Tout savoir sur la signature électronique

À l’image de la digitalisation des entreprises, la signature électronique a connu un bond d’activité considérable avec le développement du travail à distance.

Les entreprises se sont alors naturellement tournées vers la signature électronique afin de rationaliser leurs coûts, et de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier.

Mais alors, qu’est-ce que la signature électronique  ? Que permet-elle de faire ? Quelle réglementation encadre ce type de signature ? On vous explique tout. 

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

La signature électronique : présentation

La signature électronique est un moyen de signer électroniquement tous vos documents liants. Qu’il s’agisse de baux, de feuilles de présence, d’un contrat de travail (CDI, CDD, convention de stage, etc.), de bons de commande, de contrats de vente… 

En revanche, à la différence d’un gribouillis de signature que vous apposez sur une tablette à la réception de votre colis, la signature électronique a une valeur juridique.

La valeur juridique de la signature électronique 

En effet, à l’instar de la digitalisation des entreprises, la signature électronique possède un cadre juridique européen très robuste. La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 stipule que “l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.” 

Concrètement, ce texte de loi conditionne l’acceptation d’un document signé électroniquement, si et seulement si : 

• la personne qui a signé peut-être clairement identifiée ;
• l’intégrité du document signé électroniquement est restée intacte (c’est-à-dire que le document n’ait pas été modifié après sa signature). 

Ce texte de loi européen trouve écho dans le droit français puisque les articles 1366 et 1367 du Code Civil stipulent que “l'écrit électronique à la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité”. 

Très clairement donc, il est absolument impossible de refuser une signature électronique. 

Il existe également une réglementation européenne appelée eIDAS qui donne un cadre juridique opérationnel à la signature électronique. Dans ce texte de loi européen, il est arrêté 3 “types” de signature électronique : 

• la signature électronique simple ;
• la signature électronique avancée ;
• la signature électronique qualifiée. 

Qui contrôle la signature électronique ?

En France, c’est l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes Informatiques) qui est l’organisme de référence en matière de signature électronique. Cette agence française, créée en 2009, a la tâche complexe d’identifier et de contrôler les différents prestataires de service, et de s’assurer que la réglementation européenne eIDAS est respectée. 

Quel est l’intérêt de la signature électronique ?

La signature électronique présente une multitude d'avantages pour chaque partie signataire au contrat. En effet, ce mode de signature simplifie l'envoi et l'échange de documents, ce qui permet une gestion rapide et simple, entièrement dématérialisée. 

De plus, elle permet de rendre le processus de signature considérablement plus rapide, puisqu’elle rend possible la validation instantanée des documents, et autorise la signature simultanée des diverses parties. Un suivi en temps réel des évolutions du document est également proposé, permettant d'envoyer des rappels aux parties n’ayant pas encore apposé leur signature. Dans la situation actuelle au sein de laquelle le travail à distance est de plus en plus pratiqué, la signature électronique facilite la collaboration en permettant la validation des documents à distance.

Par ailleurs, la signature électronique garantit la sécurité des données dématérialisées, avec un tiers de confiance assurant l’ensemble des informations. 

Sur le plan économique, elle engendre des économies considérables en supprimant les divers frais liés à l'achat de papier, d'encre et d'impression, ainsi que les frais d'envoi ou de déplacement.

Quels sont les différents types de signature électronique ?

La signature électronique simple

La signature électronique simple est la procédure de signature électronique la plus utilisée aujourd’hui. Une très large majorité des signatures électroniques sont signées via ce premier niveau de signature, tout simplement parce qu’elles sont plus adaptées et qu’elles favorisent un usage rapide et fluide. 

D’un point de vue du niveau de sécurité, la signature simple ne comporte pas de critères établis ou d’exigences qui y sont liées. Il est donc théoriquement possible de signer électroniquement en 2 clics.  

En revanche, le processus de signature simple peut être renforcé et acquérir une valeur légale plus importante si on ajoute une étape d’authentification qui lierait la signature à son propriétaire. Par exemple, via un code d’authentification envoyé par SMS.  

