Matrice d’Eisenhower : comment fonctionne cet outil ?

Que ce soit pour développer un projet ou organiser sa journée professionnelle, il s’avère parfois difficile de savoir par quel élément entamer une liste de tâches. La matrice d’Eisenhower se révèle être alors un outil pertinent pour hiérarchiser les opérations à accomplir, et travailler plus efficacement. Définition, intérêts, applications et outils : Legalstart répond à vos interrogations au sujet de la matrice d’Eisenhower.

Qu’est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

Aussi connue sous le titre de matrice du temps, la matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation destiné à hiérarchiser les priorités. Il invite à trier les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. Il les classe ensuite selon quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner.

Quand faire une matrice d'Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est un outil pertinent lorsque de nombreuses tâches sont à accomplir. Cette méthode permet de classer les tâches à exécuter par ordre de priorité, et à identifier toutes les opérations non nécessaires.

Quels sont les avantages de la matrice d'Eisenhower ?

Cette matrice aide tout d’abord à obtenir une vision synthétique des actions à mener. Leur hiérarchisation contribue à souligner les opérations à accomplir en priorité, et à identifier celles qui peuvent être déléguées ou abandonnées. C’est donc un outil pertinent pour mieux gérer son temps, être plus productif et reprendre le contrôle de sa charge de travail. 

C’est également une méthode qui est facile à utiliser. Une simple feuille blanche et un stylo suffisent pour l’appliquer. Il existe aussi des exemplaires de matrice d’Eisenhower à télécharger en ligne pour ceux qui le désirent. 

Il convient néanmoins de noter que cet outil reste soumis à la subjectivité de son auteur. Il s’avère parfois difficile de différencier les notions d’urgence et d’importance, d’autant plus lorsque les tâches à accomplir n’ont pas d’échéance précise. Par ailleurs, cette méthodologie doit rester souple, car les priorités peuvent changer. Le document doit donc pouvoir être ajusté selon l’urgence des tâches à accomplir afin d'atteindre un objectif donné. Enfin, il reste nécessaire de conserver du temps pour gérer tout imprévu qui nécessiterait une réorganisation des tâches.

Comment faire une matrice d'Eisenhower ?

Une matrice d’Eisenhower est un outil composé de quatre quadrants, uniquement séparés par une ligne verticale et une ligne horizontale. Ils permettent de classer chaque tâche selon quatre catégories différentes :

• à faire (important et urgent) ;
• à planifier (important mais non urgent) ;
• à déléguer (urgent mais non important) ;
• à abandonner (non urgent et non important).

À faire

Dans cette catégorie sont rassemblées les tâches urgentes et importantes. Il s’agit des éléments à exécuter rapidement, voire sur-le-champ. Ils ont un impact sur les objectifs et l’avancement d’un projet, et sont souvent source de stress. Cette catégorie concerne aussi tout problème à vite régler.

Toutefois, il est courant de retrouver aussi des éléments qui n’ont pas été correctement planifiés, et dont l’échéance arrive à son terme. Pour éviter cette situation, il est recommandé d’anticiper un maximum la réalisation de certaines tâches, en les insérant en amont dans la catégorie “à planifier” ou “à déléguer”.

À planifier

Cette catégorie rassemble toutes les tâches qui sont importantes mais non urgentes. Elles sont donc à planifier, pour être ensuite exécutées une fois les opérations urgentes accomplies.

À déléguer

Cette section regroupe les opérations urgentes mais non importantes. Il s’agit de tâches à accomplir très rapidement, mais qui n’ont pas d’impact à long terme sur votre business. Vous avez la possibilité de les déléguer auprès des membres de votre équipe ou bien de prestataires extérieurs, pour libérer du temps et de la charge mentale.

À abandonner

Cette section regroupe enfin toute tâche à la fois non urgente et non importante pour votre business. Elles ne jouent pas de rôle dans le développement d’une entreprise, et il est tout à fait possible d’y renoncer pour gagner en efficacité.

