Pourquoi utiliser la méthode QQOQCCP ?
L’avantage principal de la méthode QQOQCCP est d’aborder une situation, un sujet ou une problématique sous tous les angles. En procédant ainsi, aucun aspect n’est négligé : toutes les informations essentielles sont compilées. L’exécution du projet est optimale, ce qui facilite la résolution du problème, ou l’amélioration du processus.
La méthode QQOQCCP est flexible et simple. Elle permet d’identifier rapidement les causes d’une situation ou d’un problème. Elle est souvent utilisée en première intention, avant d’envisager des méthodes de résolution de problèmes plus poussées.
Comment appliquer la méthode QQOQCCP ?
La méthode QQOQCCP se déroule en trois parties :
- faire un état des lieux de la situation actuelle en posant toutes les questions pertinentes pour la problématique ;
- faire ressortir les points significatifs des réponses obtenues ;
- proposer des actions pour une solution pertinente.
Voici comment aborder chaque question du "Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?".
Quoi ?
L’objectif ici est d’identifier clairement la problématique à étudier pour déterminer la nature et l’objet du problème en vue de poser un cadre :
- de quoi parle-t-on ?
- quel est le problème ou la situation ?
- quel service ou produit ?
- quelles sont les tâches à réaliser ?
- à quoi ça sert ?
Qui ?
Les questions posées ici permettent d’identifier l’ensemble des personnes concernées. Selon la problématique, il peut s’agir de collègues, de clients, de fournisseurs, etc. :
- qui rencontre le problème identifié ?
- qui va prendre en charge le projet ?
- qui a identifié la situation ?
- quels sont les clients ou fournisseurs concernés ?
- qui utilisera le produit ?
Où ?
Ici, il convient de décrire l’endroit ou les lieux concernés par la problématique de façon précise :
- où se trouve le produit concerné (service, bâtiment, pays) ?
- où (sur quelle machine ou produit par exemple) se situe la problématique ?
- où le problème survient-il ?
- où se trouvent les informations ?
Quand ?
L’objectif du "quand ?" est de cibler le moment où à lieu le problème ou l’action, mais également le délai de mise en œuvre du projet. Il peut s’agir d’une date, d’une durée, d’une fréquence, ou une étape dans un processus :
- quand le problème surgit-il ?
- apparaît-il à un moment en particulier ?
- à quelle fréquence ?
- quand le client utilise-t-il le produit ?
- quand le produit sera-t-il commercialisé ?
- dans quels délais telle phase ou action doit-elle être menée ?
- en combien de temps est-il possible de mener le projet ?
Comment ?
Il convient ici de définir les conditions ou les circonstances qui mènent au problème, la manière dont les faits apparaissent, mais également les moyens nécessaires pour mener à bien le projet :
- comment se manifeste le problème ?
- dans quelles circonstances ou conditions ?
- quels sont les moyens nécessaires ?
- comment les clients préfèrent-ils accéder aux produits ?
- quelles procédures sont actuellement mises en place et quelles sont celles envisagées ?
- comment va t-on s’y prendre pour réaliser l’objectif ?
Combien ?
La question du "combien" vise à définir le coût de la procédure et la quantité des moyens disponibles nécessaires : équipements, mains-d’œuvre disponibles, matériels, etc. :
- quel est le coût ou le budget nécessaire ?
- de combien de temps dispose-t-on ?
- combien de personnes sont concernées ?
- combien de personnes lisent la newsletter ?
- combien de consultants nécessaires ?
Pourquoi ?
Le pourquoi permet généralement de trouver les premières réponses aux causes ou aux origines du problème. On s’intéresse ici à l’élément déclencheur ou le motif, mais également à l’objectif à atteindre :
- qu’est-ce qui a provoqué une baisse du nombre de clients ?
- pourquoi avoir choisi cet objectif ?
- pourquoi le choix de tel ou tel matériel, équipement ou solution ?
- pourquoi les clients décident-ils d’acheter le produit ?
