Structure matricielle : comment fonctionne cette organisation d’entreprise ?

En entreprise, il est facile d’être contraint par des difficultés organisationnelles ou de coordination entre les équipes et les services. La structure matricielle est alors une alternative intéressante pour le fonctionnement hiérarchique et l’organisation des projets au sein de l’entreprise. Comment fonctionne-t-elle et comment la mettre en place ? Legalstart vous répond.

Qu’est-ce qu’une structure matricielle ?

La structure matricielle, ou organisation matricielle, est un type d’organisation des équipes et de la hiérarchie au sein d’une entreprise. On la nomme aussi parfois “structure par projet”. Elle se découpe à deux niveaux : opérationnel et fonctionnel. Ici, les équipes rendent compte à la fois à un chef de projet (niveau opérationnel) et à un chef de service (niveau fonctionnel). 

Ainsi, il est plus facile pour les équipes de se lancer dans un nouveau projet et d’avancer rapidement, sans être mises en retard par des demandes d’approbation ou des processus de révision. L’organisation matricielle repose la transversalité et la coopération. 

La structure matricielle a pour caractéristique une organisation décentralisée et un vrai croisement des compétences. Chaque collaborateur connaît ainsi son terrain d’action et le cadre de son activité. Ce fonctionnement est idéal pour les projets longs et complexes, les équipes pluridisciplinaires et un environnement de travail (ou une concurrence) qui évolue rapidement.

Quels sont les principes de fonctionnement d’une structure matricielle ?

La structure matricielle est une méthodologie de travail qui s’adapte à l’entreprise et se met en place soit dans son entier, soit juste pour une section de la société. Chaque pôle métier est coordonné par les deux responsables, pour pouvoir réaliser un projet ensemble et en même temps, auxquels les équipes doivent se référer :

• le chef du service ou du département (par exemple, le responsable du pôle créatif) ;
• le chef du projet. 

Selon les besoins de la mission et les habitudes de travail de l’entreprise, l’une de ces deux personnes peut avoir plus de responsabilités et de pouvoir de décision que l’autre. Ou bien, un équilibre entre les deux peut être décidé. La structure matricielle implique donc un fonctionnement par projet au sein de l’entreprise.

La structure matricielle, par exemple dans une entreprise d’édition, prendrait la forme suivante. Imaginons que le projet soit la création d’une nouvelle collection de livres. Auparavant, le chef de projet devait en parallèle faire avancer l’écriture et la correction du texte par l’équipe éditoriale, puis la maquette et l’aspect visuel par l’équipe graphisme. Dès qu’il possède les éléments nécessaires, il impliquait l’équipe fabrication pour l’impression, et enfin l’équipe marketing et commercialisation pour la mise en vente.

Dans une structure matricielle, différents membres de chacune de ces équipes sont réunis pour collaborer ensemble et dans la même direction dès le début de ce projet d’édition. Elles tirent leurs directives et les validations auprès du chef de leur département respectif et auprès du chef du projet.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’une structure matricielle ?

Comme chaque mode de fonctionnement, la structure matricielle a ses avantages et ses inconvénients. Elle permet de booster les résultats, mais reste parfois complexe à mettre en place.

Structure matricielle : les avantages

L’organisation matricielle est un vrai atout pour permettre aux équipes de se concentrer sur un projet et d’y être pleinement investies, sans souffrir des lourdeurs de communications d’un département à l’autre. En ce sens, la structure matricielle est particulièrement adaptée aux grandes entreprises. 

Garder la division par secteur ou métier permet de continuer à observer les résultats de chaque département et de mettre en place des pratiques et des processus communs. Et en parallèle, rassembler chaque collaborateur travaillant autour d’un même projet, qu’importe leur département ou service, c’est mettre en commun leurs ressources pour :

• faire appel à l’intelligence collective ;
• innover et trouver de nouvelles idées pertinentes ;
• corriger des erreurs ou effectuer des modifications rapidement ;
• favoriser la communication et la collaboration entre chaque équipe ;
• fluidifier l’activité et gagner du temps. 

