Diagramme de Gantt : comment l’utiliser ?

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est, par définition, un outil de gestion de projet. Son objectif est d’améliorer la productivité sur les chaînes de production. Depuis son invention, cet outil a été repensé pour s’adapter aux différents types de planification de projet.

Comment se présente cet outil ? Il s’agit d’un diagramme qui représente les tâches à accomplir sous forme de rectangles horizontaux :

• une colonne située à gauche énumère toutes les actions à effectuer ;
• une ligne d’en-tête comporte toutes les unités de temps utilisées (jours, semaines ou mois) ;
• les rectangles composant le diagramme sont placés dans la partie de droite. Ils sont plus ou moins longs selon la durée prévue pour chacune des tâches. Ils matérialisent la date de début et la date de fin de chaque action à mener. 

Le diagramme de Gantt permet de visualiser l’avancement des tâches qui composent un projet. Ainsi, il est un bon allié pour la construction de projets complexes et fixer les délais pour les réaliser.

Quel est le but d’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt permet de maîtriser l’enchaînement des tâches lors de la gestion de projet et de suivre facilement toutes les actions, notamment lorsqu’elles sont effectuées en parallèle. Ainsi, il est plus simple de connaître les délais impartis pour chaque étape et de repérer rapidement les retards pour anticiper leur impact sur les différentes tâches à mener. 

De plus, il permet d’affecter les ressources aux différents stades du projet et de poser des des jalons précis. Il procure une vue d'ensemble du projet et de son avancée de manière globale et individuelle. 

Voici quelques exemples d'utilisation du diagramme de Gantt. Dans une campagne marketing, il peut être utilisé afin de décrire les différentes séquences de tâches à réaliser, identifier les responsables et les durées associées. 

Lors de lancement de produits, il est utile pour ajuster la date de tâches dépendantes les unes des autres et tenir les délais. Le diagramme de Gantt peut également servir à présenter les livrables à un client ou à un comité de pilotage et estimer les délais d’exécution. 

Cet outil est également utilisé pour les projets de développement de logiciels qui incluent des étapes de codage, de tests et de corrections des erreurs. Un calendrier précis établi pour chaque étape évite les surcharges de travail et favorise le respect des dates de livraison. 

Les applications du diagramme de Gantt sont multiples et compatibles avec de très nombreux domaines. C’est un outil utilisé par les chefs de projet pour améliorer leur capacité de gestion.

Quels sont les avantages et les inconvénients du diagramme de Gantt ?

Les avantages du diagramme de Gantt

Les bénéfices de cet outil sont :

• offrir une vision d'ensemble d’un projet et de sa chronologie avec clarté ;
• définir les différentes deadlines de ce dernier, en planifiant toutes les tâches à réaliser ;
• permettre un suivi de chaque partie du projet, en révéler les contraintes et ajuster les différents flux de travail ;
• identifier les principaux jalons, c’est-à-dire les étapes les plus importantes du cycle de vie du projet ;
• indiquer le chevauchement de certaines tâches dans le temps et leur dépendance pour les enchaîner sans retard ;
• améliorer la productivité des équipes, car il favorise la concentration et la responsabilisation.

Les limites du diagramme de Gantt

Ce diagramme a également quelques inconvénients :

• sa préparation peut être exigeante, complexe et chronophage selon la complexité du projet ;
• sa complexité doit être limitée pour qu’il reste lisible. Si trop de sous-tâches sont détaillées, l’outil perd en efficacité ;
• il ne priorise pas les tâches, mais se contente d’en faire une liste chronologique. Cela peut gêner les équipes qui peuvent avoir du mal à identifier les priorités.
• il se limite à la phase de planification, mais ne permet pas un suivi quotidien et rigoureux ;
• les barres qui symbolisent les tâches ne donnent aucune indication sur la quantité de travail à fournir ;
• les interdépendances entre les tâches sont peu détaillées.

Comment faire un diagramme de Gantt ?

Il est possible de faire un diagramme de Gantt simple ou complexe. Dans tous les cas, suivez les étapes ci-dessous :

• définir les dates de début et de fin du projet ;
• lister les tâches à réaliser et poser des jalons. Chaque tâche doit avoir un temps imparti afin d’être matérialisée sur le diagramme. Les jalons, quant à eux, permettent de suivre l’avancement global du projet ;
• attribuer les ressources nécessaires à chaque tâche ;
• coupler les tâches pour indiquer celles dont l’accomplissement est nécessaire à la réalisation des autres tâches ;
• adapter le diagramme si nécessaire.

Quel outil pour faire un diagramme de Gantt ?

Il existe de nombreux outils pour obtenir un diagramme de Gantt gratuit. Créer un diagramme de Gantt sous Excel est idéal pour les projets les plus simples. Vous pouvez utiliser le tableau de manière manuelle ou pour plus d'efficacité utiliser des tableaux et des fonctions pour obtenir un diagramme dynamique. 

Vous pouvez faire un diagramme de Gantt avec Powerpoint. Cela permet d’obtenir un résultat plus abouti. Il existe des plug-ins à installer sur le logiciel pour optimiser les fonctions de la présentation et générer votre diagramme. 

Enfin, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet pour faire votre diagramme de Gantt en ligne. Les logiciels dédiés à la planification sont pour certains capables de construire un diagramme avec les données fournies.