Frais de débours : pourquoi et comment y recourir ?

Les frais de débours permettent d’avancer une somme d’argent au nom du client. Dans ce cas, vous ne réglez pas la dépense faite en votre nom. Une facture de débours correspondant au centime près à la somme dépensée est ensuite adressée au client. 

Ces frais représentent un avantage dans certains cas. En effet, ils ne sont pas comptabilisés en charge et ne sont pas additionnés au chiffre d’affaires de l’entreprise. 

Quels sont les différents frais de débours ? Qui peut les facturer ? Comment procéder et comment les comptabiliser ? Legalstart répond à toutes vos questions dans cet article.

Qu’est-ce que les frais de débours ?

Frais de débours : définition

Les frais de débours, par définition, sont des sommes avancées au nom d’un client. Ces frais professionnels doivent ensuite être remboursés par le client sur présentation de la facture correspondant aux frais avancés. 

Les débours ne concernent pas tous les frais professionnels. D’une manière générale, ils recouvrent l’ensemble des frais que vous utilisez pour effectuer une prestation et que vous pouvez facturer au nom de votre client. Vous ne devez pas faire ces frais en votre nom, sinon vous ne pourrez pas les faire passer en frais de débours.

Frais de débours : exemples

Les frais de débours concernent principalement :

• les achats de marchandises et matières premières nécessaires à la réalisation d’une prestation (peinture, rouleaux, matériaux, etc.) ;
• les frais de déplacement pour une mission si le client consent à les payer (billet de train, d’avion, d'hôtel, de location de voiture, etc.) ;
• les frais postaux pour l’envoi des marchandises ;
• la sous-traitance.

Qui peut facturer des frais de débours ?

Toute entreprise peut facturer des frais de débours. Celles-ci ne sont pas incluses dans le chiffre d’affaires ou les charges de l’entreprise. Cependant, certaines entreprises ont des spécificités. Y a-t-il un intérêt à facturer des frais de débours en micro-entreprise ? 

Oui, pour ne pas augmenter artificiellement son chiffre d'affaires. En effet, en contrepartie d’une gestion et d’une comptabilité très simplifiée, le statut d’auto-entrepreneur ne vous autorise pas à déduire vos dépenses de votre chiffre d'affaires, pas même les dépenses effectuées pour vos clients. 

Les cotisations de l’auto-entrepreneur sont calculées en fonction de son chiffre d'affaires. Acheter la marchandise en votre nom et la re-facturer ou même la sur-facturer par la suite augmenterait votre chiffre d'affaires et donc vos cotisations par la même occasion. Les frais de débours ne sont donc pas à déclarer à l’URSSAF, car ils ne sont pas compris dans la base d'imposition. 

Toutefois, les frais de débours pour un auto-entrepreneur ne sont pas toujours la solution idéale. Si ce dernier est en franchise de TVA, il achète du matériel TTC. Il ne peut donc pas se faire rembourser la TVA. Dans ce cas, il peut être plus intéressant de demander au client d’acheter lui-même le matériel. En effet, ce dernier peut récupérer la TVA et payer les produits moins chers.

Les frais de débours sont-ils déductibles ?

Non, les frais de débours ne sont pas déductibles des impôts. Ils ne sont pas considérés comme des charges. Ainsi, une charge déductible est une dépense réalisée pour sa propre entreprise et non pour le compte d’un client.

Comment facturer les frais de débours ?

Vous devez suivre quelques règles ainsi qu'établir une facture pour être remboursé des frais de débours avec succès. La facture doit également répondre à des consignes précises. 

Vous devez dans un premier temps prendre toutes les précautions possibles pour vous assurer d’être remboursé par votre client et respecter les règles suivantes : 

• Obtenir un accord signé de votre client sur la nature et le montant de l’achat. Attention, vous ne pouvez pas vous faire rembourser une somme supérieure à celle indiquée sur ce mandat.
• Facturer au nom du client.
• Reporter le montant exact de l’achat : il est strictement interdit, pour l’entrepreneur ayant avancé les frais de débours, de prendre une marge sur la somme remboursée par son client. Cela signifie que la demande de remboursement se fait à l’euro près. En effet, il est possible que l’administration vienne contrôler le remboursement des notes de débours et leur montant.
• Conserver les justificatifs tels que les tickets de caisse, et faire une photocopie. Toute preuve d’achat est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale. 

Vous avez maintenant tous les éléments pour établir votre facture de débours. Celle-ci doit comporter :

• les coordonnées du client ;
• les coordonnées du fournisseur ;
• la date ;
• le libellé et le montant des frais engagés ;
• le montant total des dépenses. 

Vous devez indiquer sur votre facture qu’il s’agit de frais de débours. Puis, vous devez joindre à la facture les justificatifs et en garder une copie.

Exemple de note de frais de débours

Voici un exemple de facture de débours d’un auto-entrepreneur coach en développement personnel :

Vous connaissez désormais le fonctionnement d’une note de débours. Il vous est recommandé de garder les copies des factures de débours, elles peuvent servir de justificatifs en cas de litige.

Comment comptabiliser les frais de débours ?

Les frais de débours, dont la comptabilisation doit être effectuée, sont considérés comme des frais de trésorerie :

• Comptabilisation à l’achat de débours : elle est enregistrée au compte 467 “autres comptes débiteurs ou créditeur”. Puis, le compte 512 “Banque” est débité.
• Comptabilisation de la facturation du débours au client : le compte “Client” 411 doit être débité. De même que le compte de TVA collectée, si cette dernière s’applique tout comme le compte “autres comptes débiteurs ou créditeurs”.

FAQ

Quelle différence entre une note de frais et une note de débours ?

Les notes de frais désignent des frais accessoires qui sont facturés directement au client. Il peut s’agir, par exemple, de frais de déplacement ou d’hébergement. Les frais de débours sont des frais avancés pour le compte du client. Ils n’entrent pas dans votre chiffre d'affaires et sont remboursés au centime près par le client.

Quelles sont les règles à respecter pour les frais de débours ?

Vous devez d’abord obtenir un mandat de débours de la part du client. Ce document doit indiquer la nature de l’achat et le budget prévu. La facture doit être adressée au nom de votre client avec ses coordonnées complètes. Vous ne devez pas acheter en votre nom pour le client. Vous devez également conserver toutes les preuves d’achat.

Quelle est la différence entre une note de débit et une facture ?

Une facture est émise pour réclamer le paiement d’un bien ou d’un service. La note de débit est un document communiqué à un acheteur pour l’informer d’une dette en cours. Ainsi, elle peut apporter une modification à une facture déjà émise, en augmentant le montant de la facture payée par le client. La note de débit est utilisée, car il est interdit de supprimer une facture en France. 

Principale source législative et réglementaire

• article 267 - Code général des impôts