Livre de recettes auto-entrepreneur : comment gérer cette obligation comptable ?

Les obligations comptables d’une auto-entreprise sont ultra-simplifiées. Néanmoins, le statut de micro-entrepreneur oblige tout de même à avoir une comptabilité, qui réside notamment dans la tenue d’un livre de recettes. Le livre de recettes de l’auto-entrepreneur est un document obligatoire pour tous les professionnels bénéficiant de ce statut. Il permet d’enregistrer l’ensemble des paiements encaissés et de justifier son chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF ou de l’administration fiscale. Mais quelles sont les règles à respecter ? Quels risques en cas d’oubli ? Et surtout, comment tenir ce livre correctement ? 

Dans ce guide, Legalstart vous livre tout ce qu’il faut savoir, ainsi qu’un modèle de livre de recettes auto-entrepreneur gratuit à utiliser pour votre comptabilité.

Qu’est-ce qu’un livre de recettes pour un auto-entrepreneur ?

Le livre de recettes d’auto-entrepreneur, ou livre de recettes de micro-entreprise, est un document écrit qui regroupe de manière chronologique tous les paiements encaissés dans le cadre de l’activité professionnelle. Il assure une traçabilité des revenus et permet de justifier son chiffre d’affaires en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’administration fiscale.

Au-delà de son caractère obligatoire, ce registre présente plusieurs avantages :

• Un suivi comptable simplifié : en listant toutes les recettes, il permet d’avoir une vue claire sur les paiements reçus et d’anticiper les déclarations fiscales.
• Une gestion optimisée : en tenant ce document à jour, l’auto-entrepreneur peut facilement vérifier qu’il respecte les seuils de chiffre d’affaires et de TVA, et ainsi éviter les erreurs de déclaration.
• Une preuve en cas de contrôle : ce livre sert de justificatif et peut être comparé aux relevés bancaires pour garantir la transparence de l’activité.

Est-ce obligatoire de tenir un livre de recettes pour un auto-entrepreneur ?

Oui, la tenue d’un livre de recettes d’auto-entrepreneur est obligatoire. C’est une exigence légale pour tous les professionnels exerçant sous le statut de la micro-entreprise. Que vous soyez artisan, commerçant ou en profession libérale, ce document doit être mis à jour à chaque paiement reçu, et ce, quel que soit votre chiffre d’affaires.

Contrairement à d’autres documents comptables (grand livre des comptes, la liasse fiscale), le livre de recettes en micro-entreprise est le seul document qui soit obligatoire. Il doit être conservé pendant 10 ans.

Quelle est l’utilité du livre de recettes d’auto-entrepreneur ?

Le livre de recettes de l’auto-entrepreneur répertorie les entrées d’argent au cours d’une année de manière chronologique. 

Ce document comptable permet ainsi :

• à l’administration de procéder à un contrôle des différentes entrées d’argent et d’empêcher tout type de fraude et de dissimulation de gain ;
• au micro-entrepreneur d’avoir un meilleur aperçu de ses comptes et de pouvoir ainsi réaliser plus facilement sa déclaration de chiffre d’affaires le moment venu ;
• de respecter les plafonds micro-entrepreneur. Le régime de la micro-entreprise impose en effet des seuils à ne pas dépasser pour conserver ses avantages fiscaux. En tenant scrupuleusement le livre de recettes de sa micro-entreprise, il est plus facile de vérifier sa situation.

Comment tenir un livre de recettes d’auto-entrepreneur ?

Vous ne savez pas comment tenir un livre de recettes auto-entrepreneur pour assurer une comptabilité conforme aux obligations légales ? Voici son mode d’emploi.

Quelles informations renseigner dans le livre de recettes ?

