Le cachet d’entreprise est-il nécessaire pour vos documents ?

Un cachet d’entreprise ou tampon d’entreprise est un sceau de reconnaissance, propre à chaque entreprise, comportant souvent logo et autres informations juridiques. Au moment de la création de votre entreprise, la question se pose : vous allez sans doute vouloir, entre autres formalités, vous procurer un cachet d’entreprise pour agrémenter vos factures ou autres devis. Cette marque distinctive, que vous pouvez apposer sur vos documents officiels, est-elle obligatoire et a-t-elle valeur légale ? Quelles mentions obligatoires et annexes votre tampon d’entreprise doit-il comporter, et comment vous procurer le vôtre ? Legalstart répond à toutes vos questions pour vous aider à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un cachet d’entreprise ?

Le cachet d’entreprise se définit comme un tampon ou une marque distinctive qui permet d’identifier une entreprise ou un autoentrepreneur. Il est généralement composé d’un logo, de différentes informations juridiques et des coordonnées de la société pour laquelle il est réalisé. 

S’il ne possède aucune valeur juridique, le cachet d’entreprise est néanmoins utile pour rappeler de manière plus visible les mentions qui figurent déjà sur les documents officiels, comme des factures, des devis, des contrats. 

Est-ce obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise ? 

Non, un cachet d’entreprise n’est pas obligatoire. Chaque entreprise est donc libre de décider de s’en procurer un ou non. 

D’une part, les informations que l’on retrouve sur le cachet d’entreprise figurent obligatoirement sur les documents officiels de l’entreprise. Les factures et les devis doivent, par exemple, comporter des informations à destination des clients. 

D’autre part, le cachet d’entreprise n’a aucune valeur juridique s’il n’est pas accompagné d’une signature. En effet, il est très facile de faire fabriquer un cachet d’entreprise : une simple commande sur internet et vous recevez le cachet d’une entreprise qui n’est peut-être même pas la vôtre. Pour ces raisons, votre tampon n’a aucune valeur juridique sans la signature de la personne habilitée à signer les documents officiels de l’entreprise. 

Quelle est l’utilité du cachet d’entreprise ?

Le cachet d’entreprise comporte un certain nombre d’informations permettant d’identifier l’entreprise. Il est d’une grande utilité notamment pour :

• accompagner la signature d’un certain nombre de documents officiels. Une entreprise est contrainte de délivrer des documents officiels comme des factures ou encore des devis. Le cachet d’entreprise peut vous faire gagner du temps et vous permet d’apporter des informations sur l’entreprise en plus d’une signature ;
• apporter une certaine crédibilité. Un cachet de société donne une image professionnelle à vos clients et partenaires. Il renvoie l’image d’une entreprise installée, de confiance ;
• informer rapidement les tiers. Le cachet d’entreprise délivre toutes les informations nécessaires de l’entreprise et permet aux tiers de la reconnaître directement ;
• identifier votre entreprise, grâce à son logo. Le tampon joue un rôle de différenciation, utile pour vous démarquer de vos concurrents.

Qu’est-ce qui doit figurer sur le cachet d’entreprise ?

Les mentions obligatoires sur le cachet d’entreprise 

S’il n’existe pas de mentions obligatoires à faire figurer sur un cachet d’entreprise, certaines s’avèrent toutefois d’une grande utilité pour votre société. Elles peuvent varier selon le statut juridique de votre entreprise. Le cachet d’entreprise d’auto-entrepreneur ne sera pas exactement le même que celui d’une SAS ou d’une SASU par exemple. Selon l’usage du cachet d’entreprise, les informations vont également varier. Le cachet d’entreprise peut être à usage interne ou externe. 

Pour un usage externe d’un cachet d’entreprise, vous pouvez renseigner les informations suivantes :

• nom de l’entreprise ;
• adresse de l’entreprise ;
• coordonnées de l’entreprise (adresse e-mail, téléphone, site internet, etc.) ;
• numéro RCS ;
• montant du capital social de l’entreprise. 

Pour l’usage externe d’un cachet d’entreprise d’auto-entrepreneur, vous pouvez renseigner les informations suivantes : 

• nom et prénom de l’auto-entrepreneur ;
• adresse de l’auto-entrepreneur ;
• numéro SIRET ;
• Code APE ou NAF. 

En usage interne, le tampon d’entreprise donne simplement le nom, la fonction et les coordonnées (téléphone, adresse mail) de l’utilisateur.

Les mentions spécifiques sur le cachet d’entreprise

Selon la situation spécifique de la société, le tampon ou cachet d’entreprise peut également contenir des mentions annexes spécifiques :

• pour une société basée à l’étranger, l’immatriculation étrangère et la TVA intracommunautaire ;
• pour une location-gérance ou un mandataire gérant, la mention « location-gérance » ;
• en cas de contrat d’appui avec une autre société, le nom, le RCS et l’adresse du siège de cette dernière. 

Comment obtenir un cachet d’entreprise ? 

Vous souhaitez obtenir votre propre tampon ? Sachez que vous pouvez passer commande d’un cachet d’entreprise en ligne, auprès des différents sites proposant ce service. Vous devrez alors fournir toutes les informations que vous souhaitez y voir figurer, ainsi que votre logo en version numérique, le cas échéant. 

Vous pouvez également faire appel à un imprimeur local. Il existe encore près de votre entreprise des commerces physiques d’imprimerie, dont l’une des compétences est de réaliser des cachets d’entreprise. 

Combien coûte un cachet d’entreprise ? 

Le prix d’un cachet ou tampon d’entreprise varie selon différents paramètres. Selon le type de cachet d’entreprise, les informations figurant sur le tampon et le professionnel chez qui vous passez commande, le coût peut être compris entre 25 et 50 €. Néanmoins, certains sont beaucoup plus onéreux, jusqu’à une centaine d’euros. Pensez également que selon la taille de votre entreprise, vous devrez commander autant de tampons que vous avez de services susceptibles de l’utiliser. 

FAQ

Quelle est la différence entre un tampon et un cachet d’entreprise ?

Il n’y pas de différence entre un tampon et un cachet d’entreprise. Le cachet d’entreprise ou tampon sert à la reconnaissance rapide de la société grâce à son apposition sur les documents internes et externes. Il comporte certaines mentions spécifiques. 

Faut-il avoir un cachet d’entreprise quand on est auto-entrepreneur ?

Il n’est pas obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise en auto-entrepreneur, de même que pour tout type d’entreprise. Les informations obligatoires doivent figurer sur vos documents officiels, le cachet d’entreprise est un plus. 

Comment apposer son cachet d'entreprise en ligne ?

Il est possible de créer un cachet d’entreprise numérique, à l’aide de logiciels comme Word ou Adobe Acrobat, puis de les exporter en PDF pour les ajouter à vos documents d’entreprise digitaux. Il existe également le tampon numérique, qui ajoute votre cachet et sécurise vos documents par apposition sur smartphone, tablette ou PC.

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles R123-237 à R123-238 - Code de Commerce