Conseils supplémentaires

Afin d’améliorer l’efficacité et l’utilisation de la matrice d’Eisenhower, il est possible :

• d’utiliser des codes couleur pour chaque section. Elles permettent de visualiser rapidement les éléments les plus urgents. Il est notamment possible d’utiliser le vert pour la case “tâches urgentes”, le jaune pour celles “à planifier”, le bleu pour les tâches “à déléguer” et le rouge pour celles à abandonner. D’ailleurs, de nombreuses versions de matrice d’Eisenhower disponibles en ligne utilisent un code couleur ;
• de limiter le nombre d’éléments inscrits dans chaque section. Pour que la matrice soit pertinente et rapide à créer et à appliquer, il est recommandé de ne pas dépasser 10 tâches maximum par catégories ;
• de commencer par éliminer toute tâche superflue avant de répartir les éléments dans la matrice d’Eisenhower. Vous gagnerez ainsi du temps dans la répartition des opérations ;
• de ne pas mélanger des tâches professionnelles et personnelles au sein du même document. Il vaut mieux créer deux matrices distinctes, car les réflexions et les besoins diffèrent selon le caractère de vos tâches. Il sera donc plus simple d'atteindre vos objectifs dans chaque domaine en séparant les opérations à réaliser sur deux documents distincts.

Matrice d'Eisenhower : comment distinguer les tâches importantes des tâches urgentes ?

Même si elles semblent proches, l’urgence et l’importance sont deux notions distinctes. La notion d’urgence implique qu’une action doit être exécutée rapidement, voire de façon immédiate. Elle prend donc en considération la notion de temporalité proche. 

De plus, le fait de ne pas accomplir cette tâche engendre nécessairement des conséquences. Il y a donc une question de responsabilité de la personne qui crée ce document. Il convient à ce titre de noter que la notion d'urgence demeure très subjective, car elle est liée à l’expérience personnelle d’une personne, ses compétences et sa façon de procéder.

De son côté, une tâche importante permet de faire avancer un projet professionnel ou personnel. Elle n’a pas de caractère prioritaire, mais elle est essentielle pour atteindre ses objectifs. Pour identifier les tâches importantes, il est possible de se référer à la loi du 20/80 de Pareto. Elle énonce que 20 % de nos actions apportent 80 % de nos résultats.

Quel outil pour faire une matrice d'Eisenhower ?

Une matrice d’Eisenhower peut tout à fait être réalisée à la main, sur une feuille blanche, ou bien être exécutée sur un logiciel. Il peut s’agir d’un tableur, d’un logiciel de prise de notes, de gestion de projet ou de gestion des tâches. Enfin, il existe de nombreux modèles de matrice d’Eisenhower vierges téléchargeables en ligne.

FAQ

Quelles sont les limites de la matrice d'Eisenhower ?

C’est un outil d’organisation qui demeure subjectif, car chaque individu priorise différemment ses tâches selon son mode de fonctionnement personnel. Il convient aussi de bien différencier les notions d’urgence et d’importance. De plus, il faut éviter d’inscrire trop de tâches dans la première section, au risque de rendre la répartition inefficace. Enfin, cet outil peut s’avérer chronophage, car il requiert une analyse et des ajustements réguliers.

Qu’est-ce que la méthode Nérac ?

Il s’agit d’une méthode destinée à organiser et à optimiser son temps. Elle se compose de cinq étapes : noter (N), estimer (E), réserver (R), contrôler (C). Il s’agit d’identifier les tâches à exécuter, d’estimer le temps nécessaire pour les accomplir, de conserver du temps supplémentaire en cas d’imprévu, d’identifier les opérations à mener en priorité et d’effectuer un suivi des opérations réalisées afin d’évaluer sa performance et l’améliorer par la suite.

Qu’est-ce qu’un objectif SMART ?

Il s’agit d’une méthode de gestion de projet et de management qui se fonde sur la notion d’objectif. Celui doit être à la fois spécifique (S), mesurable (M), acceptable (A), réaliste (R), et temporellement défini (T). La méthode de l’objectif SMART invite à se fixer des micro-objectifs atteignables afin d’avancer sur un projet.