- pourquoi le taux de conversion est en baisse sur le site ?
QQOQCCP : le tableau récap de la méthode
Pour mettre un œuvre la méthode du QQOQCCP, un tableau récapitulatif peut permettre d’avoir une vision globale sur la situation. Voici les points à retenir pour le réaliser.
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Étape de la méthode
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À quoi cela répond-il
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Objectif
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Quoi ?
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De quoi s’agit-il ?
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Déterminer la nature et l’objet du problème pour créer un cadre.
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Qui ?
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Qui est concerné ?
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Identifier les différents acteurs de la problématique.
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Où ?
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À quel endroit se situe le problème ?
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Identifier de manière précise où se situe le problème (de façon physique ou virtuelle), par exemple sur le plan géographique ou lors d’une phase du processus.
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Quand ?
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Quand est-ce que ça se produit ou pour quand le projet doit-il être lancé ?
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Identifier les éléments déclencheurs et les contraintes de temps (une limite temporelle) pour résoudre le problème.
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Comment ?
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Quelles sont les conditions ou circonstances qui déclenchent le problème ? Comment et avec quelles ressources y répondre ?
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Déterminer les circonstances et définir les ressources nécessaires qui devront être mises à disposition.
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Combien ?
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Quels sont les coûts du projet ?
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Déterminer les ressources financières nécessaires pour lancer la procédure et les quantités, le volume, etc.
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Pourquoi ?
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Quelles sont les raisons de la mise en place du projet ?
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Décrire les causes et facteurs sous-jacents qui ont conduit à envisager la mise en place du projet. Définir un but, une raison, une finalité au projet.
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Quels outils pour mettre en œuvre la méthode QQOQCCP ?
La méthode QQOQCCP connaît quelques limites puisqu’elle n’est pas efficace en toute circonstance. C’est une méthode qui :
- demande un temps d’analyse ;
- mobilise une personne capable de poser les bonnes questions (et toute action humaine comporte un risque d’erreur) ;
- peut ne pas suffire à couvrir des aspects subtils de la problématique de par ses questions trop généralistes.
Ainsi, pour structurer la démarche QQOQCCP de façon plus efficace, il est possible d’utiliser d’autres outils en parallèle comme un CRM personnalisé (logiciel de gestion de la relation client) qui permet d’intégrer un script de vente sur mesure pour poser les bonnes questions au bon moment.
Un logiciel en gestion de projet permet également de structurer l’information, et surtout d’intégrer des modèles de projets comprenant les questions types de la méthode QQOQCCP.
Il existe également des logiciels propres à certains services (comme en marketing ou en ressources humaines), qui permettent de suivre et de centraliser des données en vue d’engager des actions pertinentes sans avoir besoin d’action humaine.
Il est aussi possible de compléter la méthode QQOQCCP avec l’analyse SWOT qui est utile pour représenter visuellement les forces, faiblesses, opportunités et menaces. L’objectif de l’analyse SWOT est de permettre une prise de décision en tenant compte à la fois des facteurs internes et externes en minimisant les effets de menaces.
FAQ
Qui a inventé le QQOQCCP ?
C’est Marcus Fabius Quitilianus, un maître de rhétorique du premier siècle, qui est à l’origine de la méthode QQOQCCP.
Comment améliorer la productivité d'une entreprise avec la méthode QQOQCCP ?
Pour améliorer la productivité d’une entreprise avec la méthode QQOQCCP, il est par exemple possible d’organiser une réunion brainstorming. Chaque collaborateur émet des idées répondant au comment (quelle est son idée ?), au combien (en identifiant le coût pour développer l’idée), et au quand en énonçant le temps nécessaire à la réalisation de son projet. En réalisant un tableau avec toutes ces réponses, il est ensuite possible de faire ressortir les points significatifs pour une solution pertinente.
Quelles questions se poser pour un projet ?
Les questions de la méthode QQOQCCP sont une bonne base pour un projet : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?.