Un certain nombre d’informations doivent être mentionnées au sein du livre des recettes du micro-entrepreneur. Pour chaque paiement reçu, les informations suivantes doivent être consignées :

• Date d’encaissement : indiquez la date à laquelle le paiement a été effectivement reçu. Cette information est la première qui doit figurer dans le livre de recettes d’auto-entrepreneur, car la tenue du registre est réalisée dans l’ordre chronologique ;
• Référence de la facture : mentionnez le numéro de la facture auto-entrepreneur correspondante ;
• Identité du client : notez le nom du client particulier ou de l’entreprise ;
• Nature de la prestation de service ou du produit vendu ;
• Montant encaissé : précisez le montant total perçu pour la transaction et apparaissant sur votre compte bancaire ;
• Mode de règlement : indiquez si la somme vous a été versée en chèque, espèces, carte bancaire, virement, etc.

Voici un exemple de présentation pour votre livre de recettes d’auto-entrepreneur:

Vous devez ensuite faire le total des recettes :

• tous les trimestres ;
• tous les ans.

Quel support pour le livre des recettes d’une micro-entreprise ?

Pour tenir votre livre de recettes d’auto-entrepreneur, vous avez la liberté de choisir le support qui vous convient le mieux.

Vous pouvez donc remplir votre livre de recettes d’auto-entrepreneur sur :

• Un livre papier : le micro-entrepreneur peut opter pour cette option à condition d’être méticuleux. Utilisez un cahier ou un registre dédié, et veillez à inscrire les informations de manière lisible et sans rature. Les auto-entrepreneurs en franchise de TVA doivent tenir un registre par année.
• Un tableur électronique : un fichier Excel ou Google Sheets permet d’organiser les données et d’automatiser certains calculs (comme le total des recettes tous les 3 mois). Toutefois, comme le format papier, il est facilement modifiable et peut être rejeté en cas de contrôle.
• Un livre de recettes auto-entrepreneur en ligne : depuis le 4 novembre 2019, il est autorisé de tenir le livre comptable de la micro-entreprise sous forme électronique. Des outils dédiés offrent ainsi des fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion comptable et assurer la conformité aux obligations légales. Il peut donc être préférable, pour des raisons pratiques, de tenir un livre de recettes dématérialisé.

Modèle de livre de recettes pour auto-entrepreneur gratuit

Des logiciels de comptabilité peuvent alléger pour vous ces obligations comptables. Mais si vous souhaitez tenir un livre de recettes de micro-entreprise au format papier, vous pouvez vous appuyer sur le modèle de livre de recettes pour auto-entrepreneur gratuit ci-dessous.

Modèle de livre de recettes pour auto-entrepreneur : 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique dédiée à la comptabilité d’auto-entrepreneur.

FAQ

Qu’est-ce qu’un auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur est un entrepreneur individuel qui bénéficie d’un régime simplifié de création et de gestion d’entreprise. Ce statut, aussi appelé micro-entrepreneur, permet d’exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale avec des obligations comptables et fiscales allégées.

Quelles sont les obligations d’une micro-entreprise ?

Une micro-entreprise doit respecter plusieurs obligations :

• déclarer son chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement auprès de l’Urssaf, même nul ;
• payer ses cotisations sociales et, si applicable, collecter et reverser la TVA ;
• tenir un livre de recettes d’auto-entrepreneur et, pour les commerçants, un registre des achats ;
• émettre des factures auto-entrepreneur conformes aux exigences légales et conserver ses justificatifs de dépenses pendant 10 ans ;
• ouvrir un compte bancaire dédié à son activité si son CA dépasse 10.000 € ;
• avoir un logiciel comptable certifié s’il est redevable de la TVA.

Comment tenir la comptabilité d'une auto-entreprise ?

Pour tenir sa comptabilité en auto-entreprise, il est recommandé de :

• dédier un compte bancaire distinct pour l’activité, même si ce n’est pas obligatoire en dessous de 10.000 € de chiffre d’affaires annuel ;
• mettre à jour régulièrement son livre de recettes auto-entrepreneur obligatoire pour éviter les oublis ;
• établir un suivi des dépenses et encaissements afin d’anticiper le paiement des charges ;
• conserver une copie numérique des factures auto-entrepreneur et justificatifs pour faciliter l’archivage et les éventuels contrôles. 

Principale source législative et réglementaire :

• Décret n° 2019-1118 (31/10/2019) relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants