont vous disposez entre les achats et le prélèvement des sommes dues sur votre compte bancaire professionnel.
Comment choisir sa carte corporate ?
Pour choisir une carte corporate, il est important de considérer plusieurs critères.
Évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise, comme les types de dépenses et le nombre d'utilisateurs potentiels.
Comparez les frais annuels et les taux d'intérêt des différentes cartes. Vérifiez les avantages offerts, tels que les programmes de récompenses, les assurances voyage, et les protections d'achat.
Assurez-vous que la carte offre des outils de gestion des dépenses efficaces et un service client réactif.
Enfin, examinez les conditions de crédit et les limites de dépenses pour choisir la carte qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment obtenir une carte corporate ?
Pour obtenir une carte corporate, commencez par contacter votre banque ou un fournisseur de cartes spécialisé.
Préparez les informations financières de votre entreprise, y compris les états financiers et les prévisions de dépenses professionnelles.
Remplissez la demande en ligne ou en personne, en fournissant les détails nécessaires sur votre entreprise et les utilisateurs potentiels de la carte.
Une fois la demande approuvée, configurez les limites de dépenses et les paramètres de gestion des dépenses.
Assurez-vous de former les utilisateurs sur l'utilisation appropriée de la carte.
Combien coûte une carte corporate ?
Le coût d'une carte corporate varie en fonction de la banque ou du fournisseur, ainsi que des services associés.
En général, les frais annuels peuvent aller de 50 à 500 euros par carte, en fonction des avantages inclus tels que les programmes de récompenses, les assurances et les outils de gestion des dépenses. Certains fournisseurs peuvent également facturer des frais pour les transactions internationales ou les retraits d'espèces.
Pour obtenir une estimation précise, il est recommandé de consulter directement les offres des différentes banques ou prestataires.
FAQ
Quelle différence entre une carte corporate et une carte entreprise ?
Une carte corporate est généralement destinée aux grandes entreprises et offre des fonctionnalités avancées de gestion des dépenses pour plusieurs utilisateurs. En revanche, une carte entreprise s'adresse plutôt aux petites et moyennes entreprises (PME) et est souvent plus simple, avec des limites de dépenses et des fonctionnalités adaptées à des besoins moins complexes.
Quels sont les différents types de carte pour les entreprises ?
Les différents types de cartes pour les entreprises comprennent la carte corporate, destinée aux grandes entreprises avec des fonctionnalités avancées de gestion des dépenses, et la carte entreprise, adaptée aux petites et moyennes entreprises pour des dépenses courantes. Il existe également des cartes de débit, qui permettent des paiements directs à partir du compte de l'entreprise, et des cartes de crédit, offrant une ligne de crédit pour les dépenses professionnelles avec des paiements différés.
Quels sont les inconvénients d’une carte corporate ?
Les inconvénients d’une carte corporate incluent des frais annuels souvent élevés et des coûts supplémentaires pour les transactions internationales ou les retraits d'espèces. La gestion des cartes nécessite une administration rigoureuse pour éviter les abus et les fraudes. De plus, il peut y avoir des limites de crédit strictes, et les employés doivent être formés à l'utilisation correcte de la carte, ce qui peut nécessiter du temps et des ressources supplémentaires.
