Quelles sont les étapes à suivre pour rédiger un procès-verbal d’association impeccable ?

L’Assemblée générale (AG) est toujours un moment fort de la vie d’une association. Elle peut ainsi être l’occasion de procéder à l’approbation des comptes ou à une modification statutaire de votre ’association. À la fin de l’assemblée générale, un procès-verbal est généralement rédigé. 

Le procès-verbal d'assemblée générale d'association loi 1901 est un document essentiel qui consigne les décisions prises lors des réunions de l'association. Cette formalité est importante, car elle permet de prouver la légalité des décisions prises et de fournir une trace écrite pour les membres de l'association. 

Lors de la création d’association, vous devrez donc avoir en tête ces éléments. Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale d’association ? Quel est l'intérêt de ce document ? Comment le rédiger ? Faisons le point.  

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'association ?

Un procès-verbal d'assemblée générale d'association est un document qui contient le compte rendu officiel des délibérations et des décisions prises lors d'une assemblée générale d'une association. 

Une Assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir au minimum une fois par an. Elle permet de faire le point sur la vie de l’association. Pour certaines structures qui y sont tenues, c’est le moment d’approuver les comptes.

À la fin, il est rédigé un procès-verbal d’assemblée générale d’association. Le procès-verbal d'association doit être rédigé de manière claire et précise. 

Par ailleurs, dès lors qu’une décision importante doit être prise, une assemblée générale extraordinaire d’association (AGE) doit être organisée. C’est notamment le cas lors du :

• changement de siège social ;

• changement de président ;

• changement de conseil d’administration ; 

• dissolution de l’association. 

Ainsi, le procès-verbal est requis lors de la dissolution de l’association par exemple. 

Pourquoi rédiger un procès-verbal d’association est important ? 

Le procès-verbal d'association est un document important, car il permet de conserver une trace écrite des décisions prises lors de la réunion et de les faire connaître aux membres absents ou non représentés. 

Il peut également être utilisé comme preuve en cas de litige ou de contestation ultérieure.

Comment améliorer la qualité des procès-verbaux d'association ?

Pour améliorer la qualité des procès-verbaux d'assemblée générale d'association, vous pouvez suivre les recommandations suivantes :

• Préparez-vous à l'avance : il est important d'arriver à l'assemblée générale avec un plan d'action en tête. L'ordre du jour doit être clair et précis, et les sujets de discussion doivent être identifiés à l'avance. Cela aidera à éviter les discussions inutiles et à garder le fil de la réunion.

• Évitez le langage trop technique : les membres de l'association peuvent avoir des niveaux de connaissances différents. Évitez donc d'utiliser un langage trop technique ou trop juridique qui pourrait les perdre. Utilisez des termes simples et compréhensibles par tous.

• Prenez des notes détaillées : prenez des notes détaillées pendant la réunion, afin de ne rien manquer d'important. Si vous utilisez un enregistreur, assurez-vous que l'appareil fonctionne correctement. Il est également important de noter les noms des personnes présentes et les décisions prises.

• Résumez les discussions : une fois que les discussions sont terminées, résumez les points clés et les décisions prises. Cela permettra aux membres de l'association de voir clairement les résultats de la réunion et de savoir ce qui doit être fait par la suite.

• Relisez le procès-verbal : avant de finaliser le procès-verbal, assurez-vous de le relire attentivement pour vous assurer qu'il est clair et précis. N'hésitez pas à demander l'avis des autres membres de l'association si vous avez des doutes.

• Distribuez rapidement le procès-verbal : envoyez rapidement le procès-verbal à tous les membres de l'association pour qu'ils puissent le relire et vous faire part de leurs commentaires ou corrections éventuelles.

En suivant ces recommandations, vous devriez être en mesure de produire des procès-verbaux d'assemblée générale clairs et précis pour votre association.

FAQ

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'association ?

Un procès-verbal d'association est un document écrit qui relate les délibérations et les décisions prises lors d'une assemblée générale d'une association. Il est généralement rédigé par le secrétaire de l'association et doit être approuvé et signé par le président et le secrétaire. Ce document est important car il permet de garder une trace écrite des décisions prises par l'association et de les opposer à d'éventuels litiges ou contestations. Le procès-verbal d'association doit être conservé dans les archives de l'association et être présenté lors des contrôles administratifs. Il peut également être consulté par les membres de l'association.

Qui est autorisé à rédiger un procès-verbal d'association ?

Le procès-verbal d'association doit être rédigé par le secrétaire de l'association ou une personne désignée à cette fin par le bureau de l'association. Le secrétaire est l'officier qui a la responsabilité de la gestion des documents de l'association, ainsi que de la rédaction et de la signature des procès-verbaux des réunions de l'association. Il est important que le secrétaire soit présent lors des réunions et des assemblées générales pour prendre note des décisions prises et les consigner dans le procès-verbal. Cela garantit la crédibilité et l'authenticité du document.

Le procès-verbal d’association est-il obligatoire ?

Le procès-verbal d'association est obligatoire. Le procès-verbal est une obligation légale et doit être rédigé pour toutes les assemblées générales de l'association. De plus, ce document est important car il permet de conserver une trace écrite des décisions prises et des débats tenus lors de l'assemblée générale. Il est également nécessaire pour justifier la légalité et la transparence de la gestion de l'association.

Qui doit signer le procès-verbal d’association ? 

Le procès-verbal d'une d'association doit être signé par le président de l'association ainsi que par le secrétaire de séance. La signature du président confirme que le procès-verbal est conforme aux discussions et aux décisions prises lors de l'assemblée générale, tandis que la signature du secrétaire de séance confirme que le procès-verbal a été rédigé conformément aux débats et aux décisions. 

Combien faut-il d’exemplaires du procès-verbal d’association ? 

En France, par exemple, l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 impose la tenue d'un registre spécial contenant les statuts de l'association, le compte rendu des délibérations des assemblées générales et les modifications apportées à ces documents. Il est conseillé de conserver au moins deux exemplaires du procès-verbal de chaque assemblée générale, l'un pour les archives de l'association et l'autre pour les membres. 

Combien de temps disposez-vous pour déposer le procès-verbal d’association ?  

Le dépôt du procès-verbal d'association doit être effectué dans un délai de 3 mois maximum après la tenue de l'assemblée générale. Le dépôt doit être effectué auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture du lieu où l'association est enregistrée.