Dans une structure matricielle bien rodée, l’efficacité, la meilleure utilisation des ressources et la coordination sont des avantages forts, pour le client comme pour l’entreprise, cette dernière gagnant en productivité et en rentabilité, grâce à des économies d’échelle. Pour les équipes également, l’organisation matricielle est une bonne idée : elle favorise la montée en compétences et la fidélisation des collaborateurs.

Structure matricielle : les inconvénients

La structure matricielle est un vrai exercice d’équilibriste : les échanges entre les groupes de projets peuvent ne pas suffire à garantir la coordination et la cohésion. Parfois même, ce fonctionnement peut alourdir des processus de décision déjà bien ancrés. La mise en place de l’organisation matricielle est donc parfois longue, complexe et n’aboutit pas toujours. 

La structure matricielle devient notamment problématique quand les différents responsables entrent en conflit, par exemple en cas de projet complexe dont il est difficile de dégager les responsabilités. La confusion est possible sur le positionnement hiérarchique de chacun. Cet inconvénient peut entraîner le désengagement des collaborateurs et une performance en berne. C’est une source de friction pour les équipes et représente aussi un allongement du délai de production et de mise en place du projet.

Comment mettre en place une structure matricielle dans son entreprise ?

Mettre en place une structure matricielle dans son entreprise est un objectif ambitieux qui pourra servir à long terme les objectifs de l’entreprise. Voici la méthode pas à pas pour installer cette organisation dans votre société.

Faisabilité de la structure matricielle dans votre entreprise

Avant de lancer ce projet, il faut garder en tête que la structure matricielle peut tout bouleverser dans votre entreprise. Il est donc important d’avoir la participation de vos équipes pour mettre en place la structure matricielle, puisqu’elle repose entièrement sur elles.

Il est donc recommandé de vérifier en amont si l’organisation matricielle :

• est adaptée à votre type d’entreprise, de hiérarchie et de projet ;
• représente des défis en particulier (problème de communication, surcharge de travail, etc.) ;
• répond à une vraie problématique de l’entreprise et à des objectifs précis. 

Rôles de chacun dans la structure matricielle

Si vos équipes ont donné un feedback favorable et si vous avez pu lever les dernières résistances, il est temps de définir les responsabilités de chacun dans cette structure matricielle. C’est souvent le flou sur la structure hiérarchique et son fonctionnement qui amène à l’échec de l’organisation matricielle. Il convient donc de cadrer avec soin le territoire et les lignes d’autorité de chacun et de bien communiquer sur le sujet.

Les processus de collaboration de la structure matricielle

Le principe phare de l’organisation matricielle, c’est le travail coopératif entre les différentes équipes. Pour le favoriser, choisir des canaux de communication clairs et des méthodes pour fluidifier l’information est primordial. Cela peut passer par le choix d’un outil collaboratif ou la mise en place de réunions régulières par exemple.

La structure matricielle est une méthode d'organisation qui demande des ajustements, que ce soit à l’échelle de l’entreprise toute entière ou pour un projet en particulier. Elle se doit de s’adapter aux impératifs et aux difficultés rencontrés.

FAQ

Quelles entreprises ont une structure matricielle ?

De nombreuses entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité ont adopté la structure matricielle. Parmi les multinationales les plus connues, nous pouvons citer Microsoft, Boeing, General Electric, Deloitte, Google, Siemens, IBM et même la NASA.

Quels sont les 4 types d'organisation ?

Il y a 4 types d’organisations courantes dans les entreprises : structure hiérarchique, structure fonctionnelle, structure divisionnelle et structure matricielle.

Pourquoi choisir une structure divisionnelle ?

La structure divisionnelle (par produit, service ou région) permet de s’adapter rapidement aux changements du marché, aux préférences des clients ou aux nouvelles technologies. L’entreprise est ainsi plus réactive, plus innovante et plus concurrentielle.