Pourquoi nommer un secrétaire d’association ?

Une association est constituée de plusieurs instances qui viennent assurer le bon fonctionnement de l’association. L’une des instances principales est le bureau d’association. Au sein du bureau d’une association, on trouve traditionnellement le président d’association, le trésorier de l’association, mais aussi le secrétaire général d’association.

Qui peut être désigné secrétaire d’association ? En quoi consiste le rôle du secrétaire d’association 1901 ? Quelles sont ses principales missions ? On vous éclaire.

Qui peut être secrétaire d’une association ?

Il faut dans un premier temps savoir que la nomination d’un secrétaire d’association n’est en aucun cas obligatoire selon la loi de 1901. Néanmoins, cette nomination doit être privilégiée puisqu’elle peut s’avérer très utile pour le bon fonctionnement de l’association.

Le  poste de secrétaire de votre association peut être occupé par une personne physique ou une personne morale représentée par une personne physique. Sachez également qu’un mineur âgé de 16 ans peut être secrétaire d’une association, sous réserve du consentement de ses parents ou de son tuteur légal.

Généralement, en tant que secrétaire d’association, vous devez être membre de l’association et à jour dans le paiement de vos cotisations.

Quel est le rôle du secrétaire dans une association ?

Ce sont les statuts de l’association qui déterminent le rôle du secrétaire au sein de l’association. Ainsi, les missions peuvent varier d’une association à l’autre, notamment en fonction de la taille de la structure associative.

Toutefois, les missions restent généralement assez comparables puisqu’elles correspondent  à une fonction administrative de l’association. Ainsi, le secrétaire d’association peut notamment être chargé de :

• Gérer les courriers de l’association
• Convoquer les instances de l’association pour les réunions
• Adresser à la préfecture toute modification statutaire
• Rédiger les comptes-rendus des réunions
• Rédiger le procès-verbal des décisions
• Contacter et gérer les adhérents de l’association
• Gérer les registres et archives de l’association

Pour effectuer toutes ces tâches, le secrétaire peut être épaulé par un secrétaire adjoint d’association si cela est prévu dans les statuts. Le secrétaire adjoint peut aider dans la gestion administrative de l’association mais également remplacer le secrétaire de l’association en son absence.n

Comment changer de secrétaire d’association ?

Évidemment, il est tout à fait possible de changer de secrétaire au cours de la vie de l’association. Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de ce changement de secrétaire : la remise d’une lettre de démission du secrétaire de l’association, la fin de son mandat, sa révocation ou son décès.

Dans ces différentes hypothèses, le secrétaire adjoint peut assurer la vacance du poste. Puis, ce sont les statuts qui prévoient la manière dont est nommé le nouveau secrétaire d’association. Ainsi, il convient de se référer aux statuts pour connaître les modalités d’organisation de l’élection du secrétaire d’association ainsi que la durée de son mandat.

Classiquement, il revient au Conseil d’administration de l’association (s’il y en a un) ou aux membres réunis en Assemblée générale d’association d’élire le nouveau secrétaire.

Dans les trois mois qui suivent l’élection du nouveau secrétaire, il est obligatoire d’informer la préfecture de ce changement. Cette déclaration à la préfecture se fait par le biais d’un formulaire Cerfa (à savoir le Formulaire 13971*03).

Pour en savoir plus sur le fonctionnement d’une association, n’hésitez pas à télécharger le guide pratique de l’association.