Trésorerie d’association : comment la gérer ?

La création d’une association implique de connaître les caractéristiques propres à sa gestion. Outre l’obligation de tenir une comptabilité, la loi de 1901 qui proclame le principe de liberté d’association ne prévoit aucune obligation spécifique. 

Dans la mesure où le suivi de trésorerie permet d’assurer la pérennité du projet, toute structure doit tenir une comptabilité qui varie en fonction de sa taille, de ses sources de financement et de son activité qui peut être lucrative ou non. 

Pourquoi faut-il gérer la trésorerie d’une association ? À qui confier cette mission ? Quelles obligations respecter en matière de trésorerie ? Quelles démarches effectuer pour la gérer ? Quelle comptabilité privilégier ? Découvrez comment tenir la trésorerie de votre association.

Qu’est-ce que la trésorerie d’une association ?

La trésorerie d’une association désigne les sommes d’argent présentes sur le ou les comptes en banque d’une association. Les entrées d’argent peuvent regrouper les revenus de la structure, les subventions, les dons et les cotisations des membres qu’elle perçoit. De même, les sorties d’argent concernent des postes de dépenses variées, tels que les remboursements de prêts bancaires, les loyers ou abonnements (comme l’électricité, l’eau ou Internet), les achats de fournitures, l’organisation d'événement ou encore le paiement des salaires des employés.

Pourquoi faut-il gérer la trésorerie d’une association ?

Une bonne gestion de trésorerie est essentielle pour assurer le bon déroulement des activités de l’association, d’autant plus si celle-ci génère des revenus ou emploie des salariés. Elle permet de gérer les flux financiers de la structure, et permet d’anticiper tout problème à venir. 

Une bonne gestion contribue ainsi à limiter les risques de décalage de trésorerie. Il s’agit d’une problématique liée au fonctionnement de ce type de structure, qui réceptionne les cotisations en début d’année, tandis qu’elle doit assurer des dépenses chaque mois.

Qui gère la trésorerie d’une association ?

C’est le trésorier d’association qui gère la trésorerie de l’association. En pratique, il n’est pas obligatoire d’en nommer un. Toutefois, son rôle est essentiel pour assurer la pérennité de l’association.

Les missions confiées au trésorier sont détaillées dans les statuts de l’organisation ou dans son règlement intérieur. Ses missions touchent à la fois le contrôle et la gestion des finances de l’association. Ainsi, des tâches variées peuvent lui être confiées, comme :

• le suivi des flux de trésorerie et l’enregistrement des justificatifs ;
• le suivi des salaires ;
• la mise en place d’un budget prévisionnel qui sera ensuite soumis en assemblée générale ;
• l’arrêt des comptes ;
• l’établissement du rapport financier ;
• la gestion des cotisations et des donations ;
• les échanges avec la banque (notamment si la structure a souscrit un prêt) ;
• la détermination du régime fiscal de l’association ;
• l’encaissement et le décaissement des fonds ;
• la recherche de financement ;
• la communication de l’information financière auprès des membres de l’association.

Au regard de la diversité et de l’importance de ses missions, la responsabilité civile et pénale du trésorier peut être engagée. C’est pourquoi, en l’absence de modèle de trésorerie d’association ou par manque de connaissance en gestion financière ou en comptabilité, certaines structures font appel à un expert-comptable pour gérer toute la trésorerie de l’association.

Quelles sont les obligations en matière de trésorerie d’association ?

En matière d’obligation de trésorerie, les associations sont tenues de respecter les règles indiquées dans les statuts ou le règlement intérieur de la structure. C’est ce document qui constitue la référence. La loi de 1901 indique, en effet, que les fondateurs ont la responsabilité de définir les modalités de gestion de trésorerie lors de la création de la structure. Elle n’impose toutefois pas d’obligation spécifique. 

Une association doit néanmoins tenir une comptabilité. Selon sa taille et son mode de fonctionnement, elle peut privilégier une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement. Pour gérer ensuite sa trésorerie, il est possible d’utiliser un logiciel gratuit ou payant (comme Calc ou Excel par exemple).

Certains types d’associations sont aussi obligés de se conformer à un plan comptable associatif et à l’établissement de comptes annuels. C’est plus particulièrement le cas des :

• associations qui reçoivent des dons ou des aides publiques annuelles supérieures à 153.000€ ;
• associations agréées ou d’utilité publique ;
• associations dont l’activité oblige à tenir une comptabilité (associations sportives ou associations de formation professionnelle par exemple) ;
• associations qui font appel à la générosité publique ;
• associations émettant des valeurs mobilières ;
• associations avec une activité économique soumise aux impôts commerciaux ;
• associations qui reçoivent une aide publique représentant plus de 50% de leur budget annuel ou plus de 75.000€ ;
• associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale, et reconnues comme telles par arrêté ;
• associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

Quelles sont les démarches à effectuer pour gérer la trésorerie d’une association ?

Pour gérer au mieux la trésorerie de son association, il est recommandé de :

• nommer un trésorier ;
• ouvrir un compte bancaire ;
• estimer un budget prévisionnel ;
• établir un plan de trésorerie prévisionnel.

Nommer un trésorier

Comme précédemment rappelé, une association n’est pas obligée d’élire un trésorier. Néanmoins, il est fortement recommandé d’en nommer un. Ce sont les statuts qui doivent définir les modalités d’élection de cette personne. Cette désignation s’effectue couramment au cours d’une assemblée générale lors de l’élection du bureau. Il convient ensuite d’établir un procès-verbal stipulant le nom du nouveau trésorier.

Ouvrir un compte bancaire

Une association n’est pas tenue d’ouvrir un compte bancaire. Il demeure toutefois fortement recommandé de le faire, pour faciliter la gestion et le contrôle de la trésorerie de la structure. Il convient alors de transmettre à la banque une copie du PV indiquant le nom du trésorier, ainsi que le nom des personnes habilitées à gérer le compte bancaire.

Quel type de comptabilité choisir pour son association ?

Pour tenir la trésorerie d’une association loi 1901, les obligations qui vous incombent dépendent de votre structure. Ainsi, vous avez l’obligation de tenir la comptabilité de votre association si vous avez un agrément délivré par l’autorité administrative ou si vous exercez une activité commerciale (ou imposable). Il existe d’ailleurs deux types de comptabilité :

• la comptabilité de trésorerie ;
• la comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie se résume à noter dans les comptes que les encaissements (entrées d’argent) et les décaissements (sorties d’argent). Pour gérer ce type de comptabilité, un simple fichier Excel de gestion de trésorerie d’association (voire un carnet) est suffisant. Il existe néanmoins des logiciels dédiés en ligne qui faciliteront ce suivi.

La comptabilité d’engagement

Une comptabilité d’engagement consiste à inscrire dans les comptes le moment où le débiteur s’engage à payer. Ainsi, chaque flux financier (entrée ou sortie) est comptabilisé dès l’édition de la facture. Les associations utilisant une comptabilité d’engagement produisent généralement aussi un compte de résultat et un bilan de trésorerie d’association afin de faciliter le suivi des comptes. 

Ce type de comptabilité s’avère plus complexe que la comptabilité de trésorerie. Il est cependant obligatoire lorsque l’association :

• est reconnue d’utilité publique ;
• émet des valeurs mobilières ;
• perçoit des subventions excédant 153.000 euros. 

Il en est de même si la structure dépasse deux des trois seuils suivants :

• plus de 50 salariés ;
• 3,1 millions d’euros de chiffres d’affaires ;
• 1,55 million de bilan total.

Le tableau suivant récapitule les distinctions entre les deux types de comptabilité : 

FAQ

Comment remplacer le trésorier d’une association ?

Pour valider le remplacement du trésorier d’une association, il convient de valider la nomination du nouveau trésorier par le conseil d’administration. L’association dispose ensuite d’un délai de 3 mois pour déposer une déclaration en ligne ou à la préfecture, accompagnée d’une copie de la délibération. Le nouveau trésorier doit ensuite récupérer tous les documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions (comme le journal de banque et les documents bancaires).

Comment choisir le logiciel comptable pour une association ?

De nombreux logiciels gratuits ou payants sont disponibles. Il convient de sélectionner un logiciel qui s’adapte à la taille et au type d’activité exercée par la structure. Dans les faits, les petites associations peuvent simplement tenir un tableau Excel, tandis que les structures plus grandes pourront privilégier des outils en ligne spécialisés.

Quelle est la responsabilité du trésorier d’une association ?

Le trésorier dispose à la fois d’une responsabilité civile et pénale. La première peut être engagée lorsqu’il dépasse l’exercice de ses missions ou qu’il agit en dehors de l’objet social de la structure. La deuxième peut, quant à elle, être engagée s’il commet des infractions dans le cadre du fonctionnement de l’organisme, comme le fait d’utiliser des biens pour son confort personnel.