Registre des achats : comment le tenir ?

Vous souhaitez devenir auto-entrepreneur, ce statut présente l’avantage d’une réglementation et gestion simplifiée pour l’entrepreneur. Cependant, il faut tout de même tenir une comptabilité. Parmi les obligations comptables, vous devez tenir un registre des achats et des recettes.

Vous vous demandez ce qu’est un registre des achats ? Comment le remplir ? Et sur quel support se tient-il ? Legalstart répond à vos questions.

Qu’est-ce que le registre des achats ?

Les obligations comptables sont simplifiées en micro-entreprise par rapport aux autres entreprises. Ainsi, la tenue d’un livre de compte pour un auto-entrepreneur est bien obligatoire, mais de manière allégée. En effet, la législation impose seulement de tenir deux principaux documents comptables en micro-entreprise :

• le registre des achats ;
• le livre de recettes.

Qui doit tenir un registre des achats ?

Ce livre annuel fait partie de l’une des obligations en matière de comptabilité pour l’auto-entrepreneur. Cependant, le registre des achats en micro-entreprise n'est obligatoire que pour certaines activités :

• L’activité de vente de marchandises, objets, fournitures, denrées à emporter ou à consommer sur place ;
• L’activité de fourniture de logements.

Ainsi l’auto-entrepreneur exerçant une activité de prestation de services artisanale ou commerciale, une activité libérale, ou toute autre activité, n’est pas soumis à la tenue d’un registre des achats.

Comment faire un registre des achats ?

Le registre des achats pour les auto-entrepreneurs est un document facile à réaliser. Voici comment procéder.

Le format du registre des achats

Afin de garder à disposition de l'administration vos factures et justificatifs d’achat, il vous faut retranscrire vos registres comptables sur un support.

Depuis le 4 novembre 2019, il est possible de tenir un registre des achats de manière dématérialisée. Ainsi l’auto-entrepreneur pourra choisir entre différents formats pour tenir sa comptabilité :

• un registre au format papier ;
• un registre sur un logiciel de comptabilité ;
• un registre au format Excel.

Pour vous aider à choisir, sachez qu’il existe différents exemples de registre des achats d’auto-entrepreneur, disponible sur internet.

Pour tenir un registre des achats au format papier, il convient de se procurer un cahier ou un livre comptable dans un magasin spécialisé. Ce dernier se présente sous la forme d’un tableau à colonnes, pour y mentionner toutes les informations obligatoires. Sa tenue est simple, mais présente l’inconvénient de ne pas avoir le droit à l'erreur, puisqu'aucune rature n’est autorisée sur le registre.

Pour un registre des achats dématérialisé, il est possible d’opter pour un tableur de type Excel. Cette option est toutefois déconseillée puisqu’il est difficile de prouver la véracité des informations inscrites en cas de contrôle.

L'utilisation d’un logiciel est un format plus approprié pour un registre des achats tenu informatiquement. Il permet de centraliser tous les documents comptables et de générer automatiquement un registre des achats conforme.

Vous souhaitez être accompagné dans les démarches comptables de votre auto-entreprise ? N’hésitez pas à consulter Comptastart, votre logiciel de comptabilité en ligne.

Le contenu du registre des achats

Le registre des achats de l’auto-entrepreneur doit contenir certaines mentions obligatoires.

Dans le registre des achats, il est obligatoire de mentionner :

• la date de l’achat ;
• le nom ou la dénomination du fournisseur ;
• la nature de l'achat ;
• le montant TTC de l’achat si la TVA est appliquée ;
• le mode de règlement (espèces, chèque, carte bancaire) ;
• la référence du justificatif de paiement (numéro de facture par exemple).

Pour rappel, le registre des achats ne doit contenir aucune rature, ni saut de ligne. Également, chaque montant doit être inscrit dans l’ordre chronologique des achats.

À titre d’information, en ce qui concerne le registre des recettes, il faut préciser :

• la date de l’encaissement ;
• le numéro de la facture ;
• le nom du client ;
• la nature de la prestation ;
• le montant ;
• le mode de règlement.

Lorsque vous optez pour le statut d’auto-entrepreneur, vous devrez tenir un registre des achats et des recettes, en respectant ces modalités.

Quelle sanction en cas de non-tenue d’un registre des achats ?

La non-tenue de ce registre par l’auto-entrepreneur n’entraîne pas de sanction. En revanche, si l’auto-entrepreneur indique de fausses informations sur le registre (faux ou usage de faux), celui-ci encourt :

• jusqu’à 3 ans d’emprisonnement ;
• 45.000 euros d’amende.

FAQ

Quelles sont les obligations comptables en micro-entreprise ?

En micro-entreprise, la tenue du registre des achats est obligatoire pour certaines activités. En revanche, tous les micro-entrepreneurs ont l’obligation de

• tenir un livre des recettes ;
• déclarer leur chiffre d’affaires à l’Urssaf ;
• émettre des factures avec les mentions obligatoires ;
• effectuer leur déclaration d’impôt (IR) ;
• ouvrir un compte bancaire dédié à la micro-entreprise.

Où trouver un registre des achats au format papier ?

Il est possible de se procurer un registre des achats au format papier sur internet ou en commerce, dans une boutique spécialisée.

Quels sont les livres comptables obligatoires en auto-entreprise ?

En micro-entreprise, il est obligatoire de tenir un livre des recettes. Les micro-entreprises qui ont pour activité "vente de marchandise, objets, fournitures, denrées à emporter ou consommer sur place" et "activité de fourniture de logement" doivent également tenir un registre des achats. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L123-28 - Code de commerce
• Article L123-22 - Code de commerce
• Article 441-1 - Code pénal