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée est plus sécurisée et doit répondre à des critères de vérification d’identité plus poussés. Elle dispose de ce fait de garanties de sécurité plus importantes. Ainsi, selon le règlement eiDAS, la signature électronique avancée doit : 

• être liée à son signataire de manière univoque ;
• permettre d’identifier clairement le signataire ;
• être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire (comme son téléphone ou son ordinateur) ;
• garantir l’intégrité du document auquel elle s’attache.

La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié

La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié est un niveau de signature supérieur à la signature électronique avancée. Ce niveau de signature garantit l'authenticité de l'identité du signataire par le biais d'un processus détaillé. 

Ce processus repose sur l'utilisation d'un certificat de signature électronique qualifié qui répond aux normes du règlement eIDAS.

Pour obtenir ce certificat, l'identité du signataire doit être vérifiée. Cette vérification peut être réalisée, par exemple, en utilisant un service certifié de vérification d'identité à distance. Si vous ne désirez pas effectuer l’intégralité de ce processus de manière dématérialisée, vous avez aussi la possibilité de faire cette vérification lors d'une rencontre en personne avec un agent qualifié, tel qu'un agent de La Poste.

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est le niveau de signature électronique le plus poussé en matière de sécurité. Légalement, la différence entre ces trois types de signatures est extrêmement forte.

En revanche, ce niveau de signature électronique comporte des contraintes réglementaires très bien définies, notamment dans la vérification de l’identité du signataire. L’effet juridique d’une signature qualifiée est équivalent à une signature manuscrite.  

D’un point de vue opérationnel, la signature électronique qualifiée fait appel aux mêmes exigences que la signature avancée, mais nécessite que l’identité du signataire soit validée avant signature et que la clé de signature se trouve dans un dispositif qualifié de création de signature électronique.

Quel niveau de signature choisir ? 

Premièrement, le choix du niveau de signature électronique se fait en fonction des documents que vous avez à signer, mais pas seulement. 

La mise en place d’une procédure de signature qualifiée pour signer un bail commercial par exemple offre des garanties très élevées, mais également des contraintes pour le signataire.  

Le niveau de signature idéal met le curseur entre simplicité et sécurité. Ainsi, il convient de concilier l’usage et les besoins en termes de sécurité. 

Comment faire une signature électronique ?

La procédure à suivre pour effectuer une signature électronique en ligne est très rapide. Vous recevez par email une demande de signature. Vous cliquez sur le lien présent dans votre email et vous êtes redirigé vers une application de signature électronique. Au sein de cette application, vous lisez le document qu’il vous est demandé de signer.

Une fois que vous avez bien lu le document, il ne vous reste plus qu’à créer votre signature électronique et ensuite de l'apposer à l'emplacement demandé.

Pour ce faire, vous recevrez un code OTP pour SMS (c’est l’étape de confirmation de l’identité). Vous rentrez ce code dans l’application et c’est terminé ! Vous avez signé votre contrat électroniquement, votre identité a été confirmée. Vous pouvez télécharger votre contrat si vous le souhaitez.

FAQ

Quelle est la valeur probante d’une signature électronique ?

En France, l’article 1367 du Code civil donne la même valeur juridique à une signature électronique qu’à une signature manuscrite. En effet, la seule condition pour que celle-ci ait une valeur probante est de pouvoir identifier de façon fiable la signature et garantir l’intégrité du document signé. 

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

La signature électronique présente de nombreux avantages. Parmi les avantages principaux, il est possible de citer le gain de temps, la facilité du processus, le suivi des signatures, ou encore la diminution des frais. 

Quels documents est-il possible de signer électroniquement ? 

Il est possible de signer de manière électronique tous types de documents (PDF, Word, jpg etc). Toutefois, les documents PDF sont souvent préférés.

Principales sources législatives et réglementaires : 

• Articles 1366 et 1367 - Code Civil
